Tu primer reporte trimestral del año, ¿Qué debe contener y para cuándo?

El reporte trimestral es una de las herramientas que tienes para comunicarte con toda la compañía y las partes interesadas. Hay que ser claros, no podemos decir toda la información a todos los niveles, a veces por la especialización de la misma, otras por el contenido. Sin embargo, el reporte tuyo, el que creas en lo privado y con tu equipo, debe contener todos los mensajes, para todos los colaboradores, los relacionados y otros tantos.

¿Tienes una empresa o estás a cargo de ella? En ambos casos, debes de tener claridad en lo que esperan escuchar tus audiencias. La finalidad es la misma, ya que si estás a cargo de la empresa y eres además la líder de un grupo de inversionistas, estos estarán ávidos de saber que está pasando con su inversión. Por otro lado, el equipo (todos ellos) requieren que cada cierto tiempo les hables para asegurarles que sus esfuerzos significan algo mayor y más grande que ellos mismos. Es decir, que el trabajo es por un propósito (Sinek, 2009).

Has un listado de las personas que recibirán tu mensaje.

Si tu compañía es relativamente pequeña, este listado puede estar hecho al nivel de nombres de cada una de las personas. En cambio, si la empresa ya es grande, es mejor empezar por hacer grupos de audiencias.

Las grupos más comunes a los dirigirás tu mensaje son:

• Socios e inversionistas.

• Entidades financieras y acreedores.

• Clientes.

• Proveedores.

• Colaboradores.

• Vecinos de dónde se ubican tus oficinas.

• Sociedad en general.

Define qué es lo que quieres comunicar en el reporte trimestral y para qué.

El paso anterior, es muy importante porque te permitirá hacer este mucho más simple. Quizá puedas partir de las siguiente pregunta, si no tienes tan claro el mensaje que quieres dar:

• ¿Cuál es la razón por la que _________________ es importante para mi y mi compañía?

Vamos al ejemplo rápido, completando la pregunta anterior con la palabra proveedores, pueden salir diversos temas de tu estrategia general de negocio. Por ejemplo, este año podrías requerir mayor financiamiento por parte de ellos. ¿Qué tienes para ofrecerles?

A los inversionistas y socios.

Debes de reiterar cosas básicas como que tu organización soporta la operación, que tus productos o servicios están logrando sus objetivos y en su caso, se están haciendo adaptaciones para incrementar las ventas. También, de las nuevas oportunidades y retos que surjan por la operación e información generada. Finalmente, si estás generando el dinero dicho y por qué. En su caso, las acciones para garantizar el retorno a su inversión (Harroch y Kane, 2019).

A los acreedores y entidades financieras.

Este reporte es más bien técnico, procura que tu área de finanzas y contabilidad se dediquen a crear un paquete de información bien fundamentada en los registros de la compañía, que tenga muy buen análisis de razones financieras y derivado de ellas, acciones para mejorar. No olvides, que los números no lo son todo. A veces, es mejor sacrificar un par de puntos de retorno por un mejor negocio a largo plazo, o una experiencia del cliente superior.

Para tus clientes y proveedores.

Puede ser el momento, en el que todos los esfuerzos de tus áreas sean difundidos. Por ejemplo, si hace un año la principal frustración de tus clientes era la entrega de productos o servicios, entonces diles que hiciste para que eso cambiara y muestra ejemplos y cifras. Propón nuevos productos y servicios, es una momento adecuado para hacer lanzamientos o relanzamientos. Y tus proveedores, entenderán muy bien su rol en todo esto.

Tus colaboradores, nunca los olvides en el reporte trimestral.

Si bien, debes dar por sentado que la estructura organizacional funciona porque así has hecho que las cosas operen. Nunca está de más, que les digas cómo la empresa está cumpliendo el plan de negocios anual con su trabajo. Si estamos llegando a la meta o no, las acciones que por eso sucederán. Como se conecta, el trabajo de cada uno para el global y esto, para el propósito de la empresa. Conéctalo todo para que tenga sentido para cada colaborador desde su trinchera.

Tus vecinos y la sociedad en general.

Si, tu empresa le da un servicio a la comunidad, al estado, al país y al mundo. Pero, no creas que eso es suficiente. También le cuestas algo. ¿Tus vecinos se ven afectados con tu existencia? La sociedad, ¿cómo sufre porque tu estés ahí?

Es tiempo de que encuentres estas cosas y hagas algo para que cambien de manera clara y honesta. Y lo notifiques recurrentemente. Esto te servirá para que tu estrategia de negocio, cree seguidores y no clientes. Fanáticos de tu empresa, porque eres más que un producto o servicio, sino que ves el mundo entero y ayudas a que sea un mejor lugar para todos.

