Por el flujo de efectivo inconsistente, Leticia se levanta cada mañana con la misma preocupación de siempre, ¿Podré pagar todos los gastos del negocio, y además me quedará algo de utilidad? Es que Leticia, como tú requiere pagar cada mes los gastos de la casa y la familia. Además, de tener un ahorro ‘por si las dudas’ y para salir de vacaciones. Es un esfuerzo titánico el que deben hacer tu y Leticia, pero éste marco de referencia te ayudará para ponerte a trabajar en ésto de inmediato.
Determina la cantidad real de dinero que puedes retirar de tu negocio.
Lo primero, es realizar una revisión de tu estado de resultados y si toda la información de tu negocio se encuentra correctamente registrada dentro de la contabilidad de tu empresa, la manera de determinar la cantidad que puedes obtener es relativamente simple. Busca en el documento, el renglón de utilidad neta del negocio y ese será tu límite máximo de retiro de efectivo. Si sobrepasas ese límite, es muy probable que algunos de las actividades preponderantes de tu día a día se vean afectadas.
Si aparece en negativo, definitivamente no puedes hacer retiros porque lo que eso significa es que antes o después, deberás de poner más dinero para que tu negocio se siga manteniendo. Hay que ser muy cuidadoso con ésta revisión, porque el hecho de que haya una utilidad no significa que directamente puedes ya realizar retiros de efectivo, ponte a revisar los siguientes conceptos.
Cuando se trate de flujo de efectivo, empieza por asegurarte de cobrar todas tus cuentas.
Si tu negocio vende a crédito, pues asegúrate de que haya un área dentro de él que cobre las cuentas pendientes con tus clientes. De otro modo, significaría que deberías de confiar plenamente en que las personas que te deben te pondran prioritariamente a tí. Cosa que normalmente, no es así si todos siguen reglas más o menos como las que aquí se exponen.
Lo ideal, es que haya un grupo de personas responsables de la cobranza con tus clientes. Que exista un listado real y detallado de todas y cada una de las ventas a crédito no pagadas y sobre todo, una claridad en aquellos clientes que son regularmente morosos. ¿En realidad vale la pena vender a esos clientes según el contexto de tu negocio? La respuesta a ésta pregunta puede cambiar la vida de tu negocio y tuya para siempre.
Si bien cuesta mucho trabajo conseguir un cliente, es aun más difícil de deshacerse de un cliente que no persigue los mismos objetivos que tu, una relación ganar – ganar.
Prioriza el uso de tu flujo de efectivo, las compras y tus clientes.
En éste momento, ya debes de tener un análisis claro de los clientes que son buenos pagadores y los que no lo son. Por lo tanto, puedes ocupar ésta información para realizar una clasificación ABC de los productos y/o servicios que cada uno de ellos compran. También, es tu opción ya, clasificar a los clientes de éste mismo modo. La sugerencia aquí es que utilices al menos dos criterios para clasificar a tus clientes:
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Margen de utilidad.
Por ejemplo, un cliente categoría A podría ser en tu negocio aquel que te deja un porcentaje de utilidad de 15% y además te paga en menos de 30 días. Ésta claridad, es de suma importancia cuando aplicar pagos a tus proveedores y gastos en general. Ésto, porque lo que más te interesará será tener clientes tipo A y privilegiarás pagos de productos o servicios que ellos consuman. Haz lo mismo con los clientes tipo B y finalmente, los tipos C.
Para generar mejor flujo de efectivo, entiende tus ciclos de negocio y reduce su duración.
Hasta ahora, has logrado acumular información para entender numéricamente, los ciclos de tu negocio en términos de facturación y cobranza. Pero, el ciclo total de las actividades que concluyen en la generación del flujo de efectivo, no se circunscriben solamente a eso. Requieres conocer el ciclo completo de tu negocio, desde que haces un contacto comercial para ofrecer un producto o servicios a prospectos o clientes, hasta que finalmente éste te paga lo acordado.
En el artículo, análisis de los momentos de la verdad, se expone una metodología para lograr hacer un estudio que te permita determinar cuantas y cuales interacciones tienes con el cliente. Si adicionalmente, puedes realizar un conteo de tiempo pensando en los siguientes puntos importantes:
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Fecha de primer contacto.
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Cantidad de visitas promedio para realizar la conversión a cliente.
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Tiempo promedio de re-compra por cliente.
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Tiempo de facturación y aceptación de factura por el cliente.
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Rotación de cartera por cliente.
Con ésos tiempos, lograrás saber cuento tiempo te tardas en invertir en mercadotecnia o en tu equipo de ventas y éste te estará ofreciendo resultados. Por lo tanto, podrás realizar trabajos para reducir éstos tiempos. Así, podrás incrementar finalmente, tus ingresos de efectivo.
Asegúrate de tener bajo control la brecha de efectivo (Cash Gap).
Uno de los cálculos más importantes que debes de tener en tu negocio, es el de brecha de efectivo o el cash gap. La brecha de efectivo, no es otra cosa que el tiempo que transcurre entre tus ventas a crédito y que éstas son cobradas y tus compras a crédito y éstas son pagadas. La condición ideal es que ambos números sean idénticos. Pero, cuando los pagos los realizas a un tiempo más corto que tu cobranza, se genera una brecha de efectivo.
Más arriba, habíamos mencionado que no puedes retirar todas tus utilidades de un golpe solo porque existen y una de las razones, es éste indicador. Si el mismo, crece mucho es muy probable que la viabilidad de tu negocio se vea comprometida. La manera más simple de resolver éste asunto, es mediante la inyección de dinero (ahorros o créditos) para cubrir el cash gap y la aplicación inmediata de acciones correctivas que lo reduzcan hasta equilibrarlo.
Toma el dinero de tu negocio, pero no lo afectes y ahorra para dejar de preocuparte.
Como logramos revisar, es muy importante que siempre tengas en cuenta la brecha de efectivo y las utilidades de tu negocios. Por otro lado, también tienes que tener claridad en la manera en la cual aplicas tu dinero. La idea es que cada vez inviertas más en aquellas cosas que más dinero te generan y menos en las que no. Cuando logras el equilibrio de todas ésta variables en tu negocio, sin duda podrás ahorras y no tener que inyectar ese dinero al mismo, por lo que podrás tenerlo en tu cuenta y estar lista para todas esas cosas tan buenas que la vida tiene para tí.