Un proceso de compras debe de ser una herramienta que hay que utilizar cada vez que tu organización realiza una operación con quien identifiques como un proveedor. Dicho de otro modo, si tu empresa u organización es unipersonal, persona física con actividad empresarial, o persona moral requiere, para realizar sus actividades, de materiales, productos y servicios. Por lo tanto, entre más organizada tengas la forma en que realizas las compras, mejores resultados y más eficiente será tu uso del flujo de efectivo.

Variedades de proceso de compras

En éste documento, te será descrito un proceso de compras genérico. El cual, puedes modificar según los criterios que requieras para el tipo de industria específica en la que estés envuelto. Por ejemplo, si lo tuyo es la manufactura, el enfoque deberá de ser la existencia de materias primas para la producción y los servicios de maquila que adquieras de tus proveedores. Por otro lado, si tu negocio principal tiene que ver con los servicios, mayormente tus compras serán de más servicios y productos terminados. Y por otra parte, si tu objetivo como empresa está en la distribución de productos (retail), pues términos como perecederos, no resurtibles y básicos serán temas de todos los días.

Requisitos para que tu proceso de compras funcione.

Son varios los requisitos que requiere un proceso de compras para funcionar correctamente en tu organización, algunos de los más importantes son los siguientes:

1. Debe ser exhaustivo.

Lo que ésto significa es que toda la organización deberá de utilizarlo cada vez que requiera realizar una compra. Por lo tanto, no puede ni debe haber excepciones, por ninguna causa. Reitero, por ninguna causa. Y todos los bienes y servicios deben de haber sido catalogados previamente.

2. El área de compras debe ser la responsable final del proceso.

No importa el número de integrantes del área, y tampoco que tan especializados sean éstos. Lo que nunca debe de faltar es que los compradores sean los responsables únicos de comprar.

3. Exige mucha comunicación.

El área de compras de una compañía, no es la que más sabe de todos los temas. Por el contrario, se debe de especializar en ejecutar efectivamente éste proceso. Como consecuencia, se especializará en los productos y servicios más importantes para una organización.

4. Enfoque en servicio.

La razón fundamental del proceso de compras, es que describa como cada una de las entidades involucradas servirá a las otras, hasta obtener un beneficio en común (el producto o servicio adquirido en tiempo y con las características esperadas.

5. Claridad de responsabilidades.

Uno de los factores más relevantes del proceso son los niveles de autorización. Es por ésto que, debemos de establecer muy claramente quien autoriza que y cuando. Por un lado, para hacer trazable las compras que se ejecutan, pero también, garantizar que un paso específico no detenga reiteradamente todo el proceso y si así pasara, tomar acciones correctivas.

6. Actitud positiva hacia el proceso de compras

Éste es, quizá, el requisito más importante. Una proceso, cualquiera que éste sea falla porque las personas involucradas en su ejecución no están dispuestas a ejecutarlo. Tu enfoque debe ser averiguar ¿Cuál es la razón por la que una persona no estaría de acuerdo en ejecutar un procedimiento como éste?

7. Simple.

(Willink & Babin, 2015) “La simplicidad es la clave del éxito.” Es decir, un proceso de compras que sea muy complicado, será muy difícil de entender y luego de seguir. Como consecuencia, la gente involucrada tenderá a rechazarlo. Así, lo opuesto es lo mejor.

8. Compromiso de la dirección.

Por último, pero no menos importante, el proceso de compras (y todos los demás procesos, dicho sea de paso) deben de estar ampliamente respaldados por ti, máxima autoridad del área, empresa y/o organización. Si tu no lo respetas, nadie más lo hará.

El proceso de compras

1. Requisición de compra.

Todos y cada uno deben de tener acceso simple a un documento que se llama requisición de compras. Su objetivo es que cada persona que requiera algo para su operación diaria, complete éste documento y lo envíe a compras. Casi todos los ERPs actuales tienen éste tipo de documentos.

2. Autorización de la requisición de compras.

En ocasiones, alguna empresas muy reguladas o que llevan los presupuestos muy a detalle, solicitarán que el jefe inmediato avale la adquisición que el subordinado pretende realizar. De éste modo, se evita que le sea dedicado tiempo a algo que nunca iba a poderse comprar de cualquier modo.

