Una correcta administración de inventarios, en una compañía puede llegar a ser una ventaja o desventaja competitiva. Todo dependerá de cuán bien el encargado del inventario logre traducir en unidades, los requerimientos del mercado. Para lograr éste tipo de balanceo de la demanda, es muy importante que una empresa pueda realizar una planeación, comúnmente llamada, Planeación de Ventas Operaciones.

Conceptos de administración de inventarios.

Uno de los resultados de la Planeación de Ventas y Operaciones, es precisamente el total de ventas en unidades que una empresa pretende realizar en los siguientes meses, y de ahí es misión del encargado de los almacenes, tener certeza en al menos los siguientes números y conceptos:

Precisión de existencias de inventario.

Es decir, que el sistema de control de inventario, debe de reflejar la realidad en un 99% o más. Dicho de otro modo, que cuando realicemos una revisión de existencias físicas contra registros de inventarios en el sistema, el 99% de las ocasiones ambas cifras sean idénticas. Simplemente dicho, parece una tarea simple y puede serlo, si la administración de las actividades del almacén se lleva correctamente.

 Inventario Inicial/Final del mes.

Esta es la cifra más mal entendida del proceso de inventario. Si bien es cierto que el inventario inicial del mes siguiente es igual al final del mes anterior, lo importante de ésta cifra es que debe de coincidir no solo con la del mes anterior sino con la que se tiene en el renglón de ventas para el mes siguiente. Por ejemplo, si el mes anterior, el modelo de llanta 6013/225 tuvo ventas por 50 unidades y se espera que el mes siguiente tenga ventas por 60 unidades, sería de esperarse un suministro de 60 unidades, no a lo largo del mes siguiente, sino que deberían de tenerse por lo menos las 60 unidades el día último del mes corriente.

Inventario Máximo.

Simplemente se refiere a la cantidad de unidades que permitirás que un producto dado tenga a lo largo del tiempo. Para definir éste número es de suma importancia conocer el total de días de inventario que debes de tener según los siguientes conceptos: inventario de seguridad, punto de re-orden y días de tránsito/producción. Un error común en la administración de inventario es establecer un máximo de 30 días de inventario, cuando los días de tránsito/producción mínimo del mismo supera los 45 días.

Inventario mínimo.

 Es la cantidad mínima que deberías de tener en tus almacén de un producto determinado. Mi sugerencia es que ésta cantidad debe ser el inventario inicial/final del mes. Es decir, lo mínimo que puedes tener en un momento de un producto o servicio es lo que necesitas para completar las ventas del mes corriente.

Punto de re-orden.

Es el punto, definido por la existencia del producto, en el cual, es imperante que realices la orden de producto, la diferencia entre las existencias actuales más el producto en tránsito contra el inventario máximo. En ocasiones modificado por el lote mínimo de compra o producción.

¿Cómo empiezo el análisis para una correcta administración de inventario?

Mi primera sugerencia es definir de modo conceptual la política de inventario que deberá de seguir la compañía. De forma general sugiero una política como sigue:

(1) Inventario mínimo de un mes de existencias más

(2) días de tránsito / producción del producto (incluye todos los días que requiera el producto para llegar al almacén, ¡TODOS! Haz un buen análisis de éstos) más

(3) Inventario de Seguridad. Por ejemplo: Un producto de importación de Asia, requiere por lo regular 7 días para ser embarcado en origen, 45 días de tránsito principal por mas, 7 días para recepción y despacho en México, y 4 días para procesarlo internamente, en total 63 días de inventario. A lo anterior, debes de agregarle cuando menos 30 días de inventario mínimo y sugiero 15 días de inventario de seguridad, es decir, un total de 108 días de

(4) inventario máximo. Financieramente, no es tan atractivo éste número, pero en términos de resultados operativos, hace mucho sentido.

¿Cuándo hago un pedido para resurtir el almacén?

Cuando llegues al punto de re-orden que tomando los datos del párrafo anterior, debería ser la suma de (1), (2) y (3) y la cantidad a ordenar estará definida por la diferencia entre (1) + (3) + (2) contra (4). Recuerda el tema de siempre tener en cuenta la cantidad en tránsito, es básico para evitar inflar tus inventarios.

Pongo un ejemplo, del producto A:

Iteración (1).

• Ventas mensuales: 80 unidades.

• Tiempo de tránsito: 60 días.

• Inventario de seguridad: 15 días.

• Inventario máximo: 280 días.

• Existencia actual: 60 unidades.

• Orden de resurtido: 220 unidades.

Iteración (2).

• Ventas mensuales: 90 unidades.

• Tiempo de tránsito: 60 días.

• Inventario de seguridad: 15 días.

• Inventario máximo: 290 días.

• Existencia actual: 20 unidades.

• Orden en tránsito: 220 unidades.

• Nueva orden: 50 unidades.

Iteración (3).

• Ventas mensuales: 100 unidades.

• Tiempo de tránsito: 60 días.

• Inventario de seguridad: 15 días.

• Inventario máximo: 300 días.

• Existencia actual: 200 unidades.

• Orden en tránsito: 50 unidades.

• Nueva orden: 50 unidades.

Éste ejemplo demuestra como variaría la cantidad de unidades a adquirir cada mes tomando en cuenta todas los supuestos establecidos, inclusive el hecho de que las ventas mensuales (sugeriría no del mes corriente sino de los meses posteriores – por el tiempo de tránsito) vayan variando cada mes.

¿Cómo controlo y evito el sobre inventario?

Lo definiría, el sobre inventario, como una cantidad en exceso que no debería de estar en tu inventario y la mejor manera de controlarlo es mediante éste sistema. Si bien no puedes quedarte corto de inventario en un periodo dado, tampoco deberías de tener un excedente de inventarios, por lo tanto, en la Planeación de Ventas y Operaciones mensual, una de las grandes decisiones es sabe si los niveles de inventarios están correctos y de no ser así, modificar los futuros inventarios de manera que reflejen la nuevas realidades, para cada producto y así para cada inventario.

En caso de que hubiera un cambio abrupto en la demanda de un producto dado, éste deberá de ser mostrado en las ventas del mismo y si el excedente superase por mucho las existencias generales, se deberán tomar acciones para rematarlo y evitar a toda costa la obsolescencia.

Conclusiones.

En lo personal, la administración de los inventarios constituye como indiqué una ventaja competitiva y debe de ser visto no desde el punto de vista financiero (rotación de inventarios) sino también desde el punto de vista de servicio al cliente (Fill-rate). ¿Es correcto que se incremente de 1 a 3 meses el inventario? Si, si ello nos garantiza una tasa de cumplimiento con nuestros clientes mucho mayor. También, es importante indicar que no solamente podemos usar éste tipo de análisis para querer cumplir todas las demandas del mercado. Sobre todo, en momentos tan complejos como se viven actualmente, esta herramienta es solo una del abanico que debe de tener un administrador de la cadena del suministro.