Un buen formato de cotización para los productos y/o servicios que ofreces, es uno de los mejores puntos de partida que debes usar para evitar errores (en lo posible) en las propuestas que hagas a tus clientes o prospectos. Es probable que te hayas visto en la necesidad de entregar una propuesta de un día para otro, o que creas que tu competencia tiene ventajas porque si puede hacerlo. Y es probable que así sea, porque puede ser que haya hecho un esfuerzo diferente al tuyo.

Considero que todas las personas, deben de trabajar diario con metodologías que les permitan cotizar sus productos o servicios de forma eficiente. Este artículo te guiará por un camino genérico que podrás ir adaptando a tus necesidades de manera detallada con tu propia experiencia. Como podrás leer, se divide en dos documentos, uno que presentarás a tu prospecto y otro en el que calcularás, ambos muy importantes.

Los conceptos básicos: inversiones, costos fijos, costos variables y rendimiento de mercado.

Para fines prácticos, en éste ejercicio clasificaremos costos como gastos, todo en un solo concepto. Puede ser, que para los puristas de contabilidad ésto no tenga sentido. Pero, no quiero hacer un curso de costos y gastos, por el contrario, quiero crear un formato simple de cotización. Ya la clasificación contable, será tarea del departamento respectivo, del contador o de ti mismo, cuando cambies de gorro.

Hay que saber diferenciar una inversión de un costo, ésto es fundamental.

(Bragg, 2018) “Una inversión son los pagos hechos a terceros con la intención de obtener bienes o servicios de alto valor comparativo, que a su vez, nos generen un ingreso adicional” mientras que un costo (o gasto) “son las erogaciones realizadas con el fin de crear un producto o servicio (y mantener operando la compañía en todas sus actividades)”.

En resumen, la intención de identificar tus inversiones es porque, como son de alto valor, pueden encarecer mucho un solo producto o servicio. Una inversión debe tener como objetivo incrementar tu capacidad total de producción. Por lo tanto, son susceptibles de crear economías a escala, al poder ser distribuidas entre varios productos o servicios.

Los costos fijos deben de asignarse de forma proporcional, así es como se hace.

Los costos fijos, son aquellos que se tienen que ejecutar independientemente, de si la compañía genera ventas o no las genera. Los ejemplos más simples son la energía eléctrica, los servicios de internet y telefonía IP generales, los sueldos y salarios de algunos miembros de la organización, etc.

Los menos conocidos son algunos muy importantes como los gastos de depreciación (de la inversión), los de financiamiento sobre activos fijos, etc.

La manera de distribuir los costos fijos es intentar determinar que tanto ocupará el producto o servicio a cotizar del costo fijo. Por ejemplo, si tienes un solo cliente y no puedes tener uno más (siempre tendrás un solo cliente) el total de éste concepto se dividirá entre 1 solo. Pero, si existe la posibilidad de que en lugar de que sea un solo cliente, puedas tener hasta 10 (o 100), entonces al costo fijo actual se le deberá dividir entre tantos clientes o productos puedan crearse, y así será modificado el costo de los productos acutales y futuros. Para hacerlo simple.

Veamos cómo manejar los costos variables.

Estos son más simples de entender porque están directamente relacionados con el producto o servicio. Las materias primas, el personal estrictamente requerido para la producción, las nuevas instalaciones o servicios que debas de contratar para la ejecución, etc.

Seguramente, en el tiempo has podido darte cuenta que existen servicios que requieren de plazos mínimos de contratación. Como los contratos celulares o de internet fijo que te exigen 12 o 18 meses forzosos. Bueno, ésto debe ser trasladado a tus cotizaciones. En el caso de productos, es muy probable que ésto lo veas más claramente si es que estás rentando una licencia para la producción.

Quiero ser claro, la idea en éste apartado es que incluyas servicios y bienes estrictamente relacionados, pero nada de inversiones. Además, aunque pareciera contradictorio, no lo es la aseveración de que si contratarás un servicio exclusivo para lo que estás cotizando y solo para eso, deberás de incluirlo en éste apartado.

¿Qué es el rendimiento de mercado?

Existen diversas definiciones, pero para nuestros efectos debemos de entender que es el rendimiento que de acuerdo al perfil de inversionista, esperarías tener de un monto de dinero que, en lugar de invertirlo en un nuevo producto, servicio o cliente, podrías invertirlo en un portafolio de inversión específico.

Dicho de otro modo, si en lugar de invertir el total del dinero que requerirás para éste nuevo producto o servicio, lo invirtieras en un portafolio en una casa de bolsa dentro de un esquema de inversión de riesgo con el que estás cómodo, obtendrías un rendimiento (digamos 10%). Por lo tanto, si el nuevo producto o servicio no te da al menos esa utilidad neta final (y líquida) quizá debas de voltear a otro lado o redifinir la manera en que has planteado el negocio.

