“Debemos de iniciar la transformación digital de administración antes que sea más tarde, demasiado tarde”, fueron las palabras que retumbaron en tus centros por varios segundos después de que tu jefe, el CEO lo dijo de forma tajante. Más aún, cuando al irlas pronunciando volteaba a verte con esa mirada que ya sabias lo que significaba.

No te equivocaste, al cabo de unas horas fuiste convocada en privado para darte los detalles de la iniciativa que estabas a punto de liderar. Se trataba de algo simple en concepto: “Deberías garantizar la transformación digital de administración” de otro modo, terminará siendo un lastre para las demás áreas. Por lo tanto, no tenías tiempo que perder.

¿Cuáles son las áreas que comúnmente le reportan a la directora de administración?

Cada empresa es un mundo diferente, lo que significa que no existe una regla general de cuáles deben ser las áreas que pertenecen al área de administración. Sin embargo, por lo menos podemos pensar en las siguientes:

  1. Administración y mantenimiento de inmuebles. 
  2. Servicios generales y mantenimiento.
  3. Legal y asuntos regulatorios.
  4. Recursos humanos.
  5. Planeación y presupuestos.
  6. Contabilidad y finanzas.
  7. Auditoría.
  8. Tesorería.

Dependiendo del tamaño de la empresa, algunas de las áreas listadas anteriormente, pueden estar a cargo de un director especialista. Sin embargo, la mayor parte de las actividades de soporte para la empresas, serán agrupadas dentro de este grupo administrativo. También, cada una de estas divisiones de la empresa, deberán de estar dentro del plan de transformación digital de administración.

Los objetivos que la directora persigue al procurar una transformación digital de administración.

La imaginación nos puede llevar por muchos ámbitos, y la ceguera de taller por los peores posibles. Por lo tanto, antes de iniciar todos los análisis, de convocar a los proveedores y de hacer juntas con toda la compañía, define claramente tu objetivo. Recuerda que tu cliente debe de estar en el centro de todas tus decisiones. Si quieres llevar a cabo esta transformación digital de administración, solo para cumplirle a tus accionistas, es posible que estés tomando la decisión equivocada.

La experiencia de tu cliente, es la que debe de ver mejorada drásticamente con una iniciativa de este calado. Por lo tanto, todos los indicadores (o la mayoría) deben de apuntar en como es que el respetable, se sentirá más a gusto contigo gracias a este nueva forma en la que te relacionarás con el. En segundo plano, entonces si, entra la eficiencia de tu negocio y cómo al lograrla podrás garantizar la satisfacción de tus clientes. Si, siempre el cliente.

¿Qué significa la transformación digital de administración?

(Wikipedia, n.d.) “Es el cambio asociado con la aplicación de las tecnologías digitales en todos los aspectos” del área de administración. Dicho de otro modo, no solo es la implementación del ERP de la compañía, sea cual sea su alcance. Sino, va más allá al incluir cambios drásticos en la forma de operar, de diseñar, de producir, etc., dentro de tu compañía (o cualquier compañía).

La transformación digital de administración, es pensar en poner sensores en varios puntos de los inmuebles que estén conectados con una aplicación centralizada que monitoree esas áreas de interés. Inclusive, la inclusión de inteligencia artificial, para toma de decisiones de manera permanente. Pasa por la automatización pero termina siendo toda una nueva filosofía de operación.

¿Comprar servidores nuevos, servicios en la nube, lo que tenemos o una mezcla de todos?

Una parte fundamental, es que requerirás aplicaciones (software) y computadoras (hardware) en la que basarás la transformación digital de administración. Es muy probable, que al día de hoy ya tengas un ERP (o software de gestión – administración) en tu compañía. En el administras, cuentas por cobrar, por pagar, contactos con el cliente y proveedor, etc. Este es un buen inicio, pero no lo es todo.

