Todos los documentos de negocio que sugiero tener a mano (ponte lista)

¿Sabes cuántas oportunidades pierden PYMEs por no tener sus papeles en orden?

Desafortunadamente, no hay una estadística al respecto en nuestro país. En realidad, no encontré alguna en algún sitio web de nuestro planeta que esté en Español o Inglés. Sin embargo, he estado involucrado en diversos procesos de licitación. Desde el punto de vista personal, como parte del equipo de una empresa que desea obtener contratos para la venta a gobierno o grandes empresas particulares, y siempre hay alguien que se queda afuera porque no tenía toda su documentación en orden.

Es cierto, que las licitaciones públicas de nuestro país tienen muy mala fama. En algunas industrias, se dice que la única manera de que puedas tener reales oportunidades de ganar una es ‘escribiendo’ las bases. Lo cual, significa en otras palabras, que trabajarás junto con la institución contratante para crear una bases de licitación que serán inalcanzables por otros posibles oferentes. No vamos a tratar esto a detalle, sino el tema de las cosas que debes de tener a mano.

Evitemos los prejuicios, vamos directo a los documentos del negocio en los que debes de pensar.

Dejando a un lado todos los prejuicios que se tienen en las licitaciones públicas (y que pueden ser totalmente ciertos), es necesario dedicarle tiempo a revisar la documentación que debes de tener lista siempre. Vamos a dividirla en las siguientes categorías.

1. Documentos de identificación y constitución.
2. Documentos de ubicación.
3. Documentos específicos de tu industria.
4. Documentos de comercio exterior.
5. Otros tipos de documentos relativos.

Los documentos de identificación y constitución del negocio en los que debes enfocarte.

Si eres persona física:

• Acta de nacimiento (procura que esté clara en todos sus aspectos, lo ideal es que tramites una reimpresión electrónica, consíguela en: https://www.gob.mx/ActaNacimiento/).

• CURP (Clave única de registro de población): Es de mucha utilidad que tengas un archivo pdf en tu computadora, celular o archivo en la nube. Puedes descargarla en: https://www.gob.mx/curp/

• Identificación oficial (pasaporte o INE) y de preferencia, tener a la mano una copia certificada de la misma, por cualquier cosa.

• La constancia de situación fiscal, tramítala en el portal del SAT.

• Aunque para algunos puede parecernos muy intrusivo, siempre es buena idea tener un certificado de no antecedentes penales, federal y local. Para el caso federal, puedes consultarla en este link. En el caso de tu estado, cada uno tiene su mecanismo para obtenerlo.

• Mismo caso, puede parecer intrusivo pero una foto tamaño infantil (guardada en un pdf del mismo modo), es otra excelente idea. No es lo mismo, tener que ir al estudio a tomarse la foto y todo que simplemente reimprimir.

En el caso de ser persona moral:

• El acta constitutiva de tu empresa y varias copias certificadas, también una copia digital que esté almacenada en un archivo de tamaño menor a 1 MB.

• Todos los poderes notariales (como sea que se hayan creado) de todos los representantes legales de la compañía y varias copias certificadas, también versiones digitales.

• La constancia de situación fiscal de la empresa.

• Todos los documentos listados en el apartado de personas físicas anterior, para cada representante legal.

Indistinto de ser persona física o moral:

• Número patronal de identificación electrónica y certificado digital en el IMSS.
• Opiniones positivas del IMSS, SAT e INFONAVIT.
• Las firmas electrónicas de todas las instituciones y oficinas de gobierno.
• Un archivo .zip donde toda esta documentación esté comprimida y lista para ser enviada vía correo electrónico o disponible para impresión inmediata.

Documentos de ubicación de tu negocio.

