Los workflows (flujos de trabajo), es una manera de automatizar las actividades que a simple vista pudieran parecer no automatizables. No puedo garantizar que el origen del workflows sean las buenas prácticas. Pero no cabe duda, que existe una relación intrínseca entre estos dos conceptos. Casi puedo concluir sin error, que ahí se origina la industria de las certificaciones (como ISO).
(Wikipedia, 2019) “Por mejores prácticas se entiende un conjunto coherente de acciones que han rendido buen o incluso excelente servicio en un determinado contexto y que se espera que, en contextos similares, rindan similares resultados. Dichas ‘buenas prácticas’ dependen de las épocas, de las modas y, por esto último, es posible que algunas resulten contradictorias entre ellas mismas.”
El problema de workflows con K.L. Ruin.
Sucedieron muchas cosas para llegar al punto en el que se encuentra tu organización. Para empezar, se decidió que era pertinente hacer una evaluación de la ejecución de todas las áreas. Se midieron todas las variables que se creyeron pertinentes. Y se estableció con esto un punto de partida.
El siguiente paso
era implementar los cambios que el análisis de la información
obtenida sugería. Había algunos casos en los cuales las
modificaciones eran de la forma de medición. En otros tantos, había
que cambiar algunos equipos, o configurarlos de formas diferentes.
Sin embargo, la mayoría requerían que las personas realizaran
alteraciones en la manera en la que realizaban su trabajo.
Oposición de K.L. Ruin a las mejores prácticas.
Cuando tocó el
momento de implementar con K.L. Ruin, te topaste con una pared. Nunca
hubiras pensado que reaccionaría así. Lo primero fue descalificar
la mejores prácticas porque su área es diferente.
Inmediatamente después, predisponer a su equipo a no cooperar con el
equipo de mejora continua, a cargo del proceso. Por último, realizar
reuniones cuyo único objetivo era obstaculizar ésta iniciativa.
Objetivo del proceso de implementación de
workflows.
Tu objetivo como
country manager de la compañía con la iniciativa de mejores
prácticas era muy simple. Querías lograr que la empresa funcionara
de manera mas eficiente, predecible y rastreable. Nunca pretendiste
atacar un coto de poder, ni dañar la percepción que la compañía
tenía de una persona en particular. Sin embargo, nuestro K.L. Ruin
del momento no lo entendió así, creyó que el workflows para su
área estaba dirigido en su contra.
Al intentar hacer
coincidir las mejores prácticas de tu industria con las de la
compañía a cargo lo que procuras es mejorar los resultados de la
misma. Si es posible que se eliminen cotos de poder, porque a veces
los flujos preestablecidos fueron diseñados así. También, es muy
factible que las personas se sienten atacadas, por eso tienes que
tener una comunicación directa y franca con todos. Pero, ¿Cómo
reaccionar cuando un miembro medular de la organización se vuelve en
un dolor de cabeza?
Un gran sacrificio por el bien común del
workflows.
No existe una sola receta, ni una sola respuesta, pero podemos utilizar como referencia a Cliff Oxford (2012) quien sugiere que el mejor camino para deshacerte de un “Brilliant Jerk” es deshacerte de el lo más rápido posible. Aun cuando sea quien más sabe de la compañía. Inclusive si fuera parte del equipo de fundadores de la idea, hay personas que no deben estar en algunos equipos. Simplemente, no son para ellos.
Luego, es parte de
las mejores prácticas ir quitando del camino los obstáculos dentro
de la organización. Por lo tanto, como Country Manager, lo tienes
muy claro. En ésta ocasión, y muy a tu pesar, deberás de sacar al
K.L. Ruin del momento de la organización. Hay cosas que se pueden
tolerar, pero otras que no es posible.
¿En que terminó la aventura del workflows?
Después de un par
de meses de la partida de K.L. Ruin, la implmentación se concluyó
sin problemas. Del equipo de éste último encontraste un par de
personajes dispuestos a tomar responsabilidades. Al final, hubo que
decidir por uno de ellos, pero su perfil fue tan correcto que uno de
ellos declinó seguir en el camino.
Los flujos de
trabajo, han venido estandarizando la forma de trabajo de la
compañía. Una de las principales negativas de K.L. Ruin, era el
seguimiento documental que se realiza ahora con una solución móvil
instalada en los celulares de las personas. Todo se registra y es la
misma plataforma, la que ayuda y recuerda a los equipos que es lo que
sigue. De éste modo, la empresa mostró que un cambio positivo es
posible y muy notorio. No solo por quitar los obstáculos, sino con
la convicción de que un equipo que coopera entre sí, es mejor que
un solo individuo que no va al mismo sitio que los demás.
Referencias.
Wikipedia (2019).
Buenas prácticas. Accesado el 08 de Abril de 2019 en
https://es.wikipedia.org/wiki/Buenas_pr%C3%A1cticas
Oxford, Cliff (2012)
What Do You Do With the Brilliant Jerk?. You are the boss: The art of
running a Small Business. Accesado el 08 de Abril de 2019 en
https://boss.blogs.nytimes.com/?module=BlogMain&action=Click®ion=Header&pgtype=Blogs&version=Blog%20Post
Rawpixel.com (2019)
Man laughing beside computer. Descargada el 08 de Abril de 2019 en
https://www.pexels.com/photo/adult-chill-computer-connection-450271/