Para sostener una cultura digital, requieres tener tus aplicaciones siempre disponibles desde cualquier punto que requieras (puede ser el mundo). En ocasiones, garantizar una disponibilidad permanente de las mismas significan inversiones muy grandes. Ese es el criterio de análisis para moverlas a la nube. Sin embargo, las comunicaciones no siempre son confiables, lo que justifica tener una instancia local.

Al tiempo, se ha demostrado que lo mejor es tener soluciones híbridas que compartan recursos en la nube y en sitio. Pero, no todas las compañías de software han resuelto este dilema.

No todo puede ser open source, ¿cuál es el mejor esquema de licenciamiento de software?

En términos, costo – beneficio, las soluciones open – source resuelven casi todos tus requerimientos para la transformación digital de administración. Pero, para el funcionamiento de una solución de alta disponibilidad, o con la disponibilidad suficiente para que tu empresa opere. Es posible que requieras más que soluciones de software libre.

Entonces, es en ese momento que tienes que buscar licenciamiento que se adecue a los requerimientos:

  • Procura que el costo del licenciamiento no sea alto (deja las grandes marcas de software fuera, busca alternativas).

  • Realiza cambios a tu organización para que la implementación de la solución sea menor (por más te digan que es una inversión, ¡no lo es!)

  • No compres licencias, de preferencia renta o adquiere suscripciones que cuestan una fracción de una licencia perpetua y que, año con año (inclusive mensualmente) puedes ir haciendo modificaciones.

Los tiempos de las licencias perpetuas que te cuestan miles (a veces millones) de pesos, ya son parte de la historia. Y todavía no llegamos al punto de las aplicaciones realmente, todo lo mencionado en este apartado es para que tus servidores prendan y puedas hacer que le instalen las aplicaciones que usarás.

Están las aplicaciones desarrolladas especiales para tu empresa o software ya existente adaptado a la misma.

Las aplicaciones que usarás tienen dos vertientes:

  1. Que las desarrollen personas dentro de tu compañía.
  2. Que sean aplicaciones que ya existan y las adaptes (o te adaptes a ellas).

La ventaja que viene a la mente de inmediato al leer la opción 1, es que puede ser la mejor alternativa pues dependerá de ti y se hará como tu quieras. Sin embargo, no es así. Toma en cuenta lo siguiente al hacer un desarrollo por cuenta propia:

  • Debes de tener a cargo, una persona extremadamente profesional y preparada en el ámbito de desarrollo de software. De lo contrario, no realizará correctamente las cosas y siempre dependerás de una persona, si ella falta, tus aplicaciones correrán riesgos.

  • Piensa en que necesitarás servidores adicionales (quizá también licenciamientos) para que sobre ellos, los programadores trabajen. Lo cual puede encarecer las cosas.

  • Tercero, si ya inventaron la rueda, ¿para que pagar para que la vuelvan a inventar?

Por lo cual, te sugiero que consigas aplicaciones que cumplan ciertos criterios transaccionales y que sean estables. Y solamente, realices algunos desarrollos para conectar actividades muy especializadas.

Diseña conceptualmente la solución que requieres para tu área.

Una vez que tuvieras ya montado todo lo anterior, es momento de pensar en que quieres incluir en el proceso de transformación digital de administración. Recuerda, se trata de diseñar la solución perfecta para tus clientes y tu empresa (en ese orden). En este momento, no es tan importante que conozcas a detalle todas las tecnologías. Por el contrario, es más importante que piensen en la experiencia de tus clientes y cómo será mejorada con la tecnología.

Dónde estén las principales frustraciones de tus clientes, tus debilidades con respecto de tus competidores, los requerimientos para crear un nicho, etc., es hacia donde debes dirigir todos las aplicaciones que hayas evaluado, los servidores locales o en la nube, el licenciamiento. Todo, debe de estar pensado en mejorar la experiencia de tu cliente y hacerte mucho más eficiente cada día.

Quieres ayuda para crear el plan de transformación digital de administración.

Referencias.