Cómo siendo freelance puedes hacer tu estado de resultados en 9 pasos

Tu estado de resultados es básico para la toma de decisiones de tu práctica de freelance. Lo ideal, es que tu contador te lo entregue cada mes. Sin embargo, cuando ésto no sucede o quieres realizar una revisión de que los números que te entrega son los más cercanos a la realidad, puedes hacer éste simple ejercicio para que puedas hacer comparaciones y tomar mejores decisiones.

Por otra parte, si tu contador no es muy rápido en entregarte los reportes y cuando lo hace ya pasaron muchos meses posteriores a la fecha en la se cerró un periodo. Lo primero que debes hacer, es cambiar de contador, y entre la situación de cambio y para subsanar la falta de información. Puedes ejecutar éste ejercicio para ir teniendo mayor claridad de cuanto ganas por realizar las actividades diarias que realizas.

Paso 1. Haz una descarga masiva de tus CFDI registrados en el SAT, tanto de ingresos como de costos y gastos.

En su canal de Youtube, Excel Soluciones describe como realizar ésta tarea. No voy ahondar mucho en el procedimiento, porque el video es muy claro en la forma de realizarlo. Sin embargo, quiero asegurarme de que realices las descargas de todos los CFDI como sigue:

• Todos los comprobantes de ingresos (los que tu hayas emitido por tus servicios de freelance).

• Todos los comprobantes de costos y gastos (los que te han enviado tus proveedores).

Ésta actividad, puedes realizarla cada semana. De éste modo, irás viendo como tus ingresos, costos y gastos van comportándose de manera diferente. La sugerencia es siempre crear un archivo para el periodo. Que se llame por ejemplo, CFDI Costos y Gastos del mes FEB (haz otro archivo para ingresos). Y ahí, vayas acumulando los nuevos renglones que se generen cada semana.

Paso 2. De los comprobantes que descargaste, haz un listado de todos y cada uno.

Si vez cada archivo de los que descargaste en el paso anterior, se trata de un listado de caracteres que a simple vista, no tienen ningún sentido. Tampoco, te sirven de esa forma para poder crear tu estado de resultados. Por lo tanto, es primordial que hagas un listado del total de archivos que vayas descargando. De ésta forma, se crea un archivo que ya se puede utilizar para nuestros objetivos.

La forma más simple que he encontrado para hacer ésta conversión, es utilizando el instructivo que Christian Santoyo presenta en su blog personal. Me preocupa un poco que debas de hacer conversiones de éste instructivo a tu versión de hoja de cálculo actual. Es importante, que ésta conversión se haga o en su defecto, obtengas por otros medios éste listado de CFDI. Pero, casi todas las aplicaciones que hacen éstas tareas tienen costo. Por eso sugiero éste camino, en ocasiones, el freelance no se puede dar lujos.

Paso 3. El estado de resultados se compone de dos grandes categorías: ingresos y gastos. Clasifica así el listado de CFDI.

Al momento, deberías de tener dos archivos diferentes de CFDI, uno para ingresos y otro para gastos. Crea un tercer archivo, que será de donde surja el estado de resultados. Éste archivo, contendrá todos los renglones de cada uno de los anteriores. Por lo tanto, abre el de ingresos y copia y pega todos los renglones en el nuevo archivo. Para los gastos, haz lo mismo justo debajo del último renglón de ingresos. En ambos casos, copia también los nombres de las columnas.

Ya realizado lo anterior, procura que coincidan al menos las siguientes columnas:

• RFC Emisor.

• Nombre Emisor.

• Subtotal

• Todas las de impuestos.

• Total.

• Moneda y tipo de cambio.

La intención, es que en la siguiente etapa, cuando debas de realizar las sumatorias todo coincida. Todos los cálculos que haremos en el éste ejerciciom son con la columna que no incluye el I.V.A., ni otros impuestos.

Paso adicional para estados de resultados con más de una moneda.

Al momento, habrás podido definir cuales son las columnas más útiles y también, habrás detectado si tienes más de una moneda. En éste caso, deberás de agregar las siguientes columnas:

• La de tipo de cambio, si no está incluida. Te sugiero ingresar un tipo de cambio de 1 para todas los CFDI en pesos y el correspondiente para cada moneda extranjera en la que facturaste o te facturaron. Éste tipo de cambio, tómalo de la página WEB de Banxico.

• Hecho lo anterior, la siguiente columna será una que multiplique el total de moneda por el tipo de cambio. Dejando idéntico los pesos, y convirtiendo a pesos la moneda extranjera.

Paso 4. Crea grandes categorías para tus ingresos y clasifica cada CFDI en la que le corresponda.

Una buena práctica, es que tengas categorías de productos de ventas. Mismas que te ayuden a agrupar servicios o productos similares y diferenciarlos de otras categorías, y te sirvan para entender mejor tu práctica de freelance. Por ejemplo, puedes clasificar las ventas de las personas físicas por un lado, y las de personas morales por otro. También, diferenciar los servicios de mantenimiento de los de desarrollo de aplicaciones o páginas web (si éste es tu giro).

Al final del listado agrega las columnas:

• Clasificacion ER: donde establecerás si un CFDI es de ingreso, costo o gasto.

• Categoria ER: en donde establecerás la categoría de ingreso que acabas de definir para cada comprobante. A cada categoría de ingreso agrégale al principio los dígitos 1001 a 100n donde n será un número consecutivo del 1 al 999.

