Hay un grupo de hombres y mujeres en tu edificio, donde trabajas y donde tienes tu departamento, que te han salvado de más problemas de los que te imaginas. ¿Cuántas historias puedes contar al respecto? En algunas empresas u organizaciones, a éstos equipos se les conoce como Servicios Generales, y además resuelven muchas cosas que de otro modo te causarían enormes problemas. Te invito a conocer cómo le hacen.

1. ¿Qué es exactamente lo que hace el área de servicios generales?

El área de Servicios Generales, es la que agrupa muchas de las actividades que por su naturaleza provee servicios a todas las áreas y personal, inclusive a externos. En las plantas de manufactura, químicas, almacenes, producción, etc. también los llaman equipo de Mantenimiento.

Ésta última denominación, describe una buena parte de las actividades que realizan. Le dan mantenimiento a todos los equipos que hacen funcionar correctamente a un edificio, en general, a los inmuebles. Pero eso no es lo único, hay servicios que deben ser prestados a las personas que habitan edificios de departamentos, condominios horizontales, etc. A continuación describiremos algunos de ellos.

2. Servicios generales debe de supervisar los siguientes equipos (por lo menos).

• Sistema de agua potable.

  Que se refiere a todos los equipos, accesorios, instalaciones y mediciones relacionadas al suministro del agua que se ocupa para el consumo humano, de plantas y animales.

• Sistema de aguas residuales.

  Una vez que es utilizada el agua, debe de recogerse por medio de las cañerías y almacenarse en un sitio para su disposición final hacia el sistema público de residuos, o a un servicio de colección para su posterior tratamiento. También, si las instalaciones tienen el diseño, para la colección y uso de aguas de pluviales.

• Sistema de energía eléctrica.

  Este es uno de los más complejos porque, dependiendo del tipo de servicios que requieran tus inmuebles y la cantidad de personas que los utilicen simultáneamente, requerirás de diversas categorías de contratos de suministro eléctirco e instalaciones. Y es responsabilidad de Servicios Generales dar mantenimiento a la subestación (o punto de entrada), al sistema de energía ininterrumpible (UPS), a las plantas de emergencia, etc.

• Sistemas electromecánicos.

  Todos los grandes conjuntos habitacionales e inmuebles en general, requieren de bombas, esclusas, equipos para aire, elevadores, etc. Cuyo factor común es la existencia de un motor eléctrico que hace un trabajo mecánico al activarse. Bueno, cuando un motor se mueve requiere mantenimiento, y esa es parte del trabajo de Servicios Generales.

• Sistemas de aires acondicionados.

  Todo lo que se requiere para regular la temperatura y humedad del aire de un inmueble, también conocido como climatización. (Wikipedia, n.d.) “La climatización es el tratamiento de aire más completo, en la que se necesitan la mayor parte de los módulos existentes del aire acondicionado, para garantizar las condiciones del bienestar térmico de las personas.”

• Sistemas de seguridad.

  Cada inmueble ofrece un nivel de complejidad especial. Desde los muy simples, que no requieren de seguridad más allá de un sistema de video vigilancia y un extintor. Hasta los complejos que requieren equipos de RFID, ubicación interna, reconocimiento de imágenes, detección de humos, equipos automáticos anti incendios, etc.

• Sistemas de automatización e inteligencia.

  Los edificios más modernos, también requieren el entender, manipular, controlar y atender los sistemas de automatización. Ésto requiere de mucha más especialización del personal de Servicios Generales, porque tienen como apoyo sistemas muy complejos de soluciones integradas de automatización.

3. Los intangibles que el área de servicios generales debe de proveer consistentemente.

• Servicios documentales,

  como impresión, fotocopiado, digitalización y almacenamiento de documentación de la organización. También, su control y disposición.

• Ornamentación y ambientación.

  Son los que se encargan de que las plazas, edificios, casas, etc., se encuentren muy bonitos en todas las épocas importantes del año.

• Telecomunicaciones.

  Aquí puede haber debates, pero normalmente como ellos conocen las entrañas de los inmuebles, es mejor que sean quienes se encarguen al menos, de la parte de cableadoþara redes de datos. Pero, es común que sean los que se encargan de las comunicaciones celulares para el personal.

