Tienes tanto que demostrar ahora que estás a cargo del programa de mantenimiento de la empresa. Las cosas nunca han sido fáciles y lo que viene parece ser que no será más que un reto tras otro. Pero, tu estás preparada para sacar este reto adelante, como lo has hecho con todos los anteriores.

Cuentas con una visión más moderna y tecnológica de lo que han tenido todos tus antecesores, pero sabes que eso no bastará para hacer toda un cambio radical y que se note que estás tu a cargo y no alguien más, alguien del montón. Por lo que, pones manos a la obra y empiezas a trabajar sistemáticamente.

Empieza por hacer una revisión de todos los equipos que están a tu cargo.

Definitivamente, la revisión de todos los rincones de la planta (edificio, espacio de trabajo, cuarto de máquinas, etc.) es un paso inicial e importante. El resultado de la revisión, es identificar cada uno de los equipos, tanto de manera individual (un clave de inventario fijo) como su ubicación dentro de las instalaciones. Esta información será de suma importancia en el momento en que debas de hacer los procesos de planeación.

Es importante, que tengas a la mano un plano de los pisos de los inmuebles, para que identifiques claramente en que lugar hay un equipo. También, es de suma importancia esta identificación, porque te dará una visión a mano, de las ubicaciones y los espacios donde podrás colocar nuevos equipos. Que, a partir de ese momento, no deben de ser instalados sin ser nombrados y ubicados con un código cuando ingresen a las instalaciones.

Lista todos los equipos descubiertos de la revisión anterior.

Cada cuarto, piso y espacio donde haya un equipo debió haber sido encontrado. Por lo tanto, y quizá al mismo tiempo, deberás ir creando un listado de todos los equipos. Marca, modelo, características principales, etc. Junto con esta actividad puedes ir creando los códigos de clasificación y expedientes. Si acompañas tu actividad con una aplicación en un teléfono inteligente, puedes hacer muchas cosas en un solo momento. Porque, mientras registras, investigas y clasificas, también crear la base de datos que servirá de fundamento para la creación del programa de mantenimiento.

Otra sugerencia, es que al momento en que estás realizando la investigación de campo que se sugiere en este y los pasos anteriores, lleves en mano la documentación de adquisición de cada uno de los equipos. A veces, esta información se perdió, otras es demasiada y es posible que sea muy complicado acompañarte de la misma. En otras ocasiones, solamente existe de forma digital. Sea cual fuere, procura llevarla para que puedas relacionarla con el código que identifique al equipo.

Los equipos más costosos, deben de tener una póliza de servicio (o es importante contratarlas).

Hay equipos que son fundamentales en una planta productiva:

  • El horno de fundición en una empresa de vidrio.
  • Los reactores en una planta química.
  • Las torres de destilación en una extractiva de gases, etc.

Normalmente, estos equipos tienen agregados otros que son (en conjunto) de alto valor. Tanto por lo que producen como por lo que cuestan. Todo mundo, tiene los ojos sobre los mismos y casi siempre existen pólizas de mantenimiento que los fabricantes proveen al momento de adquirirlos.

Has un inventario claro de los equipos críticos y de las pólizas de mantenimiento. Ten a la mano, siempre ten a la mano los contactos de cada uno de los proveedores que te den los servicios de las pólizas de mantenimiento. Y procura, la capacitación de todo tu personal para identificar las situaciones de alerta que pueden tener esos equipos.

Si es la primera vez que haces tu programa de mantenimiento, es importante que un experto diagnostique cada equipo.

No siempre existe un programa de mantenimiento. Es más, es posible que tu estés en ese puesto porque no había uno y llegaste como parte de la solución al gran problema de la continuidad del negocio. Y aunque estés en una verificación anual (porque la debes de hacer), procura que dentro de tu programa de mantenimiento, los fabricantes hagan una revisión periódica de los equipos.

Es posible que el costo impida que sean ellos quienes ejecuten todos los mantenimientos, pero por lo menos una vez al año o semestralmente, procura que hagan una visita a tus equipos. Sobre todo si son fundamentales y de alto valor. Ten a la mano el diagnóstico, porque será parte fundamental de cada uno de los siguientes pasos.

Existirán equipos muy simples que la gente de mantenimiento a tu cargo si podrán mantener.

Como describí, existen equipos de alta especialidad, pero también están aquellos que son muy simples. Bombas rotativas, moto reductores, tableros eléctricos, etc., son equipos que siguen principios básicos muy claramente entendidos por tu, líder del área e inclusive por tu gente. Debes de tener claramente definidos los equipos que entrarán en esta categoría.

