Cuando hablamos de mejora continua, estamos hablando necesariamente de un procedimiento estandarizado. Dicho de otro modo, una secuencia de actividades cuyo objetivo es mejorar los manuales mismos o, en general, la actividad de la compañía. A diferencia de otros procedimientos, de los cuáles el fin es un resultado específico, como por ejemplo, generar más ventas.

Origen de K.L. Ruin

Hubo una época en la que Kaleb era muy diferente a lo que conocemos el día de hoy. Cuando era adolecente, se comportaba como casi cualquiera de su edad. Conforme fue pasando el tiempo y accediendo a mejores grados en la escuela, de una forma empezó a perder la gracia que en algún momento tuvo. Cuando se graduó de la maestría, Kaleb Lin ya tenía en su haber una larga lista de comportamientos ambivalentes. Por un lado, lo catapultaban al éxito y por otro, lo hundían en el mayor de los fracasos.

En sus primeros trabajos, la mayor parte de la gente lo conocía como Kaleb. Conforme fue ascendiendo, terminó siendo el señor Ruin. El día de hoy, todo mundo lo conoce com K.L. Ruin. Un personaje que es muchos a la vez. Bien puede ser el encargado de ventas o compras, el de operaciones o producción. Toma diferentes caras y nombres que al final se resumen en uno solo, y éste es #KLRuin.

Nada ha cambiado vs. mejora continua.

Por la mañana, K.L. Ruin confirma que no ha habido ningún avance en la compañía en los últimos seis meses. Según su análisis, el área de operaciones no ha proveído ninguna solución a sus problemas. Desde mercadotecnia, sus esfuerzos se ven coptados porque no hay suficiente inversión. Y, desde ventas, resulta que nunca se proveen pronósticos correctos.

Como es de esperarse, siendo tu el Country Manager de la compañía, eres el responsable de asegurarse que la misma funcione correctamente. El CEO internacional de inmediato te busca para entender de que se trata la queja de K.L. Ruin. Te pide un reporte de las mejoras que han sucedido en los últimos 6 meses. Esto da pauta para agregar una nueva herramienta para tu #toolkit de #CountryManager, la mejora continua.

¿Qué es la mejora continua?

(Imai, n.d.) “Kaizen significa mejora. Más aun, significa mejora continua en la vida personal, en casa, en la vida social y el trabajo. Cuando se trata del centro de trabajo, Kaizen significa la mejora continua que involucra a todos, administradores y trabajadores.”

El mismo autor, ahonda en el tema refiriendo que la mejora continua no es una definición suficiente, sino por el contrario se debe de complementar con la mejora de cada una de las personas, cada día y en cada lugar (Imai, 2016). Por lo tanto, podemos concluir que la implementación de Kaizen en una compañía, es la implementación de un proceso de mejora continua.

¿Cómo implementar un proceso de mejora continua en una organización?

Mediante un procedimiento estandarizado que te permita definir claramente el área de mejora y sus soluciones. Sin olvidar que son las personas más cercanas al proceso que quiere resolver quienes pueden colaborar más para mejorarlo. Tampoco se debe omitir el compromiso de los más altos ejecutivos en el proceso. Finalmente, recuerda que es un proceso continuo por lo que se deben realizar cambios, madurarlos y volver a empezar cuando se requiera.

6 pasos para un procedimiento de mejora continua en las empresas.

1. Definición del problema.

De algún lado y con razón debe d vneier la frase popular que dice “El correcto planteamiento del problema es la mitad de su resolución.” A éste punto hay que dedicarle el tiempo requerido. Ésto no es cuestión de prisas sino de calidad, el proceso de mejora continua no es una carrera contra el tiempo. Por el contrario, es un maratón donde tu eres el único competidor y tu objetivo es llegar al final y con el aplomo suficiente para subir al podio, recoger la presea de primer lugar y poder dar el discurso de agradecimiento.

2. Recolección de la información.

Sabiendo de que va el problema, podemos abocarnos a recolectar la información relacionada al mismo. No te limites a información estadística, o numérica. De ser necesario, busca información de las Evaluaciones de Desempeño de la gente clave, encuestas de clima laboral, inclusive entrevistas con personal clave podrían dar resultado. Recuerda que eres el #CountryManager por lo que debes de tener en cuenta lo que debes de realizar tu y lo que deberán realizar los demás.

3. Identifica al personal clave.

En el camino de tu investigación para obtener la información que requerirá el procedimiento, pudiste conocer de primera mano al equipo fundamental relacionado con el área de oportunidad. Haz un listado de cada uno de ellos y la relevancia de los mismos dentro del proceso, si puedes adicionalmente, valida en persona la misma.

