La Contabilidad base acumulada (CINIF, 2018) “también es conocida como contabilidad sobre una base de devengación, contabilidad sobre una base acumulada, o contabilidad sobre una base de acumulación. Su objetivo, es registrar transacciones, transformaciones internas, y eventos pasados que representaron cobros o pagos de efectivo, sino también, obligaciones de pago en el futuro y recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro.”

Fundamentos de una contabilidad base acumulada.

Para lograrlo, es de importancia máxima el que entendamos los conceptos de provisiones y estimaciones contables y como éstos pueden variar a lo largo del tiempo. También, es relevante entender que las variaciones que se refieren deben de ser reflejadas en la información contable que estás recibiendo para el análisis. No olvides que el objetivo fundamental de la información financiera es que puedas tomar decisiones y entre más calidad tenga el contenido de la misma, mejores serán las decisiones que tomes.

Rol de las estimaciones, provisiones y reservas en una contabilidad base acumulada.

Definiciones

(Calleja, 2014) “La estimación es un cálculo aproximado, razonable y basado en estadística, en experiencia o en evidencia de que el costo de un activo debe ser reducido. Las provisiones, deben utilizarse en el pasivo, ya que representan la aplicación del postulado de devengación contable y del postulado de asociación de ingresos con los costos y gastos. Las reservas que deben ser cuentas presentadas dentro del capital contable, es decir, separaciones de la utilidad de algún ejercicio para proteger más al capital.”

Contabilidad base acumulada comparada con la contabilidad base efectivo.

Muchos negocios, sobre todo aquellos cuyos dueños son startuperos, quienes son por primera vez dueños de un negocio o que no han tenido la fortuna de poder tener experiencia de negocios previa cometen el error de basar todas sus decisiones de negocios en la contabilidad base efectivo. Como lo describo en el blog Manejar bien tu dinero. Por otra parte, la contabilidad base acumulada incluye estimaciones, provisiones y reservas. Es así, que ésta contabilidad puede resultar significativamente distinta que la realizada con base a flujos de efectivo.

Un ejemplo de registro para contabilidad base acumulada.

A diferencia de la contabilidad basada en flujos de efectivo, la contabilidad base acumulada deberá reconocer los posibles ingresos, gastos y reservas que pudieran afectar el total del negocio. Para ésto usaré un ejemplo que muchas empresas no siguen con suficiente cuidado: “licenciamiento de tu software”.

El día en que compraste el primer licenciamiento.

Todos pasamos por éste camino. Justo después de que declaras que inicias operaciones estás seguro de que cumples el licenciamiento porque la única computadora que tiene tu empresa, es la tuya. Pero conforme va pasando el tiempo, ingresan nuevos miembros del equipo y de uno pasan a 10 luego a 20 y sucesivamente. Hasta que un día, te das cuenta que tienes 50 personas, cada una con computadora, accesando vía celular, tableta, laptop y otros medios. Todos al mismo tiempo, todos a las mismas aplicaciones.

Incumplimiento de las políticas de uso.

Normalmente, las empresas de software tienen contratos de términos de uso de software (licencias) que son extensas y difíciles de comprender. Lo que conlleva, es que es posible que se incumplan esos términos de uso. Pero lo más grave, que muchos de esos contratos que aceptas con el simple hecho de usar un producto, incluyen una cláusula que te obliga a permitir a los fabricantes a entrar a tus equipos de cómputo y revisarlos para ver que haz usado y cómo lo haz usado.

Buenas prácticas para manejo de licenciamiento.

La buena práctica consiste en que especialices a alguien de tu equipo en la comprensión y manejo del licenciamiento que estés usando. Posteriormente, que el junto con el resto de la compañía, realicen revisiones periódicas del uso del licenciamiento. Como resultado, obtendrás variaciones de posibles gastos por conceptos de software. Si tomas acciones correctivas, éstos gastos se concretarán porque comprarás el licenciamiento que requieres para asegurar el compliance de tu negocio en éste aspecto. Sin embargo, si optas no comprarlo y esperar a una revisión (cosa que no recomiendo), deberías reflejar éste gasto y deuda en el pasivo de la compañía.

El registro de una provisión (estimación) en la contabilidad base acumulada.

A lo largo de éste ejemplo, se puede determinar que cuando realizas el descubrimiento de un gasto por concepto de licenciamiento de software, crearás una provisión en pasivos y su respectiva contraparte en gastos. A su vez, este registro reducirá tu utilidad en el mismo monto calculado. Esta provisión deberá de mantenerse y variarse según se vayan tomando acciones correctivas; compra de software, eliminación de software, corrección de uso de software, etc.

El efecto de la contabilidad base acumulada en tus decisiones.

Quiero que te imagines éste escenario. Según tus cálculos de contabilidad base efectivo, tienes una utilidad de digamos $100,000.00 pesos. Y, te los gastas o reinviertes. Después, contratas a un contador que entiende todo esto a la perfección y te informa que no solo no tenías utilidades. Por el contrario, estabas en pérdida y todo ese dinero, que ahora ya no tienes en la cuenta del banco, lo necesitabas para el embarque que viene de Asia, que llegará dentro de 30 días. Puede ser que lo resuelvas con un crédito, ¿pero cuál es el punto de pagar intereses si pudiste evitarlos del todo?

Si quieres apoyo es temas como éste, no dudes en contactarme. Preguntarme no te costará nada y pudieras resolverte algunos problemas.

Referencias.

CINIF. (2018). Postulados básicos. En Normas de Información Financiera (p. 24). Ciudad de México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Calleja, Francisco (2014) Estimaciones, provisiones y reservas. Visión Financiera de Francisco Calleja. Accesado el 09 de Septiembre de 2019 en https://visionfinancieradefranciscocalleja.wordpress.com/2014/01/27/estimaciones-provisiones-y-reservas/