Costo de servicio, esas palabras retumban en tu cabeza mientras vas saliendo de la revisión de los resultados de tu negocio y las cosas no parecen ir del todo bien. Todos los expertos a los que consultaste, te dijeron que vender servicios era muy bueno porque los márgenes de utilidad son mayores comparados con la simple comercialización de productos, sobre todo si el producto termina siendo un commodity.

Pero, las semanas pasan y algo no está bien. Por más que te esfuerzas, tu cuenta bancaria muestra un crecimiento mínimo, aunque las preocupaciones se multiplican. Tienes que hacer algo más, para obtener nuevos resultados. Por lo tanto, requieres rehacer los análisis que ejecutaste al principio de esta aventura de tener un negocio propio aunque las condiciones eran las más adversas posibles.

Revisa estas categorías de egresos que forman parte del costo de servicio que provees.

Para actualizar la revisión que hiciste al principio de tu negocio, recuerdas que analizaste los costos y gastos como:

  • Costos y gastos de tu equipo, la gente que trabaja contigo cada día.

  • Costos de los servicios relacionados con los que tu provees a tus clientes.

  • Costos y gastos de los consumibles y refacciones, etc., que usas cada día en la prestación de tus servicios.

Estas, son las categorías más relevantes dentro de las cuales hay que clasificar todos los egresos de dinero de tu negocio. Sea que se lleven a cabo inmediatamente o que estos sucedan en un futuro mediato.

Es cierto, que puedes desagregar en mayores y más detalladas categorías todos los gastos que ejecutas día a día en tu empresa. Pero, debes de asegurarte que el trabajo de clasificación no sea más costoso que las decisiones que se obtendrán de su análisis.

También, no olvidemos que con el tiempo y a lo largo del análisis que realizarás, la clasificación de costos fijos y variables será determinante en las conclusiones de tu trabajo.

Costos del equipo que proveerá los servicios, no olvides incluir a todas las categorías de personal.

Puedes iniciar revisando el listado de personas que colaboran contigo. Sean parte de tu nómina directa o que los tengas contratados por outsourcing, ambos tienen que ser incluidos en esta categoría. También, si tienes asimilados a salarios, honorarios y consultores. Todos ellos deben de ser incluidos en esta categoría. Asegúrate que al final, tengas un listado exhaustivo donde cada persona este mencionada.

Has definiciones, escribe frente a cada uno de los nombres de las personas que participan contigo. Lo que debes describir son las actividades que realizan para cada uno de los servicios que provees. Cada persona, puede participar en uno o más servicios. Si ves posible, determina la cantidad de horas de su jornada diaria que en promedio destina a cada una de esas actividades. Por último, define el costo total por hora de cada uno de ellos. Así, podrás asignar costos fijos y variables más exactos en los pasos posteriores.

También lista todos los servicios que utilizas para proporcionar tus servicios, insisto en que deben ser todos.

Para que tu servicio suceda, requieres el acceso a otros tantos, de proveedores muy diversos. La renta de tus instalaciones, servicios de telefonía, de internet, de los servicios de streaming de video, salas de videoconferencias, correos electrónicos, página web, etc. Todo lo que te ayuda a que funcione tu negocio es muy importante que esté incluido. Puede ser, que aquí te encuentres algunas sorpresas, es decir, pon mucha atención.

Del mismo modo, realizarás la separación en costos fijos y variables. También, es muy importante que puedas realizar las separaciones que correspondan por hora, al menos. Es la manera más simple de desagregar con el mayor detalle, costos fijos y variables para cada uno de los servicios que vendes.

Si usas consumibles y refacciones, también tienen que formar parte de este agregado del costo de servicio.

Otra fuente de costo, son los consumibles y refacciones que utilizas en la prestación de tus servicios. Repasemos algunos conceptos básicos:

  • Consumibles: son los materiales que se degradan totalmente en su uso.

  • Refacciones: las partes que usas para sustituir y reparar otros equipos.

Procura hacer un listado detallado en esta clasificación. Aunque, por sus costo pudieran parecer menores, es posible que terminen siendo una gota que puede estar drenando el vaso. Inclusive, por el desperdicio en su uso, procura hacer una revisión con el mayor interés de tu parte. Pero, tampoco es algo que debes hacer diario.

Has una revisión exhaustiva de todos los egresos de tu negocio.

En este momento, ya tienes una idea clara de una gran mayoría (o todas) las formas que tienen tus costos y gastos. No obstante, vuelve a realizar una revisión para asegurarte que no dejas fuera nada. Procura, realizar una comprobación de que todos los conceptos que tienes ya listados, concuerden con el gran total de egresos que tenías al principio de toda esta revisión. El que marca tu estado de resultados.