4. Establece el procedimiento a seguir.

En caso de que no exista, es muy importante que se defina un procedimiento para la ejecución de éste análisis. Lista las principales variables que serán analizadas, la metodología de discusión, como y quien revisará la información, como se presentará la misma, etc. La recomendación es que se haga una reunión inicial donde se defina y clarifique el problema a los involucrados y además se entreguen las principales variables. Posteriormente, un trabajo sesiones de trabajo a diferentes niveles para confirmar la información recolectada y su validez (ahora desde el punto de vista de los expertos). Una siguiente sesión, del grupo inicial que conjunte el diagrama de huesos de pescado o el mapa mental. Otra serie de eventos de trabajo donde se detallen los hallazgos. Éstos pasos anteriores se pueden repetir varias veces mas. Finalmente, la sesión de solución que describirá el problema, sus causas y las soluciones.

5. Ejecuta el procedimiento hasta obtener el resultado esperado.

Es decir, la resolución del área de oportunidad que ha sido discutida desde el principio de éste texto. El punto más importante para ésta etapa está en el moderador y aquí es donde el Country Manager entra en juego bien, siendo el mismo quien dirija o dando todo su soporte a la persona que se designe. En los dos casos, las habilidades más importantes están del lado de las blandas, que de las duras. Dentro y fuera del grupo que debe sentirse y ser bien liderado, la comunicación debe ser clara y sobre todo, el seguimiento al proceso es lo más importante. Desde su ejecución, hasta la implementación de los resultados, el líder debe estar al tanto de lo que sucede y asegurarse que suceda.

6. Dar seguimiento a los resultados.

Complementando el paso del procedimiento, es importante que posterior a la implementación de la resolución se hagan dos o tres verificaciones adicionales para validar que efectivamente el trabjajo se ejecuta como se solicitó. Además, que esta ejecución efectivamente esté dando los resultado estandarizados que se esperan, de lo contrario, deberá de realizarse el trabajo desde el punto donde estemos más seguros que esté correcto.

El día de la presentación de reporte de mejora continua.

Llega el momento, se inicia la videoconferencia con el jefe. Tu equipo ubicado en la sala de juntas en la Ciudad de México, Monterrey y Tijuana. Todos enlazados en una misma sesión con el HQ en Arizona. Describes el orden de presentación de cada una de las mejoras y cómo han influenciado los resultados de la compañía en un breve resumen.

Area de ventas

Posteriormente, es el turno del área de ventas con base en la Ciudad de México. El reporte describe las mejoras en la verificación de la información de los pronósticos. También, detalla la manera en que el equipo de ventas ha implementado validaciones con clientes. Por último, como solicitan al menos 3 meses de pronósticos a los clientes relevantes.

Mercadotecnia

Monterrey, describe la flujo de la inversión en mercadotecnia. Inicialmente, la estructura que se tenía hace 8 meses. Los datos analíticos que se han recabado en internet, por visitas de vendedores, las investigaciones de mercado hechas, y en las diferentes exposiciones. Concluyendo que si bien la inversión no ha aumentado, ésta si se ha enfocado mejor obteniendo mejores resultados.

Operaciones

Finalmente, desde Tijuana el encargado de supply chain, muestra la eficiencia de la cadena. Si bien no estamos en el punto esperado, la empresa se encamina hacia allá. Desde la implementación de la planeación de ventas y operaciones, se ve una consistente reducción de inventarios. Pero lo más importante, un incremento relevante en la eficiencia de toda la red de producción y distribución.

Conclusiones del reporte de mejora continua.

Con datos duros, logras demostrar que la empresa se encuentra en un proceso de mejora continua. Las tres áreas de las que se quejaba K.L. Ruin, se defienden solas. De cada una de la situaciones, hay un registro de mejora continua respaldado por mediciones y diagramas. En conclusión, logras demostrarle a el y al jefe que todo marcha hacia el objetivo estimado. El jefe te ve complacido, no duda de haber tomado la decisión correcta contigo y concluye su exposición pidiendo (como siempre) ¡un ritmo más rápido de mejora!

Referencias.

Imai, Maasaki (n.d.). What is Kaizen?. Kaizen Institute. Accesado el 25 de Marzo de 2019 en https://www.kaizen.com/what-is-kaizen.html#definition_kaizen

Imai, Maasaki (2016). Definition of Kaizen. Kaizen Institute. Accesado el 25 de Marzo de 2019 en https://youtu.be/vjzycXupydU