Análisis de presupuestos, es una de las mas importantes actividades que una empresa debe de ejecutar mensualmente. Primero, porque te permite evaluar el desempeño de la compañía en el último mes y compararlo con periodos anteriores. Segundo, es la herramienta que te va a mostrar la posición que hoy tienes con respecto al plan y realizar las modificaciones que correspondan. Y tercero, evaluar si los supuestos sobre los que se basó el presupuesto inicial, siguen siendo válidos y de no serlo, realizar los cambios adecuados.

¿Qué piensa K.L. Ruin del análisis de presupuestos?

No es muy difícil de entender que para éste proceso, nuestro enemigo favorito tiene una visión muy particular. Si bien sabe el valor que tiene llevar un registro claro del avance de la compañía, normalmente no le da el interés que requiere. Desde el inicio, propone cifras que no tienen ninguna lógica y se apartan de la realidad fácilmente. Justificando éstas decisiones en los requerimientos básicos de su área. Pero lo peor, es que considera a los presupuestos como algo fijo y etéreo.

Análisis de presupuestos mensualmente.

Sobra decir lo complicado que resulta realizar ésta actividad cada mes con K.L. Ruin como un participante obligado. Sin embargo, como Country Manager, tu deber es hacer que las cosas sucedan según los planes realizados. En caso de desviaciones, que se detecten y se tomen las acciones correctivas. De forma que siempre puedas reportar el correcto estado de la compañía. Por lo tanto, es tiempo de hacer algo directamente con K.L. Ruin.

K.L. Ruin se sorprende por tu acercamiento.

Sin duda, K.L. Ruin no se esperaba que finalizando la última reunión de presupuesto lo llamaras para evaluar su participación en ella. Aunque ya tiene un listado de objeciones a cualquier comentario que se le haga sobre su desempeño. En ocasiones, hasta pareciera que es un diálogo que ya tiene ensayado y que practica todos los días. Aunque tiene la gran habilidad de ocultarlo bajo un halo de grandesa, superioridad e ideas incomprensibles.

Pero es momento de enfrentarlo a la situación tal cual es. Por una parte, su falta de interés en el análisis del presupuesto, pone en entredicho el proceso mismo porque todos cuestionan el porqué deben de esforzarse si uno de los principales no lo hace. Por otra, la información que provee no esta correcta, actualizada o completa, por esa manía que tiene de esconder información o simplemente, por su incapacidad de comunicarla. Por lo tanto, hay una fuerte necesidad de cambiar las cosas.

Pero, ¿Cómo es el proceso de análisis de presupuestos que propones?

Siendo Country Manager, esta herramienta de tu #toolkit es básica, por varias razones. Como ya se dijo al inicio, pero sobre todo por una actividad en particular. Comprobar que los ejecutivos clave del equipo realmente se involucran en los procesos que corresponden y a los niveles que deben de realizarlos. La sesión de análisis de presupuestos, no es solo la revisión y presentación de resultados cualitativos, también es una pasarela para mostrar las habilidades de cada uno de los líderes y de sus equipos.

¿Qué es el presupuesto participativo?

Es el proceso presupuestario en el cual se ejecuta la creación del presupuesto por aquellos que se ven afectados por el. Es decir, es un acercamiento de presupuestos de abajo hacia arriba de la organización. Por lo que se pueden crear presupuestos más alcanzables. Apoyan la moral del equipo y su compromiso con las actividades de la empresa. Sin embargo, puramente un presupuesto de éste tipo no considera la visión estratégica de alto nivel, por ello la importancia de crear guías por parte de los directivos de alto nivel para los equipos de presupuestos (Bragg, 2018)

El presupuesto continuo.

Es el proceso de presupuestos que consistentemente agrega un mes al final del presupuesto actual. La función de éste proceso es que cada mes, exista una visión de 12 meses (hasta 18 es recomendable) de la empresa y como se van a enfrentar los desafíos. Es parte importante del proceso de planeación de ventas y operaciones, porque permite tener un fotografía del posible comportamiento que una empresa tendrá en términos de suministros y almacenamiento. Y también, evaluar los resultados de las inversiones a lo largo del tiempo (Bragg, 2018)

¿Cuál fue tu decisión para el proceso de presupuestos en tu compañía?

La decisión que tomaste para tu compañía, en consenso con el CEO global fue que el acercamiento de presupuestos tenía que ser una combinación del presupuesto participativo y el continuo. Porque, se requiere ver cada mes el avance y las modificaciones que se han venido haciendo para obtener los resultados requeridos por el consejo de la compañía, que no es fácil de complacer.

¿Cómo lograste que K.L. Ruin se involucrara en el proceso de análisis de presupuestos?

Nunca es fácil tratar con personas como el. Pero definitivamente, la negociación es una de las habilidades que has tenido que desarrollar a cada momento, por personas como el, entre otras razones. El acercamiento fue simple usando las siguientes preguntas:

  • ¿Qué son las cosas que quieres obtener en el corto plazo de ésta compañía?
  • ¿Qué beneficios obtendrías si logras que ésta compañía pudiera ofrecerte cada una de esas cosas o versiones distintas (más realistas) de tus requerimientos?
  • ¿Sabes que realizando las cosas como las realizas no te acerca sino que te alejas de obtener ésto que hemos hablado?
  • ¿Quieres mi ayuda para realizar cambios en la forma en que tu equipo realiza las actividades para el análisis de presupuestos mensual?

¿Qué paso con el análisis de presupuestos?

Afortunadametne para K.L. Ruin, en ésta ocasión, cedió de forma correcta en su actitud y puso todas sus habilidades a trabajar. Ese fue un mes de trabajo arduo. De inmediato se llamó a cada uno de los participantes y se les fue ofreciendo, de manera conjunta contigo, nuevos lineamientos. Cada uno de ellos, enfocado a obtener un mejor análisis de presupuestos. Se hicieron varias revisiones antes de tener el bosquejo y estructura del reporte que se esperaba. Al final, el trabajo recibió los frutos esperados. En la presentación al CEO y al Consejo, ésta vez decidiste que era momento de que K.L. Ruin presentara sus propios avances y fue un éxito.

Con ésto, llevaste a otro nivel la relación con el K.L. Ruin de ésta semana. Lograste demostrar que tus habilidades como Country Manager incluyen la negociación, pero sobre todo, el genuino interés por las personas, su desarrollo y el éxito profesional en su trabajo.

Referencias.

Bragg, Steven (2018) Continuous Budgeting. Accounting Tools. Accesado el 14 de Mayo de 2018 en https://www.accountingtools.com/articles/what-is-continuous-budgeting.html?rq=budgeting

Bragg, Steven (2018) Participative budgeting. Accounting Tools. Accesado el 14 de Mayo de 2018 en https://www.accountingtools.com/articles/what-is-participative-budgeting.html

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