En todos lados lo podrás leer, los recursos humanos son fundamentales para una empresa, pero ¿estás apoyando realmente la planeación de la producción si tu eres la líder de esta área?
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¿Manejas una estrategia de largo plazo en tu área de recursos humanos?
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¿Qué tan estratégica es tu visión, qué tan lejos llega?
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¿Tienes tu claridad (y tus colaboradores) del tiempo y su administración?
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¿Están establecidos los objetivos a todos los niveles?
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¿Saben delegar y supervisar?
Después de vivir varias situaciones en diferentes empresas, yo creo que la mejor forma de hacer que las cosas sean mejores, es mediante la mejora continua de las competencias y capacidades de nuestros colaboradores. En tanto, la inteligencia artificial no se apodere de todo (y aunque lo haga), siempre habrá espacios para el trabajo y el error humano.
¿Qué es la planeación de la producción en pocas palabras?
En Wikipedia (n.d.) encontramos una definición clara “son los diversos métodos que se utilizan para sacar adelante la producción en una compañía o industria. Analizando los recursos requeridos de materiales y capacidad de producción, para servir las necesidades de los clientes.”
Más allá de la automatización que al día de hoy se logra con las poderosas aplicaciones planeación de la producción, justamente el rol de los recursos humanos está más presente que nunca. Porque los cambios, requieren que las personas estén más propensas a adoptar nuevas competencias y conocimientos (resistir menos al cambio).
Ese es el mayor reto y parte de la solución está en tus manos. Porque, según la definición vertida, los análisis necesarios serán más rápidos y diferentes cada vez.
El rol de recursos humanos en planeación de la producción es un estrategia a largo plazo.
Así es, por eso tenemos que empezar muy pronto. La razón es que los cambios organizacionales y de capacitación de los colaboradores de tu empresa no tienen los efectos totales esperados de inmediato.
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Por un lado, después de tomar la difícil decisión de sustituir a una persona o ingresar una nueva en un rol creado ad-hoc, está la curva de aprendizaje. Por muy profesional y preparado que sea la nueva persona, tiene que aprender cosas cómo saber moverse dentro de la burocracia de tu empresa, relaciones con los miembros del equipo, entendimiento de la estructura de la información, etc. Hay que trabajar en simplificarlo desde ahora para que el próximo año sea mejor.
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Por el otro lado, si estás buscando la mejora de tus colaboradores, el proceso completo toma tiempo. La capacitación no es inmediata, tampoco sus resultados. Desde la detección de las necesidades hasta el cerciorarnos de que la misma está surtiendo efecto pueden pasar de 3 a 6 meses. Después, presentar los resultados e iniciar el ciclo de nuevo. Pensando, en que hoy deberás estar capacitando para las necesidades de dentro de un año. Porque, puede que sean urgentes ya mañana.
El reto, es fenomenal, por eso la líder de recursos humanos de una empresa como tu, debe tener ojos y oídos (en buen plan) por todos lados.
La visión a largo plazo (más largo aún) del ti siendo la líder de recursos humanos, es fundamental.
La sugerencia, es siempre procurar ir varios pasos adelante de todo mundo. Para esto, la visión estratégica a 5 años te ayudará mucho.
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¿Cómo cambiará la empresa en los siguientes años?
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¿Qué demandará el mercado y la industria en ese tiempo?
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¿Cómo se adaptará la empresa a esas necesidades? Y,
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¿Cómo proporcionarás las herramientas organizacionales y de competencias a tus compañeros?
Por eso, el trabajo en equipo es tan relevante y tu involucramiento en el proceso de planeación de la producción se hace del todo vital. Un área de recursos humanos, en mi experiencia, requiere ser proactiva en todo sentido. Aunque no entienda de qué y porqué de la producción, es fundamental que si sepa las necesidades mediatas e inmediatas que sus responsabilidades demandarán de los equipos de trabajo. Por eso, participa en todo y procura abrir las puertas necesarias hasta ir entendiendo claramente. Actualiza seguido.
Revisa la estructura organizacional, los buenos líderes no pueden trabajar con mas de 6 reportes directos.
En el libro Extreme Ownership (Babin & Willink), los autores mencionan la importancia de tener claridad en la cantidad de reportes directos que una persona puede tener. Usan el ejemplo, de cómo a un exitoso ejecutivo le dieron más personal a cargo y su rendimiento bajó significativamente.
Pueden haber muchos motivos, pero hagamos cuentas, supongamos que el citado líder del ejemplo anterior, tiene disponibles 8 horas al día, cada día laboral. Si bien tiene una reunión grupal cada semana (junta de ventas), también debe dedicarle tiempo a cada uno de sus colaboradores. El mayor posible, porque fundamentalmente es su servidor (está ahí para facilitar su trabajo). Entonces, de las 40 horas disponibles el dedica:
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10% del tiempo a la junta semanal de ventas (desde la reunión hasta el reporte al CEO).