En conclusión de éste tema, este rendimiento de mercado deberá se un indicador que te servirá para evaluar si un negocio es bueno o malo en términos de retorno.

Estimaciones que debes de realizar y cuál será la clasificación de cada una de ellas.

En ocasiones, tienes toda la información de la cotización a la mano. Cuando eso es así, llevas un buen avance en la reducción del riesgo. Porque, se demuestra que tienes la experiencia y la claridad que se puede requerir para el mismo. Pero no siempre es así, el mercado es heterogéneo y lo que en un momento fue válido para un cliente, no lo será para el siguiente o el mismo en otro momento. Cuando ésto pasa, estarás expandiendo tus límites e incrementando el riesgo.

Estimaciones de financiamiento y costo del dinero.

Las primeras estimaciones, deberán ser las del costo del dinero.

  • ¿Son tus términos de venta a crédito o al contado?
  • ¿Requieres hacer inversiones, cuáles y cuanto te cuestan?
  • ¿Podrás pagar por todo eso con tu flujo de operación o requerirás de que alguien te preste dinero?

Como buena práctica, es correcto tener siempre una línea de crédito aprobada en algún banco aunque no se use, y para ésto podemos remitirnos al artículo Nuevo crédito personal, revisa esto antes del contrato (evita la pesadilla). No siempre tenemos ésta previsión, de ser así es muy importante que definas cual será la tasa de interés que pagarás y por cuento tiempo.

Para determinarlo de manera simple, puedes hacer una suma de todo el dinero que prestarás a costo más la inversión y solicitar cotizaciones de créditos por ese monto en diversos bancos. El mercado se maneja en varios niveles de crédito, los más baratos son los créditos simples bancarios, seguidos por algunas SOFOMES y probablemente, los prendarios y de tarjetas de crédito serán los más caros.

Este apartado, lo podrías clasificar como parte de tu costo variable si solamente, fuera para el producto o servicio en cuestión. Si lo compartieras entre varios, seguro que puedes ponerlo como fijo y asignarle su parte proporcional. Pase lo que pase, seguirás pagándolo hasta liquidarlo.

Estimaciones de riesgo por cancelación del negocio o pérdida del producto.

  • ¿Qué pasa si el cliente te cancela el servicio a los primeros meses de iniciadas las tareas de entrega?
  • ¿Cómo debes de manejar las posibilidades de que en el camino algo salga mal y tus productos o servicios fallen, sean dañados o simplemente, en el proceso de entrega se pierdan permanentemente?

La respuesta, será otra de las estimaciones que deberán de realizarse. En el caso de los productos, si ya tienes suficiente experiencia en la manufactura, distribución y/o venta del mismo, es muy probable que este número ya forme parte de tu costo pero si no, es momento de incluirlo.

En el caso de los servicios que tienes contratados específicamente, una alternativa es incrementar el costo de cancelación de esos conceptos al producto o servicio. Por ejemplo, si contrataste un servicio de almacenamiento por 12 meses y la cancelación anticipada es un mes de renta, ese costo increméntalo. Otra alternativa, es crear el concepto de plazo forzoso y el de tarifa por cancelación anticipada, mismo que será facturado al cliente cuando esto pase.

Las pérdidas o cancelaciones, son estrictamente parte de tu costo variable.

Otros conceptos que podrían generar costos extras.

El objetivo de éste apartado es que revises a detalle tu industria y empresa, la manera de encontrar los conceptos a los que hacemos referencia, es usando la pregunta siguiente:

  • ¿Qué erogaciones deberás de ejecutar en caso de …?

Como práctica, revisa muy a detalle. Si eres experto en el producto o servicio, los conocerás muy bien pero no te confíes. De lo contrario, investiga bien y dedica tiempo a ésto.

Agrupemos todas las cosas en un solo formato de cotización para usar una y otra vez.

La presentación es fundamental, aunque es muy tentador llegar al precio y enviar por mensaje de texto al cliente algo como:

  • “Según lo que platicamos, el precio de lo acordado es de $50,000 pesos.”

Por favor, no lo hagas. Abre tu aplicación de edición de textos favorita y crea una hoja membretada electrónica (si no tienes tiempo, pídela al diseñador. Como sea, pero consigue una).

Segundo, averigua los detalles de tu cliente y contacto. Asegúrate de conocer claramente su nombre, puesto y el nombre de la empresa (su nombre comercial inclusive, si es que fuera persona física). Esta información estará presente en los primeros renglones de tu cotización.

