Los workflows (flujos de trabajo), es una manera de automatizar las actividades que a simple vista pudieran parecer no automatizables. No puedo garantizar que el origen del workflows sean las buenas prácticas. Pero no cabe duda, que existe una relación intrínseca entre estos dos conceptos. Casi puedo concluir sin error, que ahí se origina la industria de las certificaciones (como ISO).

(Wikipedia, 2019) “Por mejores prácticas se entiende un conjunto coherente de acciones que han rendido buen o incluso excelente servicio en un determinado contexto y que se espera que, en contextos similares, rindan similares resultados. Dichas ‘buenas prácticas’ dependen de las épocas, de las modas y, por esto último, es posible que algunas resulten contradictorias entre ellas mismas.”

El problema de workflows con K.L. Ruin.

Sucedieron muchas cosas para llegar al punto en el que se encuentra tu organización. Para empezar, se decidió que era pertinente hacer una evaluación de la ejecución de todas las áreas. Se midieron todas las variables que se creyeron pertinentes. Y se estableció con esto un punto de partida.

El siguiente paso era implementar los cambios que el análisis de la información obtenida sugería. Había algunos casos en los cuales las modificaciones eran de la forma de medición. En otros tantos, había que cambiar algunos equipos, o configurarlos de formas diferentes. Sin embargo, la mayoría requerían que las personas realizaran alteraciones en la manera en la que realizaban su trabajo.

Oposición de K.L. Ruin a las mejores prácticas.

Cuando tocó el momento de implementar con K.L. Ruin, te topaste con una pared. Nunca hubiras pensado que reaccionaría así. Lo primero fue descalificar la mejores prácticas porque su área es diferente. Inmediatamente después, predisponer a su equipo a no cooperar con el equipo de mejora continua, a cargo del proceso. Por último, realizar reuniones cuyo único objetivo era obstaculizar ésta iniciativa.

Objetivo del proceso de implementación de workflows.

Tu objetivo como country manager de la compañía con la iniciativa de mejores prácticas era muy simple. Querías lograr que la empresa funcionara de manera mas eficiente, predecible y rastreable. Nunca pretendiste atacar un coto de poder, ni dañar la percepción que la compañía tenía de una persona en particular. Sin embargo, nuestro K.L. Ruin del momento no lo entendió así, creyó que el workflows para su área estaba dirigido en su contra.

Al intentar hacer coincidir las mejores prácticas de tu industria con las de la compañía a cargo lo que procuras es mejorar los resultados de la misma. Si es posible que se eliminen cotos de poder, porque a veces los flujos preestablecidos fueron diseñados así. También, es muy factible que las personas se sienten atacadas, por eso tienes que tener una comunicación directa y franca con todos. Pero, ¿Cómo reaccionar cuando un miembro medular de la organización se vuelve en un dolor de cabeza?

Un gran sacrificio por el bien común del workflows.

No existe una sola receta, ni una sola respuesta, pero podemos utilizar como referencia a Cliff Oxford (2012) quien sugiere que el mejor camino para deshacerte de un “Brilliant Jerk” es deshacerte de el lo más rápido posible. Aun cuando sea quien más sabe de la compañía. Inclusive si fuera parte del equipo de fundadores de la idea, hay personas que no deben estar en algunos equipos. Simplemente, no son para ellos.

Luego, es parte de las mejores prácticas ir quitando del camino los obstáculos dentro de la organización. Por lo tanto, como Country Manager, lo tienes muy claro. En ésta ocasión, y muy a tu pesar, deberás de sacar al K.L. Ruin del momento de la organización. Hay cosas que se pueden tolerar, pero otras que no es posible.

¿En que terminó la aventura del workflows?

Después de un par de meses de la partida de K.L. Ruin, la implmentación se concluyó sin problemas. Del equipo de éste último encontraste un par de personajes dispuestos a tomar responsabilidades. Al final, hubo que decidir por uno de ellos, pero su perfil fue tan correcto que uno de ellos declinó seguir en el camino.

Los flujos de trabajo, han venido estandarizando la forma de trabajo de la compañía. Una de las principales negativas de K.L. Ruin, era el seguimiento documental que se realiza ahora con una solución móvil instalada en los celulares de las personas. Todo se registra y es la misma plataforma, la que ayuda y recuerda a los equipos que es lo que sigue. De éste modo, la empresa mostró que un cambio positivo es posible y muy notorio. No solo por quitar los obstáculos, sino con la convicción de que un equipo que coopera entre sí, es mejor que un solo individuo que no va al mismo sitio que los demás.

Referencias.

Wikipedia (2019). Buenas prácticas. Accesado el 08 de Abril de 2019 en https://es.wikipedia.org/wiki/Buenas_pr%C3%A1cticas

Oxford, Cliff (2012) What Do You Do With the Brilliant Jerk?. You are the boss: The art of running a Small Business. Accesado el 08 de Abril de 2019 en https://boss.blogs.nytimes.com/?module=BlogMain&action=Click&region=Header&pgtype=Blogs&version=Blog%20Post

Rawpixel.com (2019) Man laughing beside computer. Descargada el 08 de Abril de 2019 en https://www.pexels.com/photo/adult-chill-computer-connection-450271/