¿Tesorería en tu PYME? Sí. Delega esas tareas (y reduce el riesgo)

El área de tesorería es donde normalmente encontraremos a la dueña del negocio. Y con justa razón, ese es el lugar donde se mide cómo se capitalizan los demás esfuerzos de la compañía. Es decir, el ciclo de negocio que inicia con la promoción, prospectación y ventas, se cierran con el efectivo pago en tiempo de nuestros clientes. De hecho, es cuando un prospecto paga, cuando podemos decir realmente que se ha convertido en cliente.

¿Qué es tesorería y por qué no es un área tan visible en una PYME?

En pocas palabras, el área de tesorería se dedica a administrar el dinero de la compañía. Recibirlo, invertirlo, gastarlo, convertirlo, transferirlo, etc. Todas las actividades en cuyo resultado haya el movimiento de dinero, es una de las prioridades del área. Entonces, podemos entender una de las primeras razones por las cuales, las dueñas del negocio se fijan mucho en esta actividad. Lo malo, es que se meten de lleno en la misma y pueden perder la perspectiva.

También, probablemente la principal función del área de tesorería, es que la compañía nunca se quede sin liquidez. La falta de liquidez, es uno de los grandes fracasos del encargado de esta parte de la compañía. Debe analizar cosas como el “cash-gap”, ser parte integrante del comité S&OP y tener diario la posición de dinero de la empresa. También, conocer claramente las condiciones de pago y cobranza, así podrá planear el hacerse de recursos para cubrir las necesidades de dinero de la compañía.

Si tu no te estás dedicando bien al área, es probable que siempre te falte el dinero.

¿Cuáles son las actividades que el área de tesorería debe de proveer a la empresa y al dueño?

Ya se enunciaron algunas, pero el análisis proveído por ELADE (2020) me parece muy adecuado:

1. Control y planificación del dinero en la compañía.
2. Crear un plan para saber que hacer cuando tienes faltantes o excedentes de dinero al corto plazo.
3. Es la encargada de negociar con los bancos.
4. Buscar que siempre haya dinero en la empresa.
5. Reporte de los estados de cuenta.
6. (Ya no incluidos en la página de ELADE) Arqueos de cajas chicas.
7. Verificar la ruta que el dinero seguirá para que esté disponible en los bancos.
8. Algunas veces, la cobranza.

Estas, son algunas de las actividades – quizá las más importantes, que deberás de asegurarte que la persona o personas a las que les encargues el área deben de estar ejecutando consistentemente. Si seguirás con esa responsabilidad, entonces velas anotando en tu listado de cosas por hacer.

¿Qué pasa con el movimiento de dinero de los puntos de venta hacia los bancos?

Una de las pesadillas para muchos, es el movimiento del dinero de ventas en efectivo que se ejecutan en la compañía hacia el banco y el arqueo de las cajas. Sobre todo, si los puntos de venta en cuestión, están lejos. Para esos efectos, es muy importante tener una manera simple de recibir el reporte de efectivo en la caja (que coincida con las ventas en efectivo) y que este monto sea el que se deposita en la cuenta.

Pero, ¿qué pasa cuando nos roban el dinero en tránsito al banco?, ¿cuántos problemas nos puede causar de confianza?, ¿qué problema económico nos puede causar? Vamos a resolverlo. ¿Cuánto pagas de renta? Auméntale la mensualidad de la compañía de valores, que te instalen la caja fuerte y que pasen por el dinero. La frecuencia de sus visitas influirán directamente en la planeación de efectivo.

Escoge una compañía que tenga buena capacidad y que te aclaren muy bien que pasa cuando sufren un robo. Porque si, hasta ellos pierden el dinero y luego no quieren responsabilizarse. Al final, lo que esperas de ellos es un reporte de depósitos en el banco, que deberán de coincidir con tus registros. Con esto reduces el riesgo sobre la integridad de la gente y tuya misma.

¿Qué otras soluciones para recibir pagos de mis clientes tengo?

El primer análisis, debería de estar dentro del ámbito del porqué quisieras crear un cambio en la manera en que mis clientes me pagan. La idea principal, es que la experiencia del cliente sea mejorada sustancialmente.

¿Qué tan complejo es recibir pagos el día de hoy? Normalmente, es muy simple. Revisa el detalle. Sin embargo, con la nueva normalidad las cosas han cambiado. Ahora, es más importante que tus clientes tengan formas de pago desde o lugares cercanos a su casa.