Establece cuáles serán las plataformas que usarás para difundir tu mensaje.

Está de mas decir, que la base de tu comunicación debería estar montada en las plataformas digitales:

• Videoconferencias y hasta teleconferencias (si tienes entidades muy lejos de la civilización o con malas comunicaciones por internet).

• Webinars si algunas de tus audiencias serán mas o menos numerosas (más de 100 participantes).

• Streaming para aquellas oficinas o grupos con diferentes usos horarios.

• Inclusive, las redes sociales.

Por otro lado, es probable que requieras impresiones de la información. Sobre todo, para los inversionistas. Ya que estos, siempre querrán realizar comparaciones relevantes de un año con otro o alguna otra, que desconoces porque es muy parte de su estrategia de inversión. Pero que solo se puede lograr con información a detalle.

En algunos casos, puede que requieran ver hojas de cálculo para que cada uno haga sus operaciones muy particulares. Procura definir todo esto con la mayor anticipación posible. La mejor manera de hacerlo, es preguntando directamente a algunos de los interesados.

Si bien, existe una premisa que indica que es mejor no decir más de lo que se pregunta, también es cierto que debes ser una directiva asertiva. Encuentra el balance.

Fija desde ahora, la fecha y hora en la que se llevará a cabo con cada una de las audiencias.

La tecnología, es una herramienta que debes de usar a tu favor. Y eso, lo puedes lograr si tienes más tiempo para preparar la información y hasta para grabar los mensajes especiales para cada grupo. Recuerda, date tiempo para estar con todos aunque sea unos minutos. No luzcas como una directiva inaccesible (eso no apoya tu liderato).

Si puedes programar con suficiente anticipación, la probabilidad de que todo suceda como está planeado es mucho mayor. El tiempo es muy importante en todo este asunto. Recuerda, es tu plataforma, es el momento en que demuestras como el trabajo que estás realizando rinde frutos. Por difícil o favorable que sea la situación, de lo que informes y el enfoque que le des, surgirán nuevas oportunidades para ti y la compañía. Aprovecha para que más y más personas participen en tu reporte trimestral.

Entre más anticipación, más posible que haya mejores audiencias. Pero, no te confíes, has recordatorios con algunos días e inclusive, horas de anticipación, para que no se le olvide a nadie.

Prepara la información como un reporte general y luego ve sacando detalles para cada grupo.

Cada uno de tus compañeros, deben de preparar una parte del reporte. Evita ser tu quien hace todo, eso no funciona bien y al final, estás faltando a los principios del liderazgo. Una de las razones, es que no les permitirás mostrar sus talentos frente al consejo, socios, proveedores, etc. Esto, dañará más tu carrera que la suya. Cuando tus audiencias son de avanzada y modernas, eso lo tomarán con un mal trabajo.

Además, ellos son los especialistas. Cada uno de ellos, tendrá detalles que no deberías de conocer pero que pueden ser relevantes para algunas personas. También, seguramente del análisis colectivo salen mejores cosas que el que puede hacer un solo individuo. Por lo tanto, comparte tu espacio con la buena información de ellos. Infórmate de las cosas que desconoces, es un buen momento de involucrarte un poco más, sin pasar el límite y empezar a microadministrar.

Piensa en ti misma como la directora de orquesta, que estará en su principal presentación de la temporada.

El reporte trimestral es tu principal plataforma para mostrar a la organización que las cosas están sucediendo de manera correcta. Piensa en todas tus audiencias, esto es lo primero. De la definición que hagas de las audiencias, irás dando estructura al mensaje para cada una, y la intención que debes de tener para todas ellas.

Prepara un reporte general robusto. Después, empieza a extraer porciones y has resúmenes que te permitan dirigir el mensaje casi personalizado a cada uno de los participantes impactados por el reporte trimestral. En el camino, asegúrate que esté adaptado a los medios de difusión y estos, se adecuen a las audiencias.

Disfruta el momento, porque es todo tuyo, donde demostrarás porque acertaron los que confiaron en tu experiencia y capacidades directivas.

Referencias.

• Foto de Anna Shvets en Pexels

• Sinek, Simon (2009). TED Ideas worth spreading. Cómo los grandes líderes inspiran la acción. Accesado el 15 de Febrero de 2021 en https://www.ted.com/talks/simon_sinek_how_great_leaders_inspire_action?language=es

• Harroch, Richard D. y Kane, Larry (2019). 15 preguntas que los inversionistas te harán antes de invertir en tu startup. Tips. BSF.company. Accesado el 15 de Febrero de 2021 en https://bsf.company/15-preguntas-que-los-inversionistas-te-haran-antes-de-invertir-en-tu-startup/?sfw=pass1613455153