Me refiero a los equipos más sencillos. Bombas de agua, válvulas de baja (y algunas de alta) presión, etc. Todos estos equipos estarán comprendidos dentro del abanico mínimo de competencias que tu gente debe tener. Por lo que, es muy importante el paso siguiente.

Has una revisión de las competencias de tu gente, para ver que partes del programa de mantenimiento pueden ejecutar.

Si bien, lo ideal es que todos los miembros de tu equipo estén capacitados a un nivel similar, esto no siempre es así. Por lo que, es de suma importancia que hagas un claro diagnóstico de las competencias de tu equipo, sobre todo si es la primera vez que trabajas con el. En ocasiones, será sobre la marcha aunque de preferencia hazlo deliberadamente con la intención de tener un claro perfil de tus capacidades de ejecución.

Por esto pasa también, el pedirles que sean totalmente honestos y no quieran quedar bien haciéndote pensar que son capaces, cuando en realidad no lo son para reparar un equipo específico. Del conocimiento que tengas de tu equipo, dependerá en gran medida el éxito que obtendrás con todo este trabajo. Procura desarrollar, en cada uno de ellos, las competencias mínimas esperadas, de otro modo, podrías llevarte desagradables sorpresas en momentos importantes.

Has una definición de tres niveles de servicios dentro de tu programa de mantenimiento.

La sugerencia es que hagas una clasificación de tres tipos de servicios:

  • Mantenimiento predictivo.

  • Mantenimiento preventivo.

  • Mantenimiento correctivo.

Para mayor referencia, te sugiero que leas el artículo que define estos tipos de mantenimiento en este enlace y el artículo 9 actividades de mantenimiento que transforman tu cadena de suministro.

Lo que si es importante, para los fines prácticos, es que puedas hacer para la mayoría de tus equipos una definición de como harás cada uno de los mantenimientos mencionados. Esto, es un simple instructivo que deberás de tener en una carpeta (digital o de papel). Para cuando sea requerido por la operación y sobre todo, cuando hagas todo el proceso de planeación.

Pon por escrito, los listados de materiales, refacciones y recursos que requerirás. Y asegura el suministro.

Ya que hiciste tus instructivos de ejecución de los mantenimientos para cada equipo, lo que sigue es que definas los materiales, recursos, refacciones que requerirás y que también estén por escrito. La justificación es muy simple, esta información deberá traducirse en un inventario en el almacén. De manera que cuando ejecutes tu programa de mantenimiento, siempre esté todo disponible y efectivamente, puedas cumplir con los trabajos planteados en el mismo.

Comparte en la sesión de planeación de ventas y operaciones, para que puedas hacer el calendario acorde a los requerimientos.

Previamente a las sesiones de S&OP, de las cuales deberías de participar activamente, debes haber proyectado en un calendario, todos los trabajos en el orden más óptimo posible. Ese será tu plan ideal que distará mucho de lo que terminará siendo, y que tiene que incluir todo lo que hemos visto hasta este punto. Al trabajar de la mano con el resto de la compañía empezarás a recibir un sin número de restricciones que deberás de acotar a los tiempos y movimientos de tu plan.

Tienes que dejar claro que, por mucho que quieran entregar materiales y no parar algunas operaciones, el no hacerlo podría salir mucho más caro a la postre. Pero, siempre puedes organizarte con todas las demás áreas para que cuando una línea esté en descanso por cambio de producto o alguna cosa así, puedas hacer varias actividades de mantenimiento. Para que los paros sean mínimos y el rendimiento total sea mucho mayor. Una forma excelente de comunicarte, es mediante un tablero de control que indique el estado de un equipo de acuerdo a su mantenimiento.

Nunca hagas que tu programa de mantenimiento viva aislado de los demás.

Un error frecuente del equipo encargado del programa de mantenimiento de la compañía es no trabajar de la mano con el resto de las áreas. Ventas, producción, logística, planeación, compras, recursos humanos, etc. Todos ellos tienen algo importante que aportar. Desde el suministro de las refacciones y materiales hasta el desarrollo de nuevas competencias.

Tu programa de mantenimiento, deberá incluir a los proveedores externos y tu equipo interno. También, un tablero de control (digital o en papel) de los avances que estás teniendo. Este monitoreo, se simplifica mucho si se clasificó y nombró a todos los equipos y se ejecuta el programa de mantenimiento respetando esa nomenclatura para dar rastreabilidad a las actividades.

¿Necesitas apoyo para implementar una solución de este tipo en tu PYME?

Referencias.