La primera opción es CODI, (Banxico, n.d.) “es una plataforma desarrollada por Banco de México para facilitar las transacciones de pago y cobro a través de transferencias electrónicas, de forma rápida, segura y eficiente, a través de teléfonos móviles.” Pero, los nuevos clientes pudieran verse con dudas a pagar así porque no tienen tantas garantías.

Por lo tanto, puedes optar por pasarelas de pagos. Que son servicios que ofrecen compañías para que tus clientes realicen pagos, algunos de ellos, te permiten condicionar el pago de acuerdo a diversas consideraciones del cobrador y pagador.

En general, ¿qué características debe tener el servicio para que mis clientes me paguen?

La sugerencia, es que pongas a disposición de tus clientes muchas formas de pago. Lo que menos quieres, es perder un negocio porque el cliente no vio la manera de hacerte llegar su dinero. Entonces, piensa en lo siguiente:

• Entre más puntos de cobro (cajeros físicos), es mucho mejor. Por lo cual, una pasarela de pagos que ponga a tu disposición no solo depósitos en más de un banco, sino en tiendas de conveniencia, será una características importante para ti.

• Un punto a revisar, son los contracargos. Averigua como los manejan y las tecnologías que usan para evitarlos. Y pon mucha atención en formar buenos expedientes electrónicos, para que puedas impugnarlos en caso de que te sea impuesto uno de manera errónea.

• Contar con dispositivos físicos de pagos.

• Disponible para hacer la conectividad a tu tienda en línea.

Sobre las comisiones que te cobrarán evalúa lo siguiente:

1. ¿Es más caro que me paguen en efectivo y en alguna ocasión me roben el dinero antes de depositarlo al banco o pagar una comisión por cada pago recibido con una pasarela de pago.
2. ¿Cuánto vale el tiempo que te puedes ahorrar si no solo te entregan todo el dinero que vas a cobrar, sino que puedes ligar todo dentro de tus sistemas para que se actualicen de manera automática y así agilices el proceso?
3. ¿Cuánto vale tener una solución que te permita tener una fuerte integración de información y así mover el dinero generado sin dedicarle tiempo de más a todo eso?

Ejecución de pagos a proveedores, acreedores, empleados, etc. Otro trabajo de tesorería.

Si aplicas lo que he tratado hasta ahora, ya tendrás todo tu dinero en el banco y habrás realizado las modificaciones al proceso para que puedas tener el control en cada etapa. Pero, es tiempo de tratar la otra parte del proceso, precisamente la forma mediante la cual te desharás del dinero como consecuencia de las deudas que tienes con proveedores, acreedores, empleados, etc.

Quizá el tema de la nómina lo tienes resuelto con la solución que tu banco ofrece, si aún no es así acércate a dedicarle tiempo a esto. Después, piensa en tus proveedores. Hay que evaluar la manera en que reduzcas el tiempo que le dedicas mientras elevas los controles y reduces errores.

Es entonces, que puedes buscar en las instituciones financieras servicios de pago a proveedores. Uno de los servicios más elaborados lo encuentras con American Express. El factor relevante es que existan diversos niveles de autorizaciones y que cada uno, tenga una forma de control. Así, podrás delegar la actividad, controlar y recibir reportes tan detallados como se pueda.

Que el dinero no te esclavice a tu negocio.

Antes y ahora, la tecnología ha estado del lado del dinero. Por lo tanto, úsala a tu favor para que no tengas que estar metido en el negocio todo el tiempo. Primero, asegura que todo el dinero llegue lo más rápido posible y de la forma más segura al banco, para que puedas disponer de esos recursos. Segundo, procura hacer una planeación a varios meses hacia adelante de las necesidades de capital, en resumen, ejecuta las actividades (todas) de tesorería.

Por último, busca la manera de acercarte a las instituciones financieras de confianza y a otras nuevas. El objetivo, es que puedas dedicarle el menor tiempo posible a estas actividades pero con un nivel de control que garantice tu tranquilidad.

Referencias.

• ELADE, 2020. Finanzas. Blog. Consultado el 8 de Noviembre de 2020 en https://www.ealde.es/funciones-departamento-tesoreria/
• Paypal, n.d. ¿Qué son los contracargos y por qué he recibido uno?. Centro de Ayuda. Paypal. Accesado el 8 de Noviembre de 2020 en https://www.paypal.com/mx/smarthelp/article/%C2%BFqu%C3%A9-es-un-contracargo-y-por-qu%C3%A9-he-recibido-uno-faq2036
• American Express (n.d.). BIP Express. Soluciones de compra. Accesado el 9 de Noviembre de 2020 en https://business.americanexpress.com/mx/soluciones-de-compra/pago-a-proveedores
• Foto de Andrea Piacquadio en Pexels.