Esta semana realizarás una revisión de las bases de datos que se tienen en tu compañía. Aunque pareciera que siempre requieres tener un estímulo externo para actuar en consecuencia, y ese normalmente viene del K.L. Ruin. La verdad es que no es así. Cuando estás convencido del proceso de mejora continua siempre existe una buena razón para hacer algo mejor.

La semana ha sido tranquila, K.L. Ruin no ha dado señales de vida aún. Puede ser que se esté reagrupando después de las últimos acontecimientos juntos. Cuándo usando tus habilidades de Country Manager lograste:

• Identificar intereses de clientes gracias a la Inteligencia de Negocios.
• Liderar un importante proceso de Evaluación de Desempeño o,
• Mejorar las áreas de ventas y atención al cliente gracias a sesiones de Lluvia de ideas.

Ejecutas la reunión con los equipos de todas las áreas para hacer un inventario de bases de datos. Quieres conocer el total de información que se genera dentro de la compañía. La forma en que ésta es almacenada y cómo se utiliza la misma junto con los procedimientos de ejecución.

Es en ese momento que te enteras de que K.L. Ruin está de vacaciones. Deseas que no vaya a ser ésta reunión motivo de controversia con el. Aunque se había planeado desde el inicio del año siempre. Con el personaje, todo puede ser un motivo de controversia.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es según Wikipedia (n.d.) “un conjunto de datos organizados, generalmente almacenados y accesados por medio de una computadora”. Yo quisiera ir más allá, dejando la definición en la primera parte solamente “un conjunto de datos organizados”.

No por otra razón que no sea el intentar abarcar tanto como se pueda. Las bases de datos existentes dentro de una compañía pueden tener caras muy diferentes.

¿Científicos de datos y bases de datos?

Definitivamente es una dúo que nunca debe de estar separado. Si bien pudieras encargar la administración de los datos a un DBA (Database Administrator), el no es quien debe diseñar las bases de datos. Lo ideal, en éstos tiempos digitales, es que tu científico de datos de confianza colabore en el proceso. Porque será al final éste, el cliente principal de la información que esté almacenada en dondequiera que se haya definido su almacenamiento.

¿Bases de datos relacionales o no relacionales?

¿No lo sabes? Pues no, y no deberías saberlo. Hay muchas variables que se encuentran detrás del montaje de un sistema de bases de datos. Por ejemplo, cuál será la tecnología que utilizarás en tu sistema de bases de datos. Cómo accesarás a la información y como la explotarás. Quién generará la información y quien validará que la misma esté correcta y un largo etcétera.

Todo lo anterior, es una responsabilidad de tu DBA, tu área de sistemas, el científico de datos y probablemente, los equipos y personas que generan y explotan la información. Lo que resulta relevante en éste apartado es entender que las bases de datos sin la tecnología, probablemente sean un desperdicio de tiempo, ¿recuerdas la Inteligencia de Negocios? Por lo tanto, tu debes de estar seguro de que el análisis comprenda la generación de la información, su validación, el almacenamiento y la explotación de la misma.

¿Sobre que puedo hacer una base de datos?

La respuesta simple es: “sobre todo”. Pero la realidad es que no es bueno generar información de todo y por cualquier motivo. No es por cuestiones de espacio de almacenamiento en el disco duro o falta de capacidad de procesamiento. El objetivo aquí es verlo todo desde el punto de vista del visionario de negocio. Es por eso que las bases de datos que se generen deben de tener una relación correcta de costo beneficio. También, deben de proveernos puntos de vista diferentes a los cotidianos, de situaciones comunes.

La automatización en la generación de la información es un punto importante y las razones son varias. Primero, es que cuando automatizas se estandariza la generación de la información y por lo tanto, solamente debes de hacer una validación al principio (los ERPs como los de SAP u Oracle son un ejemplo común de ésto). La segunda es que reduces el costo de la generación de la información. Y por último, puedes generar grandes cantidades de información.

No todo podrá ser automatizado y es aquí donde entra el factor humano, su intensidad y costo para la generación de información. Debes de dedicarle recursos a calificar los temas sobre los cuales se generará la información. Posteriormente, vas a tener que establecer la forma en que será registrada la información. Por último, habrá que hacer diversas validaciones para asegurar que la información es correcta en todas sus dimensiones.

¿Qué voy a hacer con tantas bases de datos?

Lo que se debe de hacer con toda la información: ¡Explotarla! Voy a utilizar un ejemplo para intentar describir éste punto. Imaginemos que una de los objetivos de nuestro equipo de creación de bases de datos fue entender mejor el comportamiento de nuestros clientes. Es por ésta razón que las bases de datos fueron creadas de forma tal que cada cliente está presente en cada una de las bases de datos.

De éste modo, podrás saber las opiniones que cada cliente emite en redes sociales sobre tu producto. También, conocerás las evaluaciones que le da a cada uno de los pedidos que recibe. Por otro lado, los resúmenes de las conversaciones que se han sostenido con el y el origen de cada una, etc. ¿Imaginas la clase de análisis que podrás generar con información de éste tipo?

Reunión de cierre de la iniciativa de bases de datos.

La reunión final de ésta iniciativa es muy diferente a lo que todo mundo esperaba. Por un lado, cada una de las áreas presentó un documento que detallaba toda la información que generan en su día a día. Posteriormente, tu científica de datos identificó y definió los ejes principales sobre los cuales se analizaría la información. Por último, se establecieron los recursos que se requerirían para poder lograr que ésta iniciativa pudiera llegar a buen puerto.

Será la consecuencia de las vacaciones, pero K.L. Ruin llegó un un gran ánimo a la reunión. A lo largo de la reunión estuvo activamente preguntando de los alcances de la información actual. Pero no solo eso, sino que sugirió ir más allá en algunos de los temas tratados. Inclusive, se acercó a ti para congratularse contigo. Ésta fue una de esas semanas en las que todo fluye bien.

Referencias.

Wikipedia (n.d.) Database. Accesdo el 05 de Marzo de 2019 en https://en.wikipedia.org/wiki/Database

Pexels (n.d.) Accesado el 05 de Marzo de 2019 en https://www.pexels.com/photo/office-working-app-computer-97077/

Morillo, Cristina (n.d.) Woman in black coat. Accesado el 05 de marzo de 2019 en https://www.pexels.com/photo/woman-in-black-coat-1181346/