Tercero, cuando acabes tus primeros cálculos, no significa que tu cotización finalizó. Significa, que la primera versión está lista y tienes que empezar a generar hipótesis de cómo y por qué se ira modificando. Esto te servirá para establecer limitantes internas (cuanto de más o menos puedes ofrecer sin arriesgar lo pactado) o externas (que sí le incluyes a tus clientes, y que no).

La primera parte es el concepto de los precio de venta, no siempre es el total de costos más un porcentaje.

Es muy importante, conocer lo más a detalle posible la industria en la que trabajas y sobre todo, los precios que se manejan. En casi todas, hay por lo menos tres niveles de proveedores:

  1. Los proveedores de alto nivel.
  2. Los de gama media.
  3. Los de gama baja.

Si, como en los celulares. Bueno, debes de tomar la decisión y comparar si eres competitivo en alguno de estos niveles. Puedes hacer una investigación por tu cuenta, o en su defecto, pedírselo a un despacho de investigación de mercados.

La importancia, es que de no hacerlo y quedarte solo con el costo y todo lo visto anteriormente, podrías ofrecer precios muy bajos para tu nivel comercial, o muy altos, en ambos casos estás arriesgando mucho. Así, es como fijarás el primer precio final que hay que revisar en los siguientes pasos.

Costos variables, es el siguiente bloque que deberás integrar en tu formato.

Hasta nuevo aviso, todo lo que sigue deberás de incluirlo en un archivo de hoja de cálculo, del cual solo tomarás el precio final. Haz dos o tres revisiones para que todos los costos variables se encuentren, evita que se quede algo afuera. En las revisiones posteriores que hagas a los costos, asegúrate de crear hipótesis y confirmarlas para la reducción (o incremento) de los mismos.

Costos fijos, nuestro siguiente bloque. Ahora puedes saber el punto de equilibrio.

Es probable, que quieras tener un archivo independiente de los costos fijos ‘regulares’ y que, solamente apliques la parte proporcional correspondiente. Esta es una buena práctica, acostúmbrate a crear un documento tal y actualizarlo regularmente. Por lo tanto, en el caso de los gastos fijos simplemente pegaras en tu formato de cotización, el monto total correspondiente.

Agregale el rendimiento de mercado, tomando como base del cálculo la suma total de tu inversión durante todo el periodo.

El rendimiento de mercado, debería ser un costo porque al menos eso deberías de tener de ingresos para el monto de inversión requerido. Este punto es muy importante porque, he escuchado hasta el cansancio (y hay muchos aventuras de negocios que no debieron suceder si hubieran evaluado este simple asunto) que algunas empresas tienen dentro de sus ‘mejores’ clientes unos que ni siquiera les permiten pagar los costos variables de los bienes o servicios que se entregan.

De la fórmula de punto de equilibrio, calcula el volumen de ventas mínimas necesarias hasta el momento.

Recordemos que la fórmula del punto de equilibrio en volumen es:

                                                         Costos Fijos

Punto de Equilibrio = ____________________________________

                                        Precio de Venta – Costos Variables

Por lo cual, Punto de Equilibrio representará las veces que prestarás el servicio o la cantidad de unidades que deberás de vender para no perderle (y al menos recuperar el rendimiento de mercado, que de otro modo hubieras obtenido en algo menos complejo).

  • Para el caso de productos, ¿Es posible que puedas producir esa cantidad en el plazo convenido o la compra esperada adsorberá todos esos productos?
  • En caso de servicios de varias entregas y pagos, mi sugerencia es que se haga una sumatoria de todos los conceptos. De ahí se decida, si el punto de equilibrio es menor a 1 estas en la zona correcta y entre más bajo mejor. Pero, si está por encima de 1, vuelve a revisar los números.

De éste modo, podrás tener un formato de cotización reutilizable.

Tu formato de cotización deberá reflejar el mejor precio que el mercado pueda soportar para el nivel comercial en el que estás trabajando. Muchos de las razones por las que siempre se compite por precio es que no le dedicamos el tiempo y esfuerzo requerido para que le demos el correcto valor a nuestro trabajo. No solamente, es no perder en nuestras ventas o ganar mucho.

Es procurar, que para cuando se de el día de que nuestro producto o servicio sea aceptado, evaluamos diversas hipótesis que nos ayudarán a establecer los límites. Éstos, serán internos hacia nuestra organización y externos hacia nuestros clientes. Después de varias revisiones, finalmente tendrás un precio que podrás mostrar a tus clientes en un excelente documento de texto convertido a PDF para no alterar el formato que diseñaste.

¿Quiéres ayudar para poder crear tu propio formato de cotización?

Referencias.