¿Cuántas veces después de la resaca de las fiestas decembrinas y ya en enero del año nuevo, te das cuenta de que dejaste de hacer cosas importantes antes de que terminara el año viejo?

Estas cosas pueden ser tan simples como mandar un correo con los días de vacaciones o entregar tu presupuesto anual al 100%, o tan riesgosas como no haber hecho lo necesario para cerrar el ciclo fiscal en lo que concierne a tus responsabilidades. Recuerda, no importa el área que esté bajo tu responsabilidad (ya sea logística, producción, planeación, recursos humanos, etc.), todas tienen que hacer algo para cerrar las actividades de un periodo e iniciar con pie derecho el siguiente.

1. Realiza una revisión del mes de Enero del año viejo, ¿Qué no hiciste o hiciste a las carreras para el cierre de año?

Normalmente, todos los negocios tienen ciclos que se deben de cumplir semanal, mensual y anualmente. Por lo tanto, al regresar y hacer la revisión de lo que se dejó de hacer en Enero del año viejo, te servirá como una buena referencia para iniciar tu trabajo y garantizar que el cierre del año sea el mejor posible.

Lo ideal, es que revises cada uno de los procedimientos que tienes en tu área asignada, o si eres el CEO, de cada uno de los procesos de la compañía.

Una buena práctica es que puedas hacer un listado de éstos (en realidad, si seguiste una implementación correcta de los manuales operativos, deberías de tener un listado de cada uno de ellos y éste debería ser una consulta regular para ti) para poder abordar el tema de cierre del año de una manera más simple y sistemática. En ocasiones, tu única fuente de información pueden ser tus correos electrónicos, por eso es sugerido tener un par de años de respaldos de tu buzón de correo.

2. Haz un listado de todas y cada una de las cosas que identifiques como parte de tu cierre de año.

Con la investigación del paso anterior, lo que sigue es identificar claramente las cosas en las que debes fijar tu atención cada año. ¿Es pertinente hacer un documento especial para controlar el cierre de año en tu compañía? La respuesta corta es: ¡Sí!.

La razón es muy simple, una vez que hayas madurado el proceso, podrás dejarlo regado por doquier. Pero, como se puede suponer, alcanzar un grado tal de ejecución de actividades que suceden una vez al año como para no agruparlas en un documento especial, lleva muchos años. No es como otros sistemas que se repiten diario, e inclusive, varias veces en un día u hora.

Por lo tanto, debes de crear un documento especial que te sirva de base para un checklist que tengas claramente identificado y resalte de todos los demás manuales, procesos, procedimientos, instructivos, formatos, etc., que tengas en tu día a día.

3. Confirma que lo que haz identificado como parte de tu cierre de año, sigue siendo vigente para el año actual.

Hasta el momento, tienes una visión del pasado. Lo que corresponde, es que debemos de hacer una verificación que los eventos anteriores correspondan a la realidad actual. Mencionábamos al principio, que los negocios son cíclicos, pero no todos lo ciclos son iguales. La mayor parte de los cambios provienen de las siguientes fuentes:

  • Actualizaciones a las legislaciones vigentes que aplicarán para el cierre de año actual y difieren del pasado.
  • Cambios en la mezcla de productos.
  • Cambios en la estructura de clientes y/o proveedores.
  • Nuevos competidores o innovaciones en la industria.
  • Sustituciones o salidas del personal propio o de terceros.
  • Reestructuras o reingenierías.

Si bien, listamos algunas de las fuentes de variaciones, no son las únicas. Cada industria y empresa tendrán algunas particularidades que deben de evaluarse con detalle.

4. El listado final del proceso anterior conviértelo en un instructivo.

Es momento de estructurar bien toda la información que tienes hasta el momento. Normalmente, algunas actividades dependerán de otras para poderse realizar, y unas pocas serán totalmente independientes. Es por eso, que debes de crear un instructivo donde las actividades que son origen de otras sean las primeras en ejecutarse. Además, debes dejar notas en el mismo sobre cuáles son las revisiones especiales a las que se tiene que prestar atención.

Recuerda, éste documento solo lo revisarás un par de veces durante el año y quizá diario a lo largo de Diciembre. Por lo tanto, procura que tenga para ti, tus sucesores o colaboradores, toda la información necesaria para no perder de vista los detalles. Entre más tiempo le dediques a la elaboración de tu instructivo, más fácil será para ti y tu equipo ejecutarlo y, de ser necesario, convertirlo en un procedimiento.

5. Prográmalo en tu calendario, no lo dejes a la memoria y si puedes haz un procedimiento.

El siguiente paso es que vayas a tu calendario electrónico y lo programes para hacer una revisión en Octubre. De éste modo, tendrán al menos tres meses para darle forma al cierre de año tu equipo y tu. Además, procura que más de uno tenga ésta misma programación (si es que tienes al menos una persona a tu cargo) para que en caso de que por algún motivo el recordatorio fallara en uno, estarán otros que podrán recibirlo y hacer algo en consecuencia.
La mejor de las prácticas es que partiendo de éste documento, tengas un procedimiento elaborado, calificado y certificado sobre éste tema. El problema de algo así, es que luego resulta muy inflexible. La ventaja, es que habrá un área de calidad haciendo evaluaciones periódicas sobre el cumplimiento del mismo. Recuerda, lo más importante de todo ésto es ejecutar el conjunto de acciones que has plasmado en el documento que creaste. Si no lo hicieras, el trabajo completo será en vano.

El riesgo de no hacer todo lo necesario para terminar bien el año, es muy alto.

Evita cometer los mismos errores cada año, realiza la revisión, haz una lista y clasifica las cosas que cada cierre de año debes de ejecutar. Confirma que sigan siendo vigentes y programa su ejecución año con año. Procurando que más de una persona dentro del área o la compañía reciba alerta y/o recordatorios. De ser posible, procura crear un instructivo claro y ordenado. De preferencia, realiza un procedimiento auditable por tu área de calidad.

Con ésto, lograrás que mucha gente preste atención a éstas actividades anuales y las tengan presentes desde Octubre.

¿Quieres poder ejecutar un buen cierre de año a partir de éste momento?

¡No permitas que un mal cierre de año, dañe todos tus logros! Te pido que implementes lo aquí descrito. Sin embargo, si tuvieras necesidad de adaptarlo a tu realidad, no dudes en suscribirte y envíame todas las dudas que tengas. Así podemos ayudarnos todos a salir adelante.