Aprende a hacer análisis de empresas para darle una ventaja a la tuya

Estás terminando una videconferencia con tu equipo y desafortunadamente, nada de lo que te dijeron te da muchas esperanzas para el futuro. En lugar de sentirte bien, pareciera que cada vez más te acercas a un abismo muy profundo al cual puedes caer. Lo peor de todo, es que no tienes idea de cuáles son las cosas que están saliendo bien, a ciencia cierta. Pero, tampoco tienes claridad de lo que si están trabajando bien.

Tu tienes la certeza, eso si, de que definitivamente tienes muchas oportunidades de tener el éxito con tu equipo, porque más de una vez han demostrado que están dispuestos y tienen la capacidad de salir adelante con todo y todo. Adversidades, problemas, fallas, etc. Todo con lo que han lidiado hasta el momento ha sido enfrentado con éxito. Así, concluyes que tienes que averiguar cómo hacerle para que las cosas empiecen a mejorar desde ya.

Tus actividades detectivescas emergen sin que te des cuenta y las enfocas en hacer análisis de empresas.

Concluyes, que tienes que emprender una búsqueda. Tienes que encontrar lo siguiente:

1. La información que te dará indicios de cómo está la situación de tu empresa y que áreas de la misma están haciéndolo bien y cuáles no.
2. Una metodología que te ayude a organizar, sintetizar y presentar la información a ti mismo y a tu equipo.

Pues sin más preámbulo, te pones manos a la obra. No es la primera vez, que el entorno social, económico y político de un país (no se diga México) se encuentra de la manera en la que hoy se nos presenta. Entonces, debe de haber por lo menos, una metodología que se haya creado en alguna parte del mundo que nos permita hacer el trabajo más rápido.

Por otro lado, tampoco se requiere se un genio para concluir que tienes que revisar las áreas que integran la cadena de valor (Porter, 1985):

• Cadena de suministro (logística de entrada).

• Operaciones (producción del producto o servicio).

• Ruta al mercado (delivery).

• Ventas.

• Servicio de posventa.

De cada una de estas áreas, deberás de conseguir un a indicador de desempeño que te diga si las cosas van bien o mal con cada una, a simple vista.

Cuándo hago varios análisis de empresas, ¿las anteriores son los únicas áreas que debo de revisar?

Definitivamente no, existen otras áreas a las que deberás de ponerles atención y se resumen en las siguientes:

• Servicios generales (administración de toda la infraestructura de la empresa).

• Recursos humanos (desarrollo, no solamente la selección).

• Tecnologías de la información.

• Compras.

Todas estas áreas adicionales, que forman parte de la (Porter, 1985) “cadena de valor” de tu empresa, deben de estar medidas correctamente y proveer retroalimentación a toda la organización y a los tomadores de decisiones de manera inmediata.

Lo que significa lo anterior, en pocas palabras, es que tu primer trabajo en todo este camino será crear o revisar los indicadores de desempeño que tienes definidos, para confirmar que te ofrezcan la información del estado de cada una de las áreas mencionadas. A tu nivel de dueño del negocio, directivo o gerente general, debes de tener pocos indicadores, por lo que se recomienda uno por cada área.

La metodología para realizar el análisis de empresas puede ser muchísima.

En su publicación, a partir de la página 26 Nina Rocha (2010) menciona un listado exhaustivo de las metodologías que puedes utilizar. Pero, como tu no tienes mucho tiempo, puedes revisar si por casualidad, alguno de los miembros de tu equipo cuenta con alguna de estas. Otro camino, es contratar a un experto en la materia que te ayude a integrar todo el expediente para poder entender la realidad de tu compañía, pero pudiera se no accesible en tu situación actual.

Procura que, este pequeño descalabro no te detenga en tu intención de entender que es lo que pueda estar sucediendo. Porque, podemos ocupar otro tipo de herramientas para ejecutar esta tarea y las mismas no están ligadas a una metodología específica o a un experto en la materia. Las recomendaciones son las siguientes:

• Análisis causa efecto, ya tratado en otro artículo dentro de esta misma página.

• Lluvia de ideas o brainstorming, que puedes consultar aquí.

• Diseño de pensamiento, que también hemos ahondado en el tema.

Dedica tiempo a leer los resúmenes que te presento en la sección anterior, porque lo importante es empezar a probar soluciones.

¿Cómo funciona todo este asunto?

• Simple, una vez que tienes tus indicadores de desempeño, deberás de identificar las áreas más urgentes sobre las cuales debes de tomar decisiones para poder ejecutar acciones e iniciar su corrección de forma inmediata, no puedes solucionar todo, procura seleccionar tres o cuatro acciones (mismas que se convertirán en iniciativas masivas dentro de tu empresa o área).

• Acto seguido, para cada uno de las áreas de interés que definiste en el apartado previo de este listado, crea un análisis de causa y efecto. Para nutrirlo, puedes combinar tanto la lluvia de ideas como el diagrama de Ishikawa. Recuerda que no tienes mucho tiempo, por lo que puedes poner a un equipo de personas influyente en la resolución de cada uno de los temas, simultáneamente.