Paso 5. Clasifica los gastos en dos: costos y gastos. Para tener mejor organizado tu estado de resultados.

Como describimos, el siguiente paso es clasificar tus gastos en: 200n Costos y 300n Gastos. Por definición, los costos son los gastos que incurres para la generación de tus productos y servicios. Por ejemplo, el personal relacionado con una determinada línea de producción o entrega de un servicio, es un costo. Mientras que la renta de tus oficinas o el servicio de internet, es un gasto.

Por lo tanto, en la columna Categoría ER que creamos en el paso anterior, escribe para cada gasto la categoría que le corresponda sea Gasto o Costo. Ésta clasificación es muy importante, porque te permitirá determinar la utilidad o pérdida de los servicios por un lado. Y posteriormente, saber como influyen el resto de los gastos en la utilidad final.

Paso 6. Subclasfica los gastos en los de ventas, administración y financieros (los grandes rubros del estado de resultados).

Éste paso puede ser opcional. Si quieres, determinar exactamente los grandes rubros que se mencionan en el titular de ésta sección: gastos de venta, administración y financieros. Deberás de clasificarlos:

• Los gastos de ventas serán los que ejerciste por la ejecución de vender tus productos o servicios. Desde viáticos hasta transportación.

• Los de Administración, serán los que tuviste que ejercer para poder realizar todas las tareas de cobranza, contabilidad, recursos humanos, etc.

• Finalmente, los financieros serán todos los intereses y pérdidas o ganacias cambiaras en las que pudiste haber incurrido. Éstos deberían de aparecer como CFDI emitidos por los bancos donde tienes cuentas. Sino pasara, verifica con tus bancos y en tanto no se resuelva lo ingresarás a mano, como describiremos más adelante.

Ésta clasificación, ingrésala en la columna Categoria ER, substituyendo Gastos por “300n Gastos de Ventas”, “400n Gastos de Administración” o “500n Gastos Financieros” según corresponda.

Paso 7. Genera un reporte de subtotales para todos los CFDI que tienes ya organizados.

La mayoría de las hojas de cálculo, contienen una opción de generar un reporte de subtotales. Aquí, quiero hacer hincapié en que debes de grabar regularmente tu trabajo para no perderlo. Además, una vez terminado el paso anterior. Copia todo el contenido de la hoja en una nueva. Lo mismo, para evitar pérdida de información.

Los pasos del reporte de subtotales son los siguientes:

1. Selecciona todas las columnas y renglones de tu hoja de cálculo que contengan datos.

2. Ordena todos los renglones por la columna Categoría ER.

3. Selecciona la Opción Subtotales (cada hoja de calculo la tiene en diferentes submenús).

4. Asegúrate que se agrupe por la columna Categoría ER y sume la columna que contiene el monto en pesos calculado en el paso 3.

Paso 8. Con éstos pasos, determina los grandes totales e ingresa la información faltante.

En éste momento, tienes ya un reporte de Estado de Resultados parcial porque podrían no contener toda la información de costos y gastos. Lo anterior, porque no necesariamente toda está comprendida en los CFDI. Algunos gastos no incluídos son, los gastos no deducibles y aquellos que por su naturaleza, no se emiten CFDI. Por ejemplo, proveedores extranjeros, gastos de amortizaciones y depreciaciones, etc.

Contrae toda el reporte que generaste en los pasos anteriores. Copia y pega los subtotales de cada categoría y que deberán de quedar como sigue:

El último renglón no es necesario copiarlo. Agrega al final un renglón adicional que incluya todos los gastos que no estuvieron incluidos hasta el momento. Y realiza las grandes sumatorias e inserta el renglón de utilidad, para dejarlo como sigue:

Listo, con todos los pasos anteriores podrás tener a la mano un estado de resultados que te servirá para supervisar el desempeño de tu contador y tu negocio de manera recurrente.

Paso 9. Ahora ya tienes tu Estado de Resultados, utilízalo para tomar decisiones.

Existen muchas razones para tener a la mano tu estado de resultados. Para mencionar algunas:

• Determinar si el costo de producir lo que vendes es menor a tus ingresos (si hay utilidad) y como ésta se distribuye en los demás gastos.

• Evaluar la eficiencia de la producción de tus bienes o servicios.

• Monitorear el desempeño de cada área e informarles su involucramiento en la generación de utilidades (o pérdidas) de la compañía.

• En caso de emergencia, monitorear el desempeño de tus contadores.

Entre otras muchas, por lo que es una gran sugerencia que sea un reporte que ejecutes recurrentemente para discutirlo con el área contable y entender a detalle que están haciendo con la información. Y sobre todo, como se dijo al principio, poder saber las utilidades que generas y cuales son tus límites de gastos adicionales a los aquí descritos (tus gastos personales).

Referencias.

• Santoyo, Christian (2011). Crear listado en Excel a partir de archivos de facturas en XML. Excel para contadores. Accesado el 17 de Febrero de 2020 en https://sheepotaku.wordpress.com/2011/02/22/crear-listado-en-excel-a-partir-de-archivos-de-facturas-en-xml/
• SAT (n.d.). Consulta y recuperación de comprobantes. Factura Electrónica. Accesado el 17 de Febrero de 2020 en https://www.sat.gob.mx/consultas/42968/consulta-y-recuperacion-de-comprobantes-(nuevo)
• ExoSoluciones y más (2016). Cómo descargar xml masivamente del SAT. Accesado el 17 de Febrero de 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=49_nGaHfjI4