Parece muy obvio, pero conforme tu empresa va creciendo, este apartado se vuelve cada vez más complejo. Para cada una de tus oficinas, procura lo siguiente:

• Tener a la mano un comprobante de domicilio actual (Recibo de agua, energía eléctrica, telefónico, estado de cuenta bancario o contrato de arrendamiento – este podría no ser suficiente si lo que requieres es tramitar una cuenta bancaria o una renta de oficinas) El tema aquí es que la factura esté a nombre de la entidad que hace negocios. Es decir, si tu registro ante hacienda está en una persona moral, a ese nombre debe estar el comprobante de domicilio. De forma análoga, para una persona física.

• Si la propiedad no está a nombre de la unidad de negocio, entonces el contrato que justifica el uso de esas instalaciones.

• Fotos del sitio.

• Un croquis que ubique claramente la dirección de la oficina y las calles colindantes.

• Un plano de las instalaciones (ubicación de oficinas en el piso, áreas comunes, rutas de salida, etc.).

Esta documentación de negocio se requiere para cada una de las oficinas que tengas y para cada una de las razones sociales con las que operes. Todo debe coincidir entre sí y con los documentos del apartado anterior.

Documentos de negocio específicos de la industria en la que estás trabajando.

Cada giro de negocio, tiene características particulares que requieren permisos o certificaciones especiales. Hay muchas empresas y giros que pueden operar casi sin documentación específica. Por ejemplo, una tienda de conveniencia no requiere más que un par de permisos municipales y puede funcionar.

Pero, hay sectores muy especiales que requieren certificaciones y trámites particulares ante las autoridades rectoras de la industria. Me viene a la mente, la ahora famosa oficina de la comisión federal para la protección contra riesgos sanitarios (COFEPRIS). Conforme tu nivel dentro de la cadena de suministro de productos de la salud va cambiando y se acerca al suministro de materias primas, deberías de tener a disposición las cédulas profesionales de los encargados de farmacias hasta diversos trámites y estudios requeridos por la oficina nombrada para la posibilidad de vender los productos fabricados por tu empresa, por ejemplo.

Por lo tanto, la recomendación en este punto es que te hagas de una buena investigación de todos los requisitos que son necesarios para operar tu empresa con todas las de la ley. Y establece un plan de trabajo para la consecución y su regular actualización.

Los documentos de negocio de comercio exterior, una área no siempre bien explorada.

Hay ocasiones, que no tenemos en mente siquiera la posibilidad de que podamos vernos envueltos en una operación de comercio exterior. Y eso es válido y posible, si nuestra estrategia no apunta a esos mercados. Pero, es importante recordar la lógica de toda la legislación de comercio exterior: “pretende equilibrar las cosas entre los competidores externos y los internos”. Por lo tanto, una de sus máximas es solicitar los mismos requisitos a los importadores que a los vendedores nacionales.

Siguiendo esa lógica, podrías hacer algunas revisiones de cuales son los requisitos que una importación de productos similares a los tuyos requiere. Podrías llevarte algunas sorpresas, mismas que pueden ser la diferencia para que te compren o no, a ti.

Si por el contrario, tienes muchas operaciones de comercio exterior has una revisión de todos los requisitos para la importación y la exportación. En la medida de lo posible, procura que toda la documentación esté inventariada y actualizada con las últimas especificaciones. Nada peor que su mercancía cause abandono en aduana por algo que se pudo prevenir.

Otros tipos de documentos de negocios necesitarás.

Nadie mejor que tu equipo y tu, para determinar cuales son los documentos de negocio que debes de tener siempre actualizados. Es muy poco profesional, si alguien te pide un documento dentro de los que se listan en este artículo y no tienes la capacidad de entrega inmediata. Es como, ir a una panadería y no encuentres pan.

Muchos trámites llevan semanas o meses para obtener la documentación requerida. Es por este motivo, que algunas autoridades incluyen estos trámites para excluir a muchas empresas de un proceso de licitación. Otras, lo hacen porque deben y es lo correcto. Tu deber, es tener todo en orden para que cuando se requiera, lo tengas disponible y nunca sea un proceso administrativo, la barrera para mejorar tus resultados como empresaria.

Referencias.

• Foto de Polina Tankilevitch en Pexels