Introducción.

En realidad, para la época del año, este texto no pretende ser tu guía para organizar correctamente el evento de éste fin de año de la empresa en la que trabajas. De hecho, si para éste momento no lo tienes ya todo programado al 100% o ya está ejecutado, definitivamente puedes tener un grave problema y lo aquí escrito te puede servir como emergencia, pero también las sugerencias acá incluidas para el del siguiente año.

Por otra parte, el alcance de éste documento se refiere al evento del fin de año, pero también puedes, con pocas modificaciones, usarlo para otro tipo de eventos, en otros rubros, como una presentación comercial, un evento de relaciones públicas, capacitaciones internas o externas para tu equipo, etc.

¿Por dónde empiezo ésto del evento de fin de año?

Como siempre tenemos que empezar por el objetivo, la respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué quiero lograr en mi organización con el evento de fin de año? Dictará todos y cada uno de los siguientes pasos en éste simpleproceso de trabajo.

¿Cuál es el objetivo de un evento de fin de año?

Preponderantemente, es agradecerle a tu equipo, con una fiesta, el que haya participado contigo en la consecución de los objetivos estratégicos de la compañía. Por lo tanto, debe haber uno o dos objetivos estratégicos que enarbolar durante el evento. En segundo término, fomentar la integración de todas las áreas de la compañía, sobre todo cuando la misma tiene varias ubicaciones dentro de un mismo país, inclusive cuando tienen oficinas en otros sitios. También debe de servir, según mi experiencia, como una válvula de escape de tensión y estrés dentro de las propias áreas y en la compañía como un conjunto. Dicho en palabras de Team Tony (2018) “Una buena fiestade fin de año, desde el punto de vista del colaborador debe de cumplir lo siguiente: que cada uno se sienta reconocido.”

¿Cuál es el primer paso para la organizaciónde la fiesta de fin de año?

Mi sugerencia siempre es la misma, para la fiesta anual debemos de empezar a organizarla desde el mes de Enero del año a festejar, y en ocasiones, dependiendo del lugar donde quieras celebrarla, podrías tener que empezar un poco antes, eso depende de la disponibilidad del sitio. Debes de tener en cuenta la planeación estratégica de la compañía, si existirá una temática o no por la misma. Es importante, los aniversarios relevantes (5, 10, 15 años, etc.) y lanzamientos de productos o servicios importantes. Todo ésto te puede dar materia prima para determinar “lo que quieres decir en el evento.”

Una vez que tienes claro éste punto, lo que sigue es poner por escrito la agenda del evento respondiendo las siguientes cosas:

  • ¿Quiénes serán los asistentes?
  • ¿Cuántos serán aproximadamente?
  • ¿Cuál será el mensaje central del evento?
  • ¿Qué premios serán reconocidos dentro de la fiesta anual?
  • ¿Cuál será la forma de distribuir los regalos anuales?
  • ¿Qué registros quieres guardar del evento?
  • ¿Quién dará los discursos?
  • ¿Habrá video corporativo especial?
  • ¿Qué tipo de música disfrutan más nuestros asistentes?
  • ¿Cuantos etapas de cena (comidas) se incluirán?
  • ¿Cuántos días u horas tendremos para el evento?
  • ¿Cuál es presupuesto anterior y cuál es el autorizado?

¿Cómo debe de lucir una agenda del evento?

Es muy simple, algo como lo siguiente es correcto:

Previo al evento.

  • Envío de invitación al evento.
  • Confirmación de asistencia al evento.
  • Preparación total del sitio del evento.

Durante el evento.

  • Recepción de los colaboradores y registro (fotografía de acceso).
  • Primer evento de comida: Canapés y cocteles durante el acceso.
  • Inicio formal del evento.
  • Ocupar lugares.
  • Presentación del video anual.
  • Premiaciones (primera parte).
  • Cena principal.
  • Premiaciones (segunda parte).
  • Regalos de fin de año(primera parte).
  • Musica principal.
  • Regalos de fin de año(segunda parte).
  • Música hasta fin del evento.
  • Comida: antojitos mexicanos.

Posterior al evento.

  • Evaluación de la fiesta.
  • Recopilación de comentarios.
  • Archivo documental de la fiesta de fin de año.

¿De que me sirve lo anterior para la organización de la fiesta de fin de año?

Concretamente, por ejemplo, es muy imporante tener una invitación para poder enviarla, lo cual significa que una de las primeras actividades deberá ser el diseño de la invitación que se ocupará para el evento. Con ésto, un paso de la agenda se convierte en una actividad a ejecutar, parte de tu proyecto de Recursos Humanos, presupuestos, etc.

Continuando, para lo anterior, necesitas tener un lugar a donde indicar que los asistentes deban de dirigirse, por lo tanto, debes de revisar los sitios posibles de acuerdo a la cantidad de personas a asistir, por lo que deberás de saber una aproximación de éste número muy temprano en el año o tener un sitio que sea flexible en éste tipo de variables. Mostrada ésta metodología, es deducible que cada etapa de la agenda debe de convertirse en una actividad o un grupo de actividades a ser cumplidas dentro del año para que tu evento al final, sea lo más cercano a la perfección.

Sugerencias para el evento de fin de año.

Es un evento para empleados en el cual esperas que los mismos se diviertan, por favor, no seamos tan estrictos en temas como el consumo del alcohol y sus consecuencias dentro de las fiestas. Si bien esperaríamos que todos nos comportáramos bien, existen muchas razones por las cuales una persona pueda emborracharse aunque no haya sido su intención (puedes crear un equipo cuida borrachos), por lo tanto, procura tener a mano las llaves de los carros de todos los asistentes, un confiable servicio de taxis o una cuenta corporativa en las aplicaciones de taxis compartidos, y mucha tolerancia.

  • Procura generar un ambiente para que todo mundo se divierta, se firme en la agenda pero también flexible dentro de ese propio marco de referecnia, todo debe ocurrir, pero todo debe ser divertido.
  • Si no tienes un maestro de ceremonias (animador principal) bueno, debes de hacer un gran esfuerzo por conseguirlo, ésta puede ser toda la diferencia.
  • Diviértete mientras lo organizas, durante el propio evento y después del mismo, por eso hago incapié en dos temas, nadie borracho maneja (insisto) y una frase que escuché hace poco: “es una fiesta y venimos a divertirnos, no a juzgarnos.” Habrá muchas personas de diversos orígenes y condiciones, todos deberán de esforzarce al máximo para poder cumplir las normas de etiqueta que hayas establecido, en eso debemos de confiar, por lo tanto, podría haber colaboradores que no les sea posible pagar todo lo que hubieran querido, es aceptable.

Conclusiones.

Mi sugerencia general es que no importa de que tamaño es tu empresa, procura tener un evento de fin de año. Que sea un regalo que tu compañía le de a los colaboradores. Si tu eres el único organizador, procura que dentro del equipo que contrates recibas apoyo de los proveedores para la organización y ejecución del evento, para que en la medida de lo posible tu también disfrutes del mismo. Si tu presupuesto lo permite, contrata una compañía que lo haga todo por tí. Y finalmente, es una época para disfrutar y divertirse, da esa oportunidad a todos tus colaboradores, a veces no todos pueden asistir pero que sea parte del propio evento premiar a aquellos que se mantuvieron trabajando durante el evento, si es que es tu caso.

Referencias.

Team Tony (2018). COMPANY HOLIDAY PARTY: WHY HAVE IT?. The Tony Robbins Blog. Obtenido de https://www.tonyrobbins.com/career-business/holiday-party-on-a-budget/