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Administración del tiempo, dedícate a lo importante, lo más posible.

por Administracion0 Comentarios

Solamente, aquellas cosas a las que realmente les dedicas tiempo, son las que terminan dándote resultados. Te comparto una anécdota que lo ejemplifica perfectamente. En las últimas semanas, me he dedicado a apoyar a varias empresas en sus esfuerzos de mercadotecnia digital. Cuando iniciamos, no tenían indicadores que les permitieran ver que tan efectivos eran sus esfuerzos en cualquier tipo de marketing.

Conforme vamos avanzando y se van cumpliendo actividades, del cero que es el punto de partida para la mayoría, pronto empezamos a ver un crecimiento que si no acelerado, si sostenido. Eventualmente, se convierte el es fuerzo en una venta, luego dos y así hasta que ya es un canal de ventas estables. ¿Magia, ciencia astrofísica aplicada, oscurantismo? Nada de eso, simplemente encofamos a la organización en lo importante.

Define que es aquello verdaderamente importante.

Pocas veces, las prioridades de muchas empresas coinciden. Por lo general, cada una tiene un origen, una estructura, una infraestructura y los recursos específicos de ella misma. La historia que las llevó al punto en el que se encuentran, es diferente la mayor parte de las veces. Y si bien, muchas presentan problemas comunes, el camino de solución no es el mismo.

Hay que definir las prioridades fundamentales de la compañía:

  • El equipo humano que te acompaña en esta aventura, ¿es el correcto?

  • ¿Tienes un apalancamiento financiero suficiente?

  • ¿El flujo de tus productos y servicios está bien controlado y evaluado?

  • ¿Tienes suficientes actividades de promoción y venta funcionando de forma simultánea?

  • ¿Atiendes bien a tus clientes?

  • ¿Administras bien todos los recursos de la empresa?

Si analizas, cada una de las preguntas te ayudará a definir el desempeño de las principales áreas de tu compañía, ¿cuál es la que más te duele? No olvides que todas deben mejorar siempre.

Has una relación de todas las actividades que entrarán en la administración del tiempo.

A que le está dedicando tiempo tu equipo y tu, será lo que determinará el futuro de tu compañía. Una empresa tiene una cantidad finita de actividades, conforme aumenta la complejidad y tamaño de la compañía, también el número de actividades. No obstante, es fundamental que hagas una revisión exhaustiva de lo que cada persona hace.

Ya que tienes un listado respetable, verifica y empieza a realizar agrupaciones. Inclusive, las agrupaciones te pueden permitir identificar tareas que se duplican.

Es tiempo de contrastarlas contra tus prioridades, ¿qué tanto estás realmente trabajando en ellas y que tanto estás alejada de tus objetivos? Dependiendo de cada industria, empresa y las prioridades fundamentales las administración del tiempo es diferente en cuanto a que actividades serán las más importantes y cuáles estarán en segundos o terceros planos.

Es momento de hacer las clasificaciones, empieza por las actividades verdaderamente importantes.

Ya que escribiste y comparaste las cosas que haces, contra lo que deberías hacer, el trabajo más relevante empieza.

¿Estás ejecutando actividades enfocadas en tus prioridades?

Después de la revisión y hasta este paso, quizá descubras que nadie le dedica tiempo a ventas o investigación, cosas que te resultan fundamentales.

Establece una relación de actividades que son de la mayor importancia y que se deben de ejecutar por encima de cualquier otra en caso de duda. Inclusive, pueden ser actividades indirectas como la capacitación del personal de primera línea con tus clientes y así asegurar la calidad en el servicio.

Estas actividades son las que deberán dictar el resto de tu agenda.

Cada relación de actividades que generes, porque puedes ir agrupando usando criterios como áreas o responsables, son la prioridad para todos. Cualquier otra cosa, viene detrás. Esto, junto con tu idea de la experiencia del cliente, que suponemos debe ser la mejor, serán lo que priorizan el actuar de todo tu equipo.

Que no quede duda, si la caja del supermercado tiene 10 personas esperando pues abres para ir cobrando en tanto se hace el corte de caja de las demás, así dejarás siempre un buen sabor de boca.

Del resto de las actividades, identifica las que si debes de ejecutar y las que de plano eliminarás.

Una vez, bien firme en las cosas importantes, revisa el resto de las actividades. Lo que buscas en esta tarea es identificar las actividades chupa sangre. La relevancia de estas chupa sangre, es que si son muchas te terminarán matando. Por lo que, identificarlas y tratar con ellas es de suma importancia.

La causa principal de esas chupa sangre, son la necesidad de volver a realizar un trabajo. La máxima es hacer una sola cosa bien, cada vez. Cuando eso pasa, nadie va a sufrir posteriormente, pero si falla, las cosas van a ir mal en todos los sentidos posibles.

Las formas de eliminar estas actividades es buscando que no se deban ejecutar, identifica la causa raíz con un diagrama de Ishikawa o herramienta similar. En ocasiones, un simple control o automatismo en el proceso, elimina los problemas.

Hasta este punto, tienes tres grupos de actividades para tu administración del tiempo:

  • Las importantes,

  • Las que vas a eliminar,

  • El resto.

Concluye quién será la persona asignada a cada tarea, penúltimo paso de la administración del tiempo.

Una actividad hay que asignarla a un recurso particular. Es posible, que cuando llegues a este punto puedas haber encontrado automatismos, por eso no es directamente la asignación a una persona. Porque, quiero dar espacio a este análisis. Pero, al final todo debe ser responsable de un humano. Que debe tener nombre, puesto y recursos para ejecutar sus actividades.

Esto es lo más relevante de esta etapa. Porque, solamente así obtendrás reportes reales de la ejecución de todas las actividades que tu empresa requiere para salir adelante. Es importante mencionar, que hasta este punto, aún no estás seguro de que las cosas sucedan y si tienes un panorama claro de lo que se requiere hacer.

Lo siguiente es hacer un plan de trabajo y metas S.M.A.R.T.

Ponte a trabajar de inmediato, que la administración del tiempo solo sirve si se ejecuta.

Cuando todo lo anterior, lo pones en práctica mediante un plan de trabajo ajustado a fechas, las cosas van a empezar a cambiar para bien, o al menos, hacia donde hayas definido.

Los indicadores de los que hablamos en un principio, empezarán a mostrar cómo la ejecución va dando resultados o si no los da, será el factor de decisión para realizar cambios de manera inmediata. Conocer tu empresa o área a este nivel de detalle es de suma importancia. No se trata de microadministrar, sino de tener claridad en el rumbo y que el trabajo de todos nos lleve al sitio que esperamos.

Ponte a hacer esta forma de administración del tiempo y si te hace sentido, también pide ayuda.

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Referencias.

 

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