• No hay nada mejor que empezar a probar soluciones prototipo desde el momento más temprano del trabajo, esto te ahorrará muchísimo tiempo al desplegar, entender y aprender más rápido los efectos que las decisiones que tomes junto con tu equipo, tendrán en el entorno de tu empresa.

Evita que todas tus esperanzas recaigan en la posibilidad de conseguir a un experto en la materia, pero si puedes contrátalo.

Dice un dicho, muy sabiamente por cierto, “que no hay peor lucha que la que no se hace.” Por lo tanto, si la situación actual no te permite acceder a un experto sea porque no están disponibles o simplemente, resultan inaccesibles para tí (aunque te repitan la frase de Eppie Lederer (1975) “si se te hace cara la educación, prueba la ignorancia”), debes de encontrar un camino para hacerlo. Y a continuación te propongo la agenda que deberías de seguir cada semana (y cada semana avanzar por lo menos un paso más):

Fase inicial:

• Día 1. Nombrar el equipo que trabajará en la iniciativa e iniciar la recolección de la información existente para determinar los indicadores de desempeño de las 9 áreas a revisar. Cada responsable de área será encargado de proveerla.
• Día 2. Revisión de la información y determinación de los indicadores de desempeño, también normalización de la manera de medición de los mismos (que siempre se haga igual). Para lograrlo, distribuye la información entre los participantes y luego, has una reunión y revisión de conclusiones.
• Día 3 a 7. Si es posible construir hacia atrás los indicadores, procesarlos por al menos tres meses para ver su comportamiento. De no ser posible, medir al menos 7 días.
• Día 8. Por consenso, del equipo a cargo del proyecto, definir los cuatro asuntos a solucionar en los siguientes 15 días (no más de cuatro o de tantos líderes capaces tengas, ¡si lo hay, búscalos!Por cierto, procura que los líderes de éstas iniciativas sean de los que se dedican a trabajar y no de los que organizan dramas, si tienes de estos te doy un consejo extra, prescinde de ellos si no cambian su actitud, ¡no hay tiempo!).

Fase de análisis.

• Día 9. Asegurarse que se sigue midiendo cada uno de los indicadores y llevar a cabo la reunión para el análisis causa efecto. El objetivo, es encontrar las razones por las cuales se están obteniendo estos resultados. 
• Día 10 a 13. Revisar toda la información y diseminarla con todos los participantes. Enviarles reglas de la sesión de lluvia de ideas del día 5.
• Día 14. Realizar las sesiones de lluvias de ideas para plantear soluciones a los cuatro asuntos que se debes solucionar. Asegurarse de que se tenga un listado claro al final de cada sesión que indique la jerarquía de las soluciones planteadas.

Fase de prototipos.

• Día 15 y 16. Asegurarse que se siguen haciendo las mediciones de los indicadores de desempeño.
• Día 17. Revisión de todos los indicadores de desempeño, para verificar la información y en su caso proponer mejoras.
• Día 18 a 20. Realizar el primer prototipo y métodos de prueba del mismo.
• Día 21 a 24. Probar el prototipo en simuladores si te pudieron definir o en condiciones regulares si no es posible otro método de prueba y recopilar toda la información requerida.
• Día 25 a 30. Forzar la creación de un segundo prototipo, sea una mejora del anterior o una versión completamente nueva y realizar pruebas.

Con lo aprendido hasta este punto, estás más que listo para empezar a tomar las decisiones finales de tu análisis de empresas.

A diferencia de tu punto de partida, descubrirás en la mirada y la actitud de tu equipo un cambio positivo, ellos sabrán que están trabajando en alternativas de solución que son viables desde su perspectiva y la tuya. Nunca hay que desacreditar a los expertos en los temas, jamás. Pero, en ocasiones no es posible incluirlos en la solución, o no de tiempo completo, porque simplemente no es viable por uno o varios motivos.

La iniciativa que te presento, será una que en un periodo de 30 días debería de tenerte tu visión bien clara en el tipo de problemas que tienes que resolver para seguir adelante. Y no es que hoy no los tengas. Quizá es así, pero también es importante que todo el conjunto, las mentes brillantes de tu equipo, se involucren hasta el último detalle o de plano, los excluyas para que no estorben (por eso de los ejecutivos que solamente crean dramas y no soluciones).

Rererencias.

• Porter, Michael (1985) Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. Free Press.

• Rocha Nieto, Nina Elvira (2010). Diseño de una metodología de diagnóstico para empresas productoras de flores tropicales y follajes en el eje cafetero. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Agonomia. Accesado el 26 de Julio de 2020 en https://core.ac.uk/download/pdf/11052851.pdf

• Pennintong, Jon (2014). Who said «If you think education is expensive, try ignorance.»?. Quora. Accesado el 26 de Julio de 2020 en https://www.quora.com/Who-said-If-you-think-education-is-expensive-try-ignorance

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