Administración del seguimiento.

Introducción.

La administración definida de la manera más simple posible es (Wikipedia, 2018) “La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, integración, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible”. Por otro lado, seguimiento es (DRAE, 2018) “La acción de dirigir algo por camino o método adecuado, sin apartarse del intento.”

Por lo tanto, puedo definir Administración del seguimiento como: “la planificación, organización, integración, dirección y control de los recursos con el fin de obtener el máximo beneficio posible usando el el método adecuado consistentemente.”

El método adecuado de seguimiento.

Tomar notas es básico.

Cada quién, ocupará las herramientas que crea pertinentes según su generación u origen histórico. En lo personal, he logrado utilizar más eficientemente una libreta u hojas blancas (muchas veces reciclándolas) para tomar notas mientras estoy en una reunión, una conferencia telefónica o videoconferencia. El punto es, que debemos de tomar notas de las ideas importantes.

Hablando de metodologías para tomar notas, van desde el regular renglón escrito continuo (prosa), utilizando variantes de colores o tamaños y tipos de letra (negritas, subrayadas, tachaduras, etc.) hasta mapas mentales o cuadros sinópticos y tablas o esquemas de diversos tipos. El punto es: ¡TOMA NOTAS!.

Después y antes de terminar tu comunicación con otras personas o de revisar los pendientes que tienes en tus notas, debes de dejar claro el siguiente paso. Debe estar claro para tí, e idealmente, para la otra parte, la que va a ser objeto de un seguimiento. Mi sugerencia, es poner un párrafo final que sintetise el motivo del contacto, por ejemplo: “Debo de comunicarme con Arial, S.A. de C.V., el próximo lunes para verificar que la entrega del pedido No. 3343, se haya concretado según el listado de verificación del 23 del mes corriente.” o “El prospecto requiere que cambiemos la propuesta, en lugar de hacer una tarifa plana por un periodo específico, nos proveyó de los nuevos datos en la hoja anexa, y debemos de ajustar la propuesta a una tarifa por pieza entregada.”

La comunicación no es lo que dices, sino lo que obtienes de lo que dijiste.

Por lo tanto, si no estas obteniendo los resultados que esperas, probablemente, no estes comunicando claramente lo que deberías de estar haciendo. Por lo tanto, no deberías de limitarte a un solo medio cuando estás tratando de comunicar algo. No sabes la cantidad de veces que un subordinado, par, jefe o coachee me ha dicho que la gente debe de acostumbrarse a revisar su correo, de modo que ella (el) ya envió el mensaje por ese medio y espera que se conteste. Normalmente, no reciben respuesta. La sugerencia es siempre, busca obtener una respuesta, dicho de otro modo, manda el correo pero confirma por mensaje de texto o llamada telefónica.

Antes de cambiar de tema, define de inmediato el momento del siguiente paso y ponlo en tu calendario o agenda de preferencia. Porque cuando somos gente que tenemos diferentes actividades, muchas veces si en el momento no terminas lo que iniciaste y lo cierras con una frase concreta que te sirva de referencia para la siguiente ocasión, puedes perder el hilo de la conversación y por lo tanto, tu comunicación y el resultado que buscas, se verán disminuidos.

Resumen del método de seguimiento.

1. En cada interacción con otros, toma notas.
2. Cuando termine la reunión, revisión, conversación, etc., define claramente cual es el siguiente paso. Escríbelo.
3. Cuando ejecutes el seguimiento, busca siempre una respuesta.
4. Pon en tu calendario el siguiente momento.

Socializando el seguimiento.

Puedo definirme como una persona distraída con falta de atención a los detalles. Grandes debilidades en un puesto directivo, pero he venido subsanando éstas debilidades con procedimientos y apoyándome en un equipo. Dependiendo del grado de importancia de la relación que estoy por revisar (dar seguimiento) llevo mis notas de una simple anotación en mi libreta a crear un nuevo documento donde describo todos los detalles que recuerde relativos a la persona, su conversación, comentarios, ejemplos, etc. Realizar tal documento me ha permitido, poder transferir cada vez que requiera, el mismo mensaje a diversas personas dentro de mi empresa (inclusive fuera de ella), con ello aseguro que el comunicado sea el mismo para todos. Además, procuro, si la importancia lo requiere, realizar una reunión en equipo (virtual o presencial) donde explico los pormenores que pudiera haber omitido, misma reunión que me sirve para revisar mi documento y dar seguimiento mejorándolo. Ampliando y actualizando el mensaje para futuras referencias.

Automatizando el seguimiento.

La parte más importante del seguimiento es una y una sola: “EJECUTALO Y NO LO OLVIDES.” Si ocupas tu libreta de notas a mano, pues diario revísala, pon en tu calendario esta actividad. Si eres más tecnológico, pues simplemente ve programando en tu agenda todas tus notas en los siguientes días, y abajo o arriba de cada nota y cada seguimiento has las notas que correspondan según lo aquí descrito. Cada cierto tiempo, cuando las notas sean muy grandes, haz un resumen de las mismas y sigue anotando en éste resumen. Siempre debe de haber un tiempo para seguimiento en tus actividades del día. Un buen seguimiento denotará que eres una persona capaz y sobre todo, que llevas sus tareas al final, dicho de otro modo, que cumple sus objetivos.

Conclusión.

Dar seguimiento, es algo sustancial si quieres ir mejorando tus resultados consecutivamente. Es la consistencia de seguir una actividad hasta el final lo que permite que empresarios, emprendedores, analistas, directivos, etc., sobresalgan por encima de los demás. Tener en mente o inclusive, anotar tu propio y detallado procedimiento estándar de seguimiento (4 o 5 pasos no más) y seguirlo consistentemente, te permitirá lograr un hábito y obtener las metas que hayas establecido o adquirido por delegación. ¡Te deseo muy buenos seguimientos en el futuro!