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Tiene 5 personas de reporte y cada semana les dedica 5% de su tiempo disponible a cada uno de ellos.
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Además, debe de trabajar otro 20% del tiempo en actividades propias de su puesto.
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Seamos optimistas y digamos que otro 30% de su semana se va en diversas reuniones con otras áreas.
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Un 10% de su tiempo lo dedicará a reuniones con clientes o proveedores.
El cálculo anterior, nos deja con 5% disponible de tiempo para este ejecutivo. Es decir, puede absorber a una persona extra a su cargo. Por lo que, si le agregan 2 o más, el resto de las actividades comenzará a sufrir.
Provee de las herramientas necesarias para gestionar el tiempo de ellos mismos y de los demás.
Parece muy simple, en la sección anterior hicimos un desglose porcentual de como invierte el tiempo nuestro ejecutivo ficticio. Parece una tarea simple, pero que tanto las personas de tu organización tengan la capacidad de hacer un reporte de este tipo depende de lo que han aprendido y de lo que estás dispuesta a proveer de apoyo para ellos.
Por lo tanto, una herramienta que debes de estar seguro de que dominan es la gestión del tiempo personal y del equipo. Aunque no creas, parece demasiado básico pero es una necesidad. En nuestro mundo de apps para todo, siempre está el factor humano en medio y hay que trabajar con el. Provee tanto las herramientas como el acompañamiento necesario para que el tiempo se administre de mejor forma y cada vez mejor.
Evalúa que el equipo de liderazgo operativo, tenga posibilidades de delegar y supervisar correctamente.
Yo creo que es mejor dar más información que no dar la suficiente. Por lo tanto, me parece que es muy importante que verifiques que todos los líderes puedan, sepan y quieran delegar. En todas las épocas, existen al menos dos perfiles de personas, las que delegan y las que acaparan todo para ellas porque creen que esa es la forma de que mantendrán sus puestos. Inclusive, en momentos difíciles como esta pandemia, procura garantizar lo más posible que todos tengan la confianza de enseñar a otros, de delegar.
Una vez logrado que esto suceda, lo que viene es que, además, puedan supervisar correctamente. No se trata de enseñarlos a micro administrar, sino de empoderar a sus equipos a obtener resultados mediante el uso de todos sus talentos. Dicho de otro modo, es importante fijar las reglas del juego y mejorar sus habilidades. Para que, dentro de este marco, ellos se muevan ágilmente a los objetivos y puedan revisar que pasa con ellos, sus equipos y entreguen cuentas periódicamente y con consistencia.
Procura que los objetivos de la empresa estén claramente definidos y socializados a todo lo largo.
El primero de los trabajos, es que promuevas con el CEO la generación de los objetivos estratégicos. En teoría, debería ser parte de los deberes de la dirección general. Pero, hay ocasiones que nuestros líderes son muy buenos en unas cosas pero no en otras. Yo opino que uno de los deberes del área de recursos humanos, es garantizar que el trabajo estratégico esté hecho y sea reportado a todos los niveles.
El segundo, es que todos los directivos y en general, los mandos medios y liderazgos operativos tengan su propia interpretación de los objetivos estratégicos, y que esta sea correcta. El punto relevante, es que tengas claro que todos tienen claro lo que deben de obtener y cómo se espera que sea entregado. Para un grupo operativo, quizá no es tan significante que se alcance una penetración de mercado de 80%, pero si esto significa una ocupación de planta de 87%, puede que les quede claro y se comprometan al 100% con la empresa.
Ahora más que nunca, recursos humanos es parte fundamental de planeación de la producción.
A lo largo del artículo, espero que hayas obtenido un par de momentos de iluminación, que se te prendió el foco, un AHA moment, que te cayó el 20 o como quiera que lo digas. De eso se trata todo esto, que conforme vayas leyendo puedas encontrar desde tu trinchera las soluciones a tu puesto y empresa en particular.
En ocasiones, es importante regresar a los básicos. Asegurarte que la organización entienda bien sus objetivos, para que entiendan el porqué de su trabajo, desde el primero hasta el último de los integrantes. Una de las habilidades más simples debe existir, por eso la administración del tiempo es tan importante. Y no olvidemos, que saber delegar y supervisar hará la diferencia para que las cosas se muevan bien y a un buen ritmo. Trabaja en esto con tu organización y a salir adelante.
No olvides la importancia de pedir ayuda si algo se te puede ir de las manos.
Referencias.
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Willink, Jocko & Babin, Leif (2018) Extreme Ownership: How U.S. Navy SEALs Lead and Win. MacMillan Audio.
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Wikipedia (N.D.). Planificación de la producción. Accesado el 9 de Febrero de 2021 en https://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_de_la_producci%C3%B3n
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Foto de The Coach Space en Pexels