El gerente de sistemas (y software) te está buscando desesperadamente, desde la primera hora del día vez que te ha estado tratando de contactar. Finalmente, se pueden poner en contacto y te informa que en recepción está una compañía que va a realizar una revisión del uso del software de tu organización. Si bien no son la oficina de impuestos, parece que lo fueran o inclusive, un poco peor. Sabes que son malas noticias porque no has estado correctamente informado de las revisiones que ha hecho tu área de sistemas.
Para que ésto no te suceda te proponemos ésta simple guía para analizar tu software antes que sea demasiado tarde.
Confirma si tienes el mejor software de productividad para tu empresa.
Cuando tu objetivo es, sacarle hasta el último peso posible a tu presupuesto dedicado al licenciamiento de software, y buscas a un experto como yo lo hice, éste te dirá que tu primer paso es revisar si efectivamente lo que tienes es lo que necesitas para hacer más productivo tu negocio. Siempre que hablamos de una hoja de cálculo, pensamos en Excel. Pero, ¿sabías que un gran porcentaje de los usuarios comunes no requieren tener todas las características de ésta aplicación?
Efectivamente, son pocos los usuarios que ocupan las hojas de cálculo para crear archivos muy complejos con grandes macros y formulas ligadas y rebuscadas. Por lo tanto, antes de renovar tu suscripción o pensar en contratar nuevas licencias de tus aplicaciones de productividad, piensa en hacer un diagnóstico del uso que se les dan a las aplicaciones.
Con ésto, podrás verificar la cantidad de usuarios que pueden usar software libre y los que efectivamente, requerirán aplicaciones de paga.
Determina la cantidad de personas que ocuparán el software que definiste en el paso anterior.
Lo siguiente, es que determines el total de usuarios que realmente utilizarán las aplicaciones de productividad. Por ejemplo, dentro de una planta productiva es muy probable que haya varios turnos en el puesto de jefe de producción y cada uno de los turnos es ocupado por una persona (usuario) que además requiere usar las aplicaciones que están disponibles para todos. En éste caso, tendrías 4 usuarios y no solamente 1.
Lo más recomendable es que de tu listado de personal, se defina por persona o por puesto, los perfiles de uso que cada persona (puesto) tendrá y por lo tanto, sus accesos. Es decir, un gerente es necesario que tenga acceso al paquete gerentes de aplicaciones que incluye cosas como el ERP, correos electrónicos, suite de productividad completa, etc. Es importante definir éstos perfiles de usuarios, ¿la razón? Puedes ahorrarte miles de dólares al año.
De éste análisis, debes de obtener un total de usuarios que utilizarán el software en el que has venido trabajando.
Asegurate que cada persona tenga un equipo de cómputo donde pueda ocupar el software de productividad que has definido.
El siguiente paso, es definir cuantos equipos de cómputo están disponibles o deberían estar disponibles. Siguiendo con el ejemplo de los jefes de producción, normalmente cada uno de los jefes de producción de cualquiera de los turnos, utilizarán el mismo equipo de cómputo para acceder a las aplicaciones, el licenciamiento que puedes usar para éste equipo, es por dispositivo. De éste modo, el dispositivo y todo lo que tiene estará cubierto por las licencias que tengas.
Sin embargo, habrá personas que tienen acceso desde su computadora, el celular, la tableta e inclusive otros dispositivos. Para éstos, es importante que adquieras licenciamientos por usuario. Es decir, que le asignes una licencia a un usuario indistintamente del dispositivo que utilice. En los nuevos servicios en la nube, es muy común que prevalezca éste esquema. No obstante, siempre busca las letras chiquitas del contrato o de plano, pide asesoría al representante. Guarda por escrito su propuesta.
Voltea a revisar tus servidores y no pierdas de vista los usuarios y los núcleos de los procesadores.
Por alguna razón, las compañías de software tienen complicados sistemas para determinar el número de licencias que necesitarás para tus servidores. En algunos casos, el licenciamiento es tan simple como instalarlo en un servidor solamente y listo. Pero no es la mayoría. Ésto es así porque son los servidores los que más dinero le generan a una empresa (y también los productores de software quiere participar de ésto).
Microsoft, tiene lo que ellos denominan CAL (Client Access Licences). Oracle, las llana licencias por usuario (a algo similar) y otro de los grandes, SAP, también tiene su equivalencia. En definitiva, son permisos de acceso al software que cada uno te haya vendido para usarlo en tu empresa. Ya sean un ERP, correo electrónico o base de datos, no solamente tienes que pagar el poderla instalar en tu servidor, sino también acceder a dicha aplicación. Tenlo en cuenta.
Y cuando vas a contratar el licenciamiento del servidor, tienes que prestar atención en que si será por usuarios, CALs o nucleos. Normalmente, para empresas que darán acceso a sus servidores a muchos usuarios internos o externos, buscas las que sean por núcleos o procesadores. Para más pequeñas, por usuarios.
Revisa tus servidores, los usuarios, y los dispositivos móviles, cada pieza de software tiene sus peculiaridades.
Hasta el momento hemos revisado los siguientes tipos de licencias:
- Para los dispositivos (software de productividad como aplicación de correo electrónico, hoja de cálculo, procesador de textos, etc.)
- Para usuarios o dispositivos que acceden a servidores.
- Para servidores, definidas por núcleos de servidores o usuarios.
Pero existen muchos otros tipos de accesos, dimensiones y por lo tanto, formas de cobro. Conforme vas usando aplicaciones más complejas, ésta complejidad se va permeando hacia la valuación del licenciamiento. Por ejemplo, encontrarás licenciamiento por cantidad de documentos utilizados en un módulo de tu ERP, número de empleados que tienes en tu empresa, cantidad de técnicos de atención al cliente, cantidad de proveedores, etc.
Comprar y darle mantenimiento a tu software es una tarea básica del área de sistemas, asegúrate que sean expertos.
¿Cómo vas hasta el momento con el análisis del licenciamiento de tu empresa? Como comentamos anteriormente, cada vez que una compañía de software te haga una revisión tendrá el derecho de cobrarte el mal uso que estés haciendo de su licenciamiento. Es por ésto, que debes de aprender a usarlo de forma correcta. Lleva a cabo los análisis que aquí se presentan y ten en cuenta que tu área de sistemas debe de ser experta en el licenciamiento de las aplicaciones que van a usar, ¡capacítalos!
Como regla general, si es muy complejo muévete a otro tipo de software, de serte posible (casi siempre lo es). Como se mencionó al principio, mucho del software de las marcas conocidas tienen beneficios que no son explotados al 100% por los usuarios (costo de subutilización) y, en contra, un mal uso te puede costar dinero extra (costo de mal uso). Por ésto, se recomienda hacer los análisis que acá se presentan adaptados a la realidad de cada compañía para explotar tu software y no pagar más de lo que es correcto para todos, y evitar así que tu área de sistemas salga con gastos inesperados.