Si tienes una aproximación muy buena, es decir, que la suma de tus cálculos y la realidad de tus egresos (costos y gastos) tengan una diferencia de 3% a 5%, puedes seguir adelante. De lo contrario, regresa a revisar que puede estar faltando. Recuerda, este ejercicio servirá para varios meses. Y el hábito de realizarlo bien, garantizará tus ingresos diariamente.

Ya estás seguro de que todo está incluido, determina el costo de servicio y compáralo con el que tienes.

Bueno, es el momento de separar cada una de los conceptos de costos y gastos en sus divisiones de los fijos y los variables. Tener claridad en este concepto es muy importante, ya que te permitirá lograr un cálculo del punto de equilibrio mucho mas certero. Es importante que hagas una asignación de costos y gastos, fijos o variables a cada uno de los servicios que provees para que puedas determinar el porcentaje de contribución de cada uno, al total de tus ingresos.

Ya está todo listo, toma la versión anterior de tu estructura de costos y realiza la comparación que tanto esperabas. Posiblemente, con solo esa comparación encontrarás algunas respuestas. Pero no siempre pasa tan fácilmente. A diferencia de antes de iniciar esta práctica, ahora conoces más a profundidad tu negocio y sus servicios (si es que algo habías olvidado) y encontrarás mejores formas de optimizar.

Después de la optimización, verifica como están tus utilidades y si aun así no estás saliendo del atolladero, es posible que tengas un problema con la fijación del precio de venta.

Determina tu mejor precio de venta, existen varios modos de hacerlo, aquí te digo algunos tips para obtenerlo.

Existen muchas formas de fijar el precio de venta, y quizá la peor es determinar el total de tus costos y sumarle un porcentaje de utilidad sin conocer tu lugar dentro del mercado. Todas las industrias y mercados tienen, al menos, tres niveles de competencia:

  • Los que se encuentran por debajo del precio promedio.

  • Quienes están dentro del rango del precio promedio.

  • Y los que están encima del precio promedio de un servicio.

El riesgo de que el costeo de un producto sea tu base para fijar el precio, esq que te puede llevar a dejar mucho dinero en la mesa. Por lo que te enuncio algunas metodologías para encontrar un buen precio para tus servicios:

  1. Has una revisión de la competencia y sus servicios. Si tu oferta es muy superior (y realmente cumples lo prometido) puedes pensar en tener un precio por encima de la media, sino ponte a trabajar fuerte para igualar y mejorar a los líderes del mercado.
  2. Cambia la percepción que tienen tus clientes y prospectos de tus servicios. Una manera muy simple, es incrementando la cantidad de valor que ellos perciben en tus servicios. Hay muchas cosas que no cuestan y marcan una gran diferencia al momento de la entrega del servicio.
  3. Has una investigación de mercado. El término puede asustar, pero no debe de ser así. No todas las las investigaciones de mercado las deben de realizar compañía de alto costo. Piensa en herramientas digitales y compañías de tamaño más acorde al tuyo. Asegurate de obtener tres cosas:
    1. Precio que el cliente estará dispuesto a pagar. 
    2. Cómo sabe el cuando tu servicios están bien entregados.
    3. Cuáles son las principales frustraciones que tiene el cliente o prospecto contigo o con tus competidores.

No todo es costo de servicio, busca la manera de diferenciarte de tu competencia.

Usa toda la información obtenida para replantear la estrategia y el mensaje de tu negocio. Bien realizado, este ejercicio te debe de permitir incrementar el margen de utilidad que estás obteniendo. Al mismo tiempo, garantizar que tus clientes estén recibiendo al menos lo que prometiste (aunque lo mejor es que perciban mucho más valor del pagado). Y por último, imagina esto como un ciclo inevitable de mejora continua.

Revisar los costos, te permitirá encontrar áreas de mejora y optimización. Inclusive, evaluar nuevas o mejores formas de realizar las actividades que hoy ejecutas. De esta manera, puedes mantener o reducir tu costo de producto. Pero, también debes de asegurarte que tu precio de venta esté en el rango aceptable para tu mercado y que, este entienda claramente las razones por las cuales tu deseas cobrarle más por un servicio parecido a alguno de tus competidores. Y digo parecido, porque supongo que ambicionarás ser mejor que ellos y procurarás usar todo lo que aprendiste de tu negocio en crear una ventaja competitiva muy tangible para tu mercado.

¿Buscas ayuda para realizar una revisión del costo de servicio que tienes?

Referencias.