• Limpieza, jardineria y varios.

  Son servicios básicos para éste gran equipo que mantiene los edificios funcionando.

4. La planeación del mantenimiento evita accidentes, paros y molestias a los usuarios de las instalaciones.

La mayor parte de las veces, el equipo de servicios generales ha hecho muchas cosas de las cuales no te enteras y, ¡es así como debe de ser! Un correcto plan de mantenimiento, tiene como objetivo que se logren ejecutar revisiones y reparaciones programadas (mantenimiento preventivo y predictivo). Mientras que una mala aplicación lo que genera son reparaciones de emergencia (mantenimiento correctivo).

Para que todo sea paz y armonía entre el grupo de servicios generales y sus usuarios, es vital la comunicación y la previsión. Lo primero, porque cada vez que se requieran tiempos especiales para mantenimientos relevantes será necesario informar a todos. Lo segundo, porque deberá de ofrecerse varias opciones a los usuarios y al final, se optará por la mejor para todos.

5. Solicitar tu colaboración (y tu concederla) es fundamental para todos.

Para enfatizar el punto anterior, cuando el equipo de servicios generales solicite un espacio de tiempo para dar un mantenimiento relevante (ventana de mantenimiento) haz lo necesario para otorgarlo a la brevedad. De no hacerlo, pones en riesgo a todos.

6. El equipo de Servicios Generales debe de señalar claramente que está trabajando en un área.

Si tu eres el responsable del área de Servicios Generales o te encuentras trabajando en ella. Recuerda, la comunicación es lo más importante para que todo suceda de la mejor manera posible. Y, el mundo de las señalizaciones de seguridad, nos ha puesto el camino más fácil para todos. Es muy importante, que tengas suficientes señalizaciones para cada una de las actividades que realizas.

Sin embargo, no necesariamente cada uno de nosotros somos expertos en el significado de cada uno de los íconos que tenemos enfrente. Por lo tanto, es imprescindible que cada uno de los miembros del equipo conozcan y ocupen los señalamientos. También, es tan importante como lo anterior, que puedas difundir la cultura de la seguridad en cada una de las personas que interactúan con tu inmueble. Y es ahí donde el siguiente tema tiene todo que ver.

7. La capacitación y la experiencia son fundamentales para el área de Servicios Generales.

Por un lado, debes de hacer reuniones regulares, panfletos e infografias que estén distribuídas a lo largo, ancho y alto de los inmuebles que controlas. Las primeras, para recordarle a cada una de las personas las acciones a tomar en caso de emergencia y practicar los simulacros para evacuación. Las imágenes y gráficos para crear una consciencia muy clara que todos somos responsables de procurarnos y que los equipos de servicios generales, nos liderarán y debemos de escucharlos.

8. (Bonus) Seguridad no es solo el personal de vigilancia, también los hábitos de todos dentro de la oficina.

Por último, pero no menos importante, es el equipo de seguridad. En ocasiones, son los menos populares de todos o por el contrario, los que más. Todo depende de un gran liderazgo. Cuando se trata de poder estar seguros dentro de un inmueble, ellos pueden arriesgar mucho y por eso, debemos de poner nuestro granito de arena para que cada persona, equipo u otros, que entra y sale de nuestros inmuebles sean sujetos a ciertos tipos de control.

Trabaja siempre en equipo con servicios generales.

Como pudiste darte cuenta, el equipo de servicios generales es fundamental para la correcta operación y seguridadm lo que evitará accidentes sistemáticamente dentro de tus instalaciones. Éste equipo, tiene a su cargo hacer más segura la planta, los edificios y, en general, los inmuebles; no sólo mediante el personal de seguridad y vigilancia. También, revisando y dando mantenimiento a cada cosa que, de otro modo, se gasta por el uso y puede convertirse en un riesgo para todos.

Ten en cuenta que la seguridad en nuestros lugares de trabajo, habitación y esparcimiento, si bien son responsabilidad del área de servicios generales, también somos todos los que asistimos, trabajamos, visitamos., al seguir lineamientos, los que aseguramos la seguridad y evitamos accidentes.