3. Agrupación de las requisiciones de compras.

Ésta labor ya es específica del área de compras y otra vez, muchos de las aplicaciones de gestión comerciales incluyen la funcionalidad. De lo que se trata es, revisar todas las requisiciones de compras y sumar cantidades por cada producto o servicio. El final, podrás tener un acumulado de lo que deberás comprar por cada item, desde los lápices hasta el ultimo gramo de materias primas, pasando por insumos y servicios.

4. Solicitud de cotización.

En ésta etapa, deberás de solicitar a un número específico de proveedores, en un caso. Y a proveedores específicos, en otros casos, que te hagan favor de cotizar el total de bienes y servicios que ellos específicamente pueden abastecer (no debes de enviar a todos, todo. Deberás discriminar que productos o servicios deberá de cotizar cada proveedor). En ésta etapa, es cuando puedes realizar negociaciones a largo plazo y por volúmenes específicos para acceder a beneficios en precios y entregas.

5. Autorización de compra.

Anteriormente, en éste mismo proceso ya se había hablado de autorizaciones. Normalmente, aquellas se refieren a una autorización presupuestal de área. En éste caso, se refiere ya a una autorización por parte de una persona con el poder suficiente para contraer obligaciones con los proveedores. Es decir, ésta es la autorización definitiva y sin ésta no podrá ejecutarse la compra. Para ésta etapa, algunas empresas definen niveles de autorización mancomunados, o individuales hasta ciertos montos, o por ciertos conceptos. Para ti, lo importante es que debes de crear una tabla de quién puede autorizar qué. Respetarla y hacerla respetar.

6. Selección del proveedor.

Habiendo recibido todas las cotizaciones, lo que resta es realizar las comparaciones que amerite cada caso y tomar la decisión de a quien comprarle qué, cuándo, cuánto y cómo. Ésta es la parte con la que todos estamos más familiarizados, normalmente incluye una factura y un pago o una cuenta por pagar.

7. Recepción del pedido.

Sea un producto o un servicio, la recepción del pedido es crucial en el proceso. Ya que, en ésta etapa debes de, no solo recibirlo sino evaluar al proveedor. Con ésto, podrás obtener no solo un indicador cuantitativo por parte del proveedor, sino uno cualitativo para un proceso de mejora continua.

8. Búsqueda constante de nuevos proveedores.

El comprador profesional, sabe que, a menos que se haya negociado un contrato de exclusividad o la marca o producto sea específico de una empresa. En la mayoría de los casos, es posible encontrar más que un proveedor de un producto o servicio. Entonces, ésta es una actividad constante que debe realizar. No hacerlo, sería una definición de zona de confort.

Cierre del proceso de compras

Como puedes concluir, el ejemplo de éste proceso de compras debería ser la base para que tu puedas ejecutar un trabajo posterior y lo complementes con la realidad de tu organización. Muchos ejecutivos, dueños de negocios, CEOs, etc., se vuelven esclavos de sus puestos o empresas porque no pueden delegar correctamente. Ésta herramienta, tiene como objetivo permitirte entregar el control de ésta actividad al personal a tu cargo. De manera que, puedas volverte el líder estratégico detrás del proceso de compras.

Contáctame para implementar tu proceso de compras

He hecho artículos complicados, que pronto corregiré o complementaré para clarificarlos. Pero, si de alguno se que se requerirá un seguimiento posterior, se trata de éste. No dudes en contactarme, mi idea es que puedas implementar ésto de manera efectiva y práctica. Cabe destacar, por el momento y hasta nuevo aviso, cuando te pido contactarme, no es para venderte algo posterior. Simplemente, es por el placer de poderte ayudar y que puedas compartir lo que aprendiste, éste artículo y lo demás, con gente que sepas que lo requiera. Así profesionalizaremos aún más el mundo de los negocios en México.

Referencias.

Willink, Jocko & Babin, Laif (2015) Extreme ownership. St. Martin Press.

Wikipedia (n.d.) Cuenta por pagar. Accesado el 30 de Septiembre de 2019 en https://es.wikipedia.org/wiki/Cuenta_por_pagar

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