La expresión de la mujer era totalmente desproporcionada, pensaba el gerente de la tienda. Y pensar que, con haber realizado los inventarios cíclicos como se había planeado, todo estaría bajo control. Hubieran evitado darle la esperanza a la señora con sus dos hijos, de que los juguetes que habían estado buscando como desesperados por todos los almacenes de la ciudad, los tenían en existencia. Para que al final, cuando fueron a buscarlos al almacén, no los encontraron.

Situaciones como la descrita anteriormente, suceden una y otra vez en muchos establecimientos de juguetes. Pero en general, de productos de cualquier tipo, en la Ciudad de México y el mundo. La razón, es que a pesar haber automatizado el sistema de gestión de la compañía, éste no refleja al más mínimo detalle, las existencias que se tienen en el sitio, o inclusive, en los almacenes principales de la empresa. A continuación te presentamos una herramienta para evitar ésto.

¿Que son los inventarios cícliclos?

Los inventarios cíclicos son revisiones diarias que se efectúan sobre los productos físicos que tienes guardados en un almacén. De modo que, se logra hacer una comparación real entre lo que nuestro sistema de gestión dice que debemos de tener y lo que en realidad tenemos en nuestro almacén. Su objetivo final, es poder proveer a los usuarios del sistema de gestión la información precisa de las existencias en los almacenes.

Un indicador que debes de utilizar para medir tu efectividad en la gestión de inventarios, es justamente, el de la precisión de inventarios. Dicho de otro modo, con que efectividad logras que las existencias que se tienen físicamente, coincidan con las que se tienen en sistema. Lo mínimo que se espera, es que dicha precisión ronde el 99.5% o más.

¿Quién es el responsable de hacer los inventarios cíclicos?

El indicador de precisión de inventarios no es una tarea de una sola persona. Por el contrario, es un gran trabajo en equipo. Si el equipo encargado del almacén estuviera dividido en cuadrillas diferentes para entradas, salidas o verificación que se van turnando las responsabilidades, o es un equipo mucho menor (de 1 o 2 personas), todos deben de estar a cargo de realizar los conteos de inventarios cíclicos.

Sin olvidar que, también las demás áreas de la compañía deben de tener claro que éstas tareas suceden de manera recurrente y, por éste motivo, puede ser necesario pequeños compromisos de las áreas de administración de ventas o atención al cliente. Ésto porque, algunos sistemas realizan operaciones con las existencias de inventarios desde la captura de un pedido. Por lo tanto, es imprescindible que haya una clara intención de colaboración entre todas las áreas.

¿Quién es el mayor beneficiario de hacer los inventarios cíclicos?

Son cuatro grandes grupos, pero el equipo dentro de la empresa que más se beneficia de ésta actividad, ¡es toda la empresa! y lo describo:

· El equipo de almacén,

porque para surtir los pedidos que tienen pendientes, es muy probable que no pierdan tiempo en tener que verificar la existencia en caso de duda. Simplemente, encontrarán lo que esperan encontrar cada vez. Además, los conteos anuales se vuelven simples trámites y se minimiza el tiempo invertido.

· El equipo de ventas,

al no tener que volver con el cliente y decirle que fue un error en el sistema y que no había el producto realmente. De modo que, cuando van haciendo visitas a clientes y se hacen pedidos en tiempo real, no hay duda de lo que venderán. Para el servicio de tiendas en línea, esto es fundamental.

· El equipo de administración y contabilidad porque,

no hay forma de que los inventarios tengan un valor superior o inferior a la realidad. Por lo tanto, cuando se haga la revisión anual, fiscal o de auditoría, no habrán sorpresas. También, toda la estrategia fiscal que pasa por la administración de inventarios, tendrá mejor resultado.

· El dueño, los socios y/o consejo de administración,

notarán que las ventas se incrementan y la experiencia del clientes es mejor. Un negocio cuyo objetivo es hacer llegar productos físicos a los usuarios finales, con una buena ejecución de inventarios cíclicos dentro de su administración de inventarios, proveerá una experiencia muy superior.

Pero, sin duda, en éste mundo donde cada empresa debe estar centrada no en los beneficios que obtiene del mercado sino todo lo opuesto, el que más se beneficia es sin duda, el cliente final. Porque nunca llegará a la barra del cine a pedir un Icee de Cereza y el barista le dirá, solo tenemos de otros sabores (por poner un ejemplo).

¿Cómo es que puedo vender más haciendo inventarios cíclicos?

El tema de cómo mejorar la experiencia del cliente mediante una correcta administración de inventarios puede tener muchas vertientes, pero la más concreta es cuando tu cliente llega contigo y te solicita algo. Ahí es donde pasa toda la magia. Si cada vez, tu simplemente le entregas lo que espera y sigues con lo demás sin problemas, es probable que estés entregando una mejor experiencia al cliente que otras empresas del ramo.

Adicionalmente, cuando tu cliente compra consecutivamente las cosas que requiere y además, en lugar de perder el tiempo intentando confirmar existencias puedes ahondar más en sus necesidades. Es probable, que descubras muchas otras oportunidades que existen, pero que por falta de tiempo o calidad de tiempo que compartes con ellos, no has logrado capitalizar en los días que llevas operando. Finalmente, con todo lo anterior, podrás ir aprendiendo, acumulando experiencia y adecuando las existencias de tu inventario a las necesidades de tus clientes.

De ésta forma, logras mejorar la experiencia del cliente.

Tener siempre existencias de los productos que esperan tus clientes de tu negocio e ir complementándolo con productos o servicios (inclusive) que requieren adicionalmente a los que tu ofreces de manera tradicional, es una excelente forma de incrementar el monto promedio que tus clientes compran en tu negocio. Al mismo tiempo, de cubrir otras necesidades que en el pasado no podías solventar, porque no dedicabas tiempo a entenderlos mejor y adecuar toda tu empresa en consecuencia.

Para aprender a realizar un inventario cíclico en tu almacén, o mejorar mucho los que hoy haces.

Los inventarios cíclicos son muy simples de hacer en concepto, pero tiene que tenerse cuidado en los detalles para que sean exitosos. Cada caso, cada almacén, cada empresa, tienen cosas que los hacen diferentes y aunque la receta ya tiene nombre, las cantidades varían por evento para que al final, todos disfrutemos de los beneficios de ésta forma de mejorar tu administración de inventarios. Regístrate y comenta tu caso, seguramente encontraremos un camino sin costo para ti.

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Referencias.

Foto de Daria Shevtsova publicada en Pexel. Accesada el 03 de Febrero de 2020 en https://www.pexels.com/photo/woman-dream-portrait-happy-3326195/