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Administración de proyectos en tu PYME, más aprendizaje que planeación

por Planeación0 Comentarios

A menos que seas una dueña de negocio con una certificación en administración de proyectos, debes de dejar esta actividad en las manos de una experta en el tema. El hecho, de que seas la persona de mayor experiencia o rango en la empresa, no te califica de inmediato como alguien capaz en este asunto.
La administración de proyectos requiere habilidades particulares, desde las metodologías que representan competencias duras, hasta las que caen en el ámbito de la inteligencia emocional. Por lo tanto, personas expertas en esta rama del conocimiento, tienen características muy particulares que debes de entender, aprovechar y capitalizar para tu PYME.

En el artículo en referencia, escribí una simple metodología que pudiera ser la manera mas básica para crear un proyecto. Para un sin fin de objetivos, una forma de trabajo de ese tipo, cumple con todos los requerimientos que se necesitan para crear y concretar iniciativas dentro de tu PYME.
Pero, ¿qué sucede cuando las cosas se atoran o, simplemente, parece que no hay una solución a los retos que enfrentas? Es necesario, cambiar tu punto de vista y el de todo tu equipo. Las personas, nunca hay que olvidarlo, son las que movemos las cosas. Por lo tanto, si algo está atorado, es que las personas no estamos logrando coordinar los esfuerzos de manera adecuada. Es ahí donde entra el Project Manager Professional, que no es otra cosa que alguien con la experiencia y las habilidades necesarias para hacer que las cosas sucedan.

La administración de proyectos (Definición y acceso a estas habilidades).

Existe una organización que ha desarrollado la metodología de administración de proyectos. Esta, se denomina Project Management Institute (PMI), y además de desarrollar estándares y formas de trabajo para esta área del conocimiento, también tiene a disposición de todo aquel que pueda pagarlo (y no son caros) diversas certificaciones para que directivas como tu, puedan tener a mano una serie de competencias muy útiles para que los negocios no se salgan de control.

Existen dos formas por medio de las cuales tu te puedes hacer de estas competencias:

  1. Puedes inscribirte, tu o alguno de los miembros de tu equipo, a los diversos cursos, diplomados y webinars que les permitirán prepararte para que en un futuro cercano, sean certificadas como PMP (Project management professional) o, alguna de sus derivaciones. 
  2. Conseguir nuevos miembros de tu organización que ya tienen estas competencias desarrolladas o en desarrollo. Como dato al calce, para obtener algunos niveles de certificaciones, es importante ir teniendo horas (o proyectos a cargo). Por lo tanto, puedes buscar ejecutivos que estén desarrollando las competencias, así les ayudarás a desarrollar su experiencia y ellos podrán proveerte sus competencias a un costo menor – ganar-ganar.
  3. Si de plano, tienes un buen presupuesto, lo mejor es contratar a una persona ya certificada.

Involúcrate en el diseño de cada proyecto, no renuncies a las oportunidades de aprendizaje.

En ocasiones, tenemos muchas actividades como para meternos en más trabajo. La sugerencia, date tiempo de estar presente en cada una de las sesiones de planeación de cada uno de los proyectos. Por lo tanto, una de las características que cada proyecto debe de tener, es que sea muy relevante para la organización. Por dos razones, tu estarás dentro de el y es posible que uno de los ejecutivos más caros de tu empresa también (el PMP).

Ahora, por un lado, una aclaración: “La sugerencia es estar en la planeación del proyecto no mircroadministrarlo”. Deja a los expertos hacer su trabajo. Por el otro, jamás debes de dejar abandonado un proyecto, por lo que será muy importante que acuerdes con el PMP, la forma en que irá reportando los avances y detalles de relevancia. Tu mayor reto será encontrar un balance entre tu intervención y el espacio que es necesario para que el experto opere correctamente.

¿Qué puedes aprender cuando participas en la planeación de cada proyecto?

Lo que sucede, cuando se inicia la planeación de un nuevo proyecto, es que hay que establecer un grupo de tareas (actividades) para conseguir un objetivo. Al hacerlo, sucederán cosas como:

  • Identificarás actividades que creías que todo mundo tenía claras y no es así.

  • Responsabilidades que nadie parece hacerse cargo de las mismas.

  • Quizá algo de lo más importante: cosas que ignorabas que tenías que hacer.

  • Competencias que no sabías que tu equipo tenía y otras que ignorabas que les hacía falta.

En fin, es como desmenuzar tu negocio e ir descubriendo que hay bajo cada siguiente pequeño fragmento. Deseo, que tengas muy claro el valor de ésto.

Hay que tomar acciones con cada uno de los descubrimientos.

Primero, quiero poner en evidencia que tu equipo de trabajo no debería de estar involucrado en más iniciativas que las que pueda controlar. Recuerda, que además de todos los proyectos que tengas en mente y se estén ejecutando, también deben de hacer sus actividades regulares. Por eso, es tan importante la administración de proyectos. Para que se establezca un objetivo claro y posteriormente, se obtenga el resultado dentro de un límite de tiempo.

Segundo, jamás es buena idea cancelar un proyecto para subsanar las carencias que este puso al descubierto. Sin embargo, si de plano vez que las cosas están muy graves, es muy probable que el objetivo de tu proyecto deba ser cambiado de inmediato, para dedicar todos esos recursos a subsanar los hallazgos.

Tercero, si dentro del proceso de la administración de proyectos, no descubrieras ninguna área de oportunidad, quizá el primer supuesto que mencionamos anteriormente, no se esté cumpliendo cabalmente.

Aprende a participar en el proceso de administración de proyectos de tu compañía.

El que seas la dueña de la empresa, o la ejecutiva más importante (o de las más importantes) no te habilitan como PMP (a menos que lo seas). En la mayoría de los casos, requerirás desarrollar esta competencia o, si la situación es de urgencia, entonces deberás adquirirla mediante la contratación de una persona especializada.

Y, ¿qué sentido tiene contratar a un especialista si no lo dejas hacer con libertad? – Pues ninguno. Entonces, por eso la sugerencia de que participes activamente en la planeación de los proyectos. No hay mejor mensaje a la compañía, que tu misma edifiques al PMP acompañando sus actividades. En el camino, aprenderás (inclusive recordarás) debilidades que tu equipo y compañía tienen. Finalmente, en cualquiera de los desenlaces posibles, la administración de proyectos te traerá buenos resultados.

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