Que significa control interno y porqué implementarlo en tu PYME.

“Si tan solo hubieras implementado la iniciativa de control interno” – te decía tu socia directora cuando terminaban de revisar la situación de la compañía y notaron que había algunas operaciones muy cuestionables. “Siempre comentaste que no tenías suficiente tiempo y ahora, está en riesgo todo. Los inversionistas se pondrán furiosos cuando se enteren.” – sentenció.

Y no era para menos, el total de las operaciones que presentaron las características impresentables representaban el 10% de los resultados del año. En otras palabras, solo reportarás pérdidas.

Estas historias, desafortunadamente suceden una y otra ves a lo largo y ancho de nuestro país y, probablemente, del mundo. Es una de las razones por las que los dueños de negocios o ejecutivos del consejo no delegan correctamente. La falta de controles internos y prevención de fraudes dentro de las PYMEs, limitan fuertemente su crecimiento.

Definiendo prevención de fraudes y control interno.

Los controles internos, Kenton (2020) “Son los mecanismos, reglas y procedimientos implementados por una compañía para asegurar la integridad de la información contable y financiera, promover la rendición de cuentas, y prevenir los fraudes. Además, de ayudar al cumplimiento de leyes y regulaciones y prevenir que los empleados roben los activos o comentan fraudes.”

La prevención de fraudes, por lo tanto, es específicamente (OneSpan, 2020) “la implementación de una estrategia que detecte posibles transacciones fraudulentas.” Dicho de otro modo, la prevención de fraudes es parte del control interno de una compañía. Pero, ambas cosas las debes de tener en mente.
Deberán existir suficientes controles internos. De los cuales, unos estarán enfocados en la prevención de transacciones fraudulentas.

¿Cuáles son los tipos de fraudes más comunes dentro de las PYMEs?

Son muy diversos, pero los más importantes son los siguientes:

1. En el área de ventas, compras y adquisiciones, pueden existir acuerdos entre empleados de una, dos o más empresas para crear transacciones falsas y beneficiarse del flujo de efectivo que podrán generar.
2. En general, la colusión entre empleados (inclusive los directivos o socios) de una empresa para dañar de alguna forma el correcto desempeño de la compañía.
3. Falsificación de todo tipo de documentos para mostrar resultados que no son ciertos.
4. La aceptación de proveedores y/o empleados fantasma.
5. Adulteración de resultados y documentos en general.

Por lo tanto, los controles internos y tu atención deberá de estar en esas áreas y tipos de transacciones.

Tu eres la CEO de una empresa grande (no PYME), pues no estás excenta.

Existen muchas herramientas que una empresa de gran tamaño puede implementar para la prevención de fraudes, tales como:

• Inteligencia artificial.

• Analítica de datos.

• Análisis de contactos.

• Análisis de textos.

Pero, ninguna de estas sirve si las personas encargadas de tomar las decisiones sobre el tema, no pueden (por que lo ignoran) o no quieren (por su involucramiento) resolver las situaciones. Por lo tanto, debes estar segura que la gente a cargo sea lo suficientemente confiable y tenga las competencias necesarias.

No importa lo grande que sea tu compañía, lo realmente importante es la cantidad de controles internos que pongas alrededor de los puestos que representarán mayores riesgos de fraudes.

¿Por qué debo de ejecutar una la iniciativa de control interno dentro de la compañía?

Sobre todo, porque de no hacerlo puedes perder dinero (y mucho), inclusive arriesgar la compañía en su conjunto. Algunos de los fraudes, no tienen consecuencias más allá de perder el dinero relacionado con la operación. Por el monto, algunas de estas operaciones si pueden poner en riesgo tu compañía.

Pero, no es nada comparado con que tu empresa sea incluída en las listas negras del SAT. O peor, que tu creas que tienes pagadas tus obligaciones fiscales y de la nada, te enteras que el contador no hizo correctamente las cosas.

La respuesta corta, al por qué implementar esta iniciativa es: “ser parte fundamental de tu cadena de valor.” Asegurar que las ventas sean ejecutadas, debidamente entregadas al cliente y por último, este haya pagado cada una de sus deudas, es la mitad del camino. La otra mitad, es que el negocio cumpla con todas sus obligaciones en tiempo y forma, para no generar más gastos. Y dejar, al final de todo, una verdadera utilidad de la cual puedes disponer, ahora si, discrecionalmente y a placer.

¿Cuáles son los controles básicos que podemos implementar en una PYME para la prevención de fraudes?

Una PYME, tiene características que hacen más simple los controles internos.

1. Para empresas que venden productos exclusivamente, o proveen servicios que dependen intensivamente de los inventarios. Los controles deben de estar claramente definidos alrededor de las áreas de negocios para garantizar la precisión de inventarios, controlar los flujos de efectivo y el personal.
2. Para empresa de manufactura, además de los anteriores, deben de tener especial cuidado en el proceso de transformación. Que las formulaciones o integraciones de materias primas, productos intermedios, consumibles y otros insumos sean totalmente apegadas a la realidad y se estén evaluando y revisando consistentemente.
3. Para empresas eminentemente de servicios, el rubro de personal deberá de ser uno de los principales puntos de interés para los controles internos. Seguido por, el uso y aplicación de los activos y otros servicios, que sirven para entregar la promesa de venta a los clientes y finalmente, inventarios.

De aquí surgen algunas conclusiones, como por ejemplo: esos controles internos en el rubro del personal que hacen tan importante el indicador de cantidad de empleados de una compañía o headcount. Si no está permitida la creación de nuevos puestos, la posibilidad de que de ingresen empleados fantasma, es menor.

Determinando los principales beneficios de poder demostrar que esta iniciativa está activa dentro de tu empresa.

• Primero, definitivamente garantizarás que cada uno de los pesos que tanto trabajo te cuesta generar, van a estar bien seguros porque todo el flujo que van a recorrer, está bien controlado y no se perderán.

• Segundo, reducirás la cantidad de sorpresas que te llevarás a lo largo del tiempo, es más, puede ser que no tengas sorpresas porque estarás al tanto de lo que está aconteciendo con tu compañía.

• Tercero, en el caso de que tengas socios, inversionistas u otros tipos de partes interesadas. Incrementarás la confianza en ti, tu puesto y empresa al ser totalmente predecible en los resultados que entregas consistentemente.

• Cuarto, pero no menos importante, darás certeza a todo tu equipo lo que mejorará su actitud, crearás una cultura de rendición de cuentas más efectiva y podrás hacer responsable a tu equipo por los logros.

• Quinto, es la manera con la cuál podrás delegar efectivamente.

No hay tiempo que perder, ponte a trabajar en tu propia iniciativa de control interno.

Espero que hayas obtenido un marco de referencia suficiente para motivarte a empezar a trabajar en una iniciativa como esta. No esperes a perder, para empezar a controlar. Un error de supervisión puede menguar la confianza de tus inversionistas, jefes, socios, partes interesadas y hasta el cliente. Lo mejor, es diseñar tu negocio o área desde el principio, con los controles necesarios en todas las cadenas de valor donde el riesgo de fraude sea grande.

Si tu estás a cargo de una gran empresa, no dudes en invertir en herramientas de tecnología que te ayuden a prevenir fraudes. Pero, que no sea la inversión un obstáculo para implementar los controles internos requeridos. Ve los detalles de tu operación y busca los puntos de control sobre los cuales harás mediciones: inventarios, flujo de efectivo, personal, adquisiciones, etc. Esta es una de las iniciativas más rentables que implementarás.

Referencias.

• Gaziano, Fernando (n.d.). Modelo de prevención de fraudes. Noticias. Accesado el 18 de Octubre de 2020 en https://www2.deloitte.com/cl/es/pages/risk/articles/prevencion-fraudes.html
• Galván Rodríguez, Judith Yadhyra (2020). Control Interno, importancia en la prevención de fraudes. Auditool, red global de conocimientos en auditoria y control interno. Accesado el 18 de Octubre de 2020 en https://www.auditool.org/blog/fraude/651-control-interno-impor-tancia-en-la-prevencion-de-fraudes
• Foto de August de Richelieu en Pexels
• Kenton, Will (2020). Internal Controls. Business essentials. Investopedia. Accesado el 18 de Octubre de 2020 en https://www.investopedia.com/terms/i/internalcontrols.asp
• OneSpan (n.d.). What is fraud prevention. OneSpan. Accesado el 18 de Octubre de 2020 en https://www.onespan.com/topics/fraud-prevention#:~:text=Fraud%20prevention%20is%20the%20implementation,and%20financial%20institution%20(FI).&text=Fraud%20prevention%20and%20cybercrime%20are%20connected